Parmi eux, 18 km lin\u00e9aires appartiennent aux h\u00f4pitaux de Cochin \u2013 Port-Royal, H\u00f4tel-Dieu et Broca qui font partie du Groupe hospitalo-universitaire AP-HP Centre \u2013 Universit\u00e9 Paris Cit\u00e9. L\u2019ensemble des archives m\u00e9dicales et administratives de ces h\u00f4pitaux sont g\u00e9r\u00e9es sous la responsabilit\u00e9 de St\u00e9phanie Thomas, Cadre de Sant\u00e9 et Responsable du Service central des archives m\u00e9dicales (SCAM).<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
L\u2019enjeu des conditions de conservation<\/strong><\/h3>\n\n\n\nD\u00e8s son entr\u00e9e en fonction, St\u00e9phanie Thomas est confront\u00e9e \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9 du terrain. Les conditions de conservation de l\u2019\u00e9poque ne permettaient pas d\u2019assurer la s\u00e9curit\u00e9 des archives ni leurs acc\u00e8s. \u00ab La probl\u00e9matique principale \u00e9tait le manque de place pour stocker les archives et le manque d\u2019organisation et de structure dans la gestion des documents<\/em> \u00bb, pr\u00e9cise-t-elle.<\/p>\n\n\n\nEt pour cause, il n\u2019y avait pas de dossier unique. A Cochin par exemple, chaque patient poss\u00e9dait un dossier par sp\u00e9cialit\u00e9. Ce qui multipliait le nombre de documents. \u00c0 cela s\u2019ajoute le fait que chaque service conservait ses archives dans ses propres b\u00e2timents. Face \u00e0 cette dispersion des informations m\u00e9dicales, St\u00e9phanie Thomas pointe tr\u00e8s vite la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019\u00e9tablir des r\u00e8gles sp\u00e9cifiques de conservation.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nL\u2019homog\u00e9n\u00e9isation des inventaires<\/strong><\/h3>\n\n\n\nLes archives sont alors centralis\u00e9es, une partie d\u2019entre elles sont externalis\u00e9es dans les centres de conservation, agr\u00e9\u00e9s pour la conservation des archives publiques, d\u2019AGS Records Management. Un plan de classement est \u00e9tabli avec une num\u00e9rotation des dossiers, par ann\u00e9e et par couleur. Ce chantier dure plus de cinq ans. En parall\u00e8le, des bureaux, au sein des diff\u00e9rents h\u00f4pitaux, sont am\u00e9nag\u00e9s, \u00e9quip\u00e9s en informatique et les archivistes form\u00e9s aux nouvelles r\u00e8gles d\u2019archivage. \u00ab Nous avons \u00e9tabli une r\u00e9glementation du dossier patient avec ses r\u00e8gles de base, certifi\u00e9e par la Haute autorit\u00e9 de Sant\u00e9<\/em> \u00bb, souligne la responsable.<\/p>\n\n\n\nAGS Records Management r\u00e9alise les inventaires des archives externalis\u00e9es, permettant \u00e0 St\u00e9phanie Thomas et \u00e0 ses \u00e9quipes de retrouver des informations rapidement. \u00ab L\u2019homog\u00e9n\u00e9isation des inventaires externalis\u00e9s est essentielle pour la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents<\/em> \u00bb, assure-t-elle.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nDe nouvelles typologies d\u2019archives<\/strong><\/h3>\n\n\n\n![\"Pr\u00e9server](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/conservation-documents-hospitaliers-1-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nSt\u00e9phanie Thomas externalise par ann\u00e9e de cr\u00e9ation du dossier et par sp\u00e9cialit\u00e9 afin d\u2019assurer la p\u00e9rennit\u00e9 des informations m\u00e9dicales dans le temps.<\/p>\n\n\n\n
Gr\u00e2ce \u00e0 ce dispositif, et \u00e0 la mise en place de la num\u00e9risation<\/a> via l\u2019interface ORBIS, la volum\u00e9trie de dossiers patients conserv\u00e9s sur place a diminu\u00e9 de 70%. \u00ab La typologie des archives a chang\u00e9, nous conservons d\u00e9sormais surtout des dossiers de transfusion sanguine, des documents li\u00e9s \u00e0 la tra\u00e7abilit\u00e9 des blocs, au consentement du patient ou encore \u00e0 l\u2019autorisation de pouvoir op\u00e9rer un mineur<\/em> \u00bb, affirme St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Des tourn\u00e9es de livraison sp\u00e9cifiques<\/strong><\/h3>\n\n\n\nD\u00e8s que les services m\u00e9dicaux ont besoin d\u2019un dossier, les \u00e9quipes de St\u00e9phanie Thomas font appel \u00e0 AGS Records Management, qui lui livre les documents demand\u00e9s dans les d\u00e9lais fix\u00e9s. \u00ab Plus nous externalisons, plus c\u2019est pratique pour nous. Je cherche le bon dossier, le demande \u00e0 AGS RM et je suis livr\u00e9e en 24 heures<\/em> \u00bb, explique-t-elle. Les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assure trois tourn\u00e9es de livraison, une par zone g\u00e9ographique, et assure la reprise des dossiers \u00e0 r\u00e9int\u00e9grer ou le r\u00e8glement d\u2019\u00e9ventuelles anomalies. \u00ab Cette prestation d\u00e9di\u00e9e et adapt\u00e9e a \u00e9t\u00e9 d\u00e9finie avec le client afin d\u2019optimiser la livraison et d\u2019assurer un service dans la continuit\u00e9 <\/em>\u00bb, souligne Simon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS Records Management, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/p>\n\n\n\nC\u00f4t\u00e9 prise en charge des dossiers, les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assurent \u00e9galement de lourds chantiers. Par exemple, lorsque le b\u00e2timent de chirurgie digestive a d\u00e9m\u00e9nag\u00e9 dans un nouveau b\u00e2timent pour travaux, il a fallu externaliser environ 80 000 dossiers. \u00ab L\u2019externalisation est apparue comme la solution la plus simple sur le plan logistique, mais \u00e9galement la plus \u00e9conomique, car nous n\u2019avions pas les cinq salles n\u00e9cessaires \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, argue St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nUne destruction tr\u00e8s encadr\u00e9e<\/strong><\/h3>\n\n\n\nDepuis 2018, AGS Records Management peut proc\u00e9der \u00e0 la destruction des fonds d\u2019archives externalis\u00e9s lorsque les Dur\u00e9es d’Utilit\u00e9 Administrative (DUA) sont \u00e9chues. Une op\u00e9ration qui permet de diminuer les volumes de documents stock\u00e9s en externalisation et ainsi de r\u00e9aliser des \u00e9conomies importantes sur les factures de conservation. La destruction permet \u00e9galement de d\u00e9gager suffisamment de moyens pour r\u00e9aliser d\u2019autres externalisations.<\/p>\n\n\n\n
Le process est tr\u00e8s encadr\u00e9 et fait l\u2019objet d\u2019\u00e9changes permanents entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas. \u00ab Une d\u00e9marche en \u00e9troite collaboration avec St\u00e9phanie Thomas, notamment pour d\u00e9finir le fonds d\u2019archives concern\u00e9<\/em>. Il faut travailler ligne par ligne, conteneur par conteneur pour v\u00e9rifier ce qu\u2019on peut d\u00e9truire ou non<\/em> \u00bb explique Simon Ostermann. Si l\u2019inventaire ne dispose pas d\u2019assez d\u2019\u00e9l\u00e9ments d\u2019informations pour identifier le fonds, c\u2019est parfois le cas pour des fonds tr\u00e8s anciens, la destruction n\u2019est pas effectu\u00e9e. Dans le cas contraire, Simon Ostermann transmet la s\u00e9lection d\u2019archives dont les DUA sont \u00e9chues \u00e0 St\u00e9phanie Thomas, avec les informations des services, les dates pr\u00e9cises, les particularit\u00e9s des fonds.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nUne relation personnalis\u00e9e et de confiance<\/strong><\/h3>\n\n\n\nApr\u00e8s sa validation, il envoie la proposition de s\u00e9lection au service central des archives de l\u2019AP-HP. La destruction n\u2019intervient qu\u2019apr\u00e8s r\u00e9ception du bordereau d\u2019\u00e9limination valid\u00e9 et portant le visa du Directeur de l\u2019h\u00f4pital et du Conservateur g\u00e9n\u00e9ral du patrimoine, Chef du D\u00e9partement des patrimoines culturels de l\u2019AP-HP. Les \u00e9changes entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas sont constants durant tout le processus menant \u00e0 la destruction des archives.<\/p>\n\n\n\n
Une personnalisation de la prestation qui satisfait St\u00e9phanie Thomas : \u00ab la richesse de notre relation avec AGS Records Management tient avant tout au contact et aux valeurs humaines. Nous travaillons avec des interlocuteurs tr\u00e8s r\u00e9actifs pour g\u00e9rer les archives externalis\u00e9es de nos \u00e9tablissements et c\u2019est tr\u00e8s appr\u00e9ciable de pouvoir compter sur un suivi efficace des dossiers<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\nVous souhaitez optimiser la gestion de vos archives m\u00e9dicales ? Contactez nos experts<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques. Face \u00e0 ce d\u00e9fi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adapt\u00e9e ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987516806,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n
Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques.<\/h2>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Conserver les sources d\u2019information qui font autorit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\nFace \u00e0 ce d\u00e9fi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adapt\u00e9e ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n
Depuis novembre 2011, la d\u00e9claration universelle des archives de l\u2019UNESCO l\u2019assure : les archives publiques<\/a> doivent \u00eatre conserv\u00e9es de mani\u00e8re raisonn\u00e9e et \u00e9tudi\u00e9e, \u00ab parce qu\u2019elles garantissent l\u2019acc\u00e8s des citoyens \u00e0 l\u2019information administrative et le droit des peuples \u00e0 conna\u00eetre leur histoire, les archives sont essentielles \u00e0 l\u2019exercice de la d\u00e9mocratie, \u00e0 la responsabilisation des pouvoirs publics et \u00e0 la bonne gouvernance \u00bb.<\/p>\n\n\n\nDe ce fait, les collectivit\u00e9s locales<\/a> n\u2019ont pas le choix : elles doivent g\u00e9rer leurs archives. Et pour cause : elles en ont l\u2019obligation. Elles doivent assurer les conditions mat\u00e9rielles de conservation conformes aux normes, respecter les proc\u00e9dures d\u2019\u00e9limination, classer, coter et inventorier les archives et organiser la consultation des documents.<\/p>\n\n\n\nDerri\u00e8re ces obligations d\u00e9coulent trois objectifs : sauvegarder la m\u00e9moire de la collectivit\u00e9 et de ses habitants, assurer la continuit\u00e9 du service public et \u00eatre en capacit\u00e9 de faire valoir les droits de la collectivit\u00e9 et des citoyens.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Modernisation de l\u2019administration publique<\/strong><\/h3>\n\n\n\nAinsi, les archives publiques participent \u00e0 la modernisation de l\u2019administration publique, car elles permettent de garder une trace fiable et opposable des engagements et des d\u00e9cisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers, tout en assurant une am\u00e9lioration continue de l\u2019action publique. Bien g\u00e9rer ses archives<\/a> induit \u00e9galement la r\u00e9alisation d\u2019\u00e9conomies gr\u00e2ce \u00e0 la diminution du temps de recherche des documents et au tri de l\u2019information.<\/p>\n\n\n\nFace \u00e0 ces enjeux importants, le producteur d\u2019archives publiques est responsable des documents qu\u2019il produit ou re\u00e7oit, mais il n\u2019en est pas propri\u00e9taire : il est tenu de les remettre au service d\u2019archives charg\u00e9 de les conserver. Car les archives publiques sont consid\u00e9r\u00e9es comme imprescriptibles et inali\u00e9nables.<\/p>\n\n\n\n
Et pour cause, il n\u2019y avait pas de dossier unique. A Cochin par exemple, chaque patient poss\u00e9dait un dossier par sp\u00e9cialit\u00e9. Ce qui multipliait le nombre de documents. \u00c0 cela s\u2019ajoute le fait que chaque service conservait ses archives dans ses propres b\u00e2timents. Face \u00e0 cette dispersion des informations m\u00e9dicales, St\u00e9phanie Thomas pointe tr\u00e8s vite la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019\u00e9tablir des r\u00e8gles sp\u00e9cifiques de conservation.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019homog\u00e9n\u00e9isation des inventaires<\/strong><\/h3>\n\n\n\nLes archives sont alors centralis\u00e9es, une partie d\u2019entre elles sont externalis\u00e9es dans les centres de conservation, agr\u00e9\u00e9s pour la conservation des archives publiques, d\u2019AGS Records Management. Un plan de classement est \u00e9tabli avec une num\u00e9rotation des dossiers, par ann\u00e9e et par couleur. Ce chantier dure plus de cinq ans. En parall\u00e8le, des bureaux, au sein des diff\u00e9rents h\u00f4pitaux, sont am\u00e9nag\u00e9s, \u00e9quip\u00e9s en informatique et les archivistes form\u00e9s aux nouvelles r\u00e8gles d\u2019archivage. \u00ab Nous avons \u00e9tabli une r\u00e9glementation du dossier patient avec ses r\u00e8gles de base, certifi\u00e9e par la Haute autorit\u00e9 de Sant\u00e9<\/em> \u00bb, souligne la responsable.<\/p>\n\n\n\nAGS Records Management r\u00e9alise les inventaires des archives externalis\u00e9es, permettant \u00e0 St\u00e9phanie Thomas et \u00e0 ses \u00e9quipes de retrouver des informations rapidement. \u00ab L\u2019homog\u00e9n\u00e9isation des inventaires externalis\u00e9s est essentielle pour la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents<\/em> \u00bb, assure-t-elle.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nDe nouvelles typologies d\u2019archives<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nSt\u00e9phanie Thomas externalise par ann\u00e9e de cr\u00e9ation du dossier et par sp\u00e9cialit\u00e9 afin d\u2019assurer la p\u00e9rennit\u00e9 des informations m\u00e9dicales dans le temps.<\/p>\n\n\n\n
Gr\u00e2ce \u00e0 ce dispositif, et \u00e0 la mise en place de la num\u00e9risation<\/a> via l\u2019interface ORBIS, la volum\u00e9trie de dossiers patients conserv\u00e9s sur place a diminu\u00e9 de 70%. \u00ab La typologie des archives a chang\u00e9, nous conservons d\u00e9sormais surtout des dossiers de transfusion sanguine, des documents li\u00e9s \u00e0 la tra\u00e7abilit\u00e9 des blocs, au consentement du patient ou encore \u00e0 l\u2019autorisation de pouvoir op\u00e9rer un mineur<\/em> \u00bb, affirme St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Des tourn\u00e9es de livraison sp\u00e9cifiques<\/strong><\/h3>\n\n\n\nD\u00e8s que les services m\u00e9dicaux ont besoin d\u2019un dossier, les \u00e9quipes de St\u00e9phanie Thomas font appel \u00e0 AGS Records Management, qui lui livre les documents demand\u00e9s dans les d\u00e9lais fix\u00e9s. \u00ab Plus nous externalisons, plus c\u2019est pratique pour nous. Je cherche le bon dossier, le demande \u00e0 AGS RM et je suis livr\u00e9e en 24 heures<\/em> \u00bb, explique-t-elle. Les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assure trois tourn\u00e9es de livraison, une par zone g\u00e9ographique, et assure la reprise des dossiers \u00e0 r\u00e9int\u00e9grer ou le r\u00e8glement d\u2019\u00e9ventuelles anomalies. \u00ab Cette prestation d\u00e9di\u00e9e et adapt\u00e9e a \u00e9t\u00e9 d\u00e9finie avec le client afin d\u2019optimiser la livraison et d\u2019assurer un service dans la continuit\u00e9 <\/em>\u00bb, souligne Simon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS Records Management, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/p>\n\n\n\nC\u00f4t\u00e9 prise en charge des dossiers, les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assurent \u00e9galement de lourds chantiers. Par exemple, lorsque le b\u00e2timent de chirurgie digestive a d\u00e9m\u00e9nag\u00e9 dans un nouveau b\u00e2timent pour travaux, il a fallu externaliser environ 80 000 dossiers. \u00ab L\u2019externalisation est apparue comme la solution la plus simple sur le plan logistique, mais \u00e9galement la plus \u00e9conomique, car nous n\u2019avions pas les cinq salles n\u00e9cessaires \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, argue St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nUne destruction tr\u00e8s encadr\u00e9e<\/strong><\/h3>\n\n\n\nDepuis 2018, AGS Records Management peut proc\u00e9der \u00e0 la destruction des fonds d\u2019archives externalis\u00e9s lorsque les Dur\u00e9es d’Utilit\u00e9 Administrative (DUA) sont \u00e9chues. Une op\u00e9ration qui permet de diminuer les volumes de documents stock\u00e9s en externalisation et ainsi de r\u00e9aliser des \u00e9conomies importantes sur les factures de conservation. La destruction permet \u00e9galement de d\u00e9gager suffisamment de moyens pour r\u00e9aliser d\u2019autres externalisations.<\/p>\n\n\n\n
Le process est tr\u00e8s encadr\u00e9 et fait l\u2019objet d\u2019\u00e9changes permanents entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas. \u00ab Une d\u00e9marche en \u00e9troite collaboration avec St\u00e9phanie Thomas, notamment pour d\u00e9finir le fonds d\u2019archives concern\u00e9<\/em>. Il faut travailler ligne par ligne, conteneur par conteneur pour v\u00e9rifier ce qu\u2019on peut d\u00e9truire ou non<\/em> \u00bb explique Simon Ostermann. Si l\u2019inventaire ne dispose pas d\u2019assez d\u2019\u00e9l\u00e9ments d\u2019informations pour identifier le fonds, c\u2019est parfois le cas pour des fonds tr\u00e8s anciens, la destruction n\u2019est pas effectu\u00e9e. Dans le cas contraire, Simon Ostermann transmet la s\u00e9lection d\u2019archives dont les DUA sont \u00e9chues \u00e0 St\u00e9phanie Thomas, avec les informations des services, les dates pr\u00e9cises, les particularit\u00e9s des fonds.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nUne relation personnalis\u00e9e et de confiance<\/strong><\/h3>\n\n\n\nApr\u00e8s sa validation, il envoie la proposition de s\u00e9lection au service central des archives de l\u2019AP-HP. La destruction n\u2019intervient qu\u2019apr\u00e8s r\u00e9ception du bordereau d\u2019\u00e9limination valid\u00e9 et portant le visa du Directeur de l\u2019h\u00f4pital et du Conservateur g\u00e9n\u00e9ral du patrimoine, Chef du D\u00e9partement des patrimoines culturels de l\u2019AP-HP. Les \u00e9changes entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas sont constants durant tout le processus menant \u00e0 la destruction des archives.<\/p>\n\n\n\n
Une personnalisation de la prestation qui satisfait St\u00e9phanie Thomas : \u00ab la richesse de notre relation avec AGS Records Management tient avant tout au contact et aux valeurs humaines. Nous travaillons avec des interlocuteurs tr\u00e8s r\u00e9actifs pour g\u00e9rer les archives externalis\u00e9es de nos \u00e9tablissements et c\u2019est tr\u00e8s appr\u00e9ciable de pouvoir compter sur un suivi efficace des dossiers<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\nVous souhaitez optimiser la gestion de vos archives m\u00e9dicales ? Contactez nos experts<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques. Face \u00e0 ce d\u00e9fi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adapt\u00e9e ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987516806,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n
Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques.<\/h2>\n\n\n\n
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Conserver les sources d\u2019information qui font autorit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\nFace \u00e0 ce d\u00e9fi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adapt\u00e9e ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n
Depuis novembre 2011, la d\u00e9claration universelle des archives de l\u2019UNESCO l\u2019assure : les archives publiques<\/a> doivent \u00eatre conserv\u00e9es de mani\u00e8re raisonn\u00e9e et \u00e9tudi\u00e9e, \u00ab parce qu\u2019elles garantissent l\u2019acc\u00e8s des citoyens \u00e0 l\u2019information administrative et le droit des peuples \u00e0 conna\u00eetre leur histoire, les archives sont essentielles \u00e0 l\u2019exercice de la d\u00e9mocratie, \u00e0 la responsabilisation des pouvoirs publics et \u00e0 la bonne gouvernance \u00bb.<\/p>\n\n\n\nDe ce fait, les collectivit\u00e9s locales<\/a> n\u2019ont pas le choix : elles doivent g\u00e9rer leurs archives. Et pour cause : elles en ont l\u2019obligation. Elles doivent assurer les conditions mat\u00e9rielles de conservation conformes aux normes, respecter les proc\u00e9dures d\u2019\u00e9limination, classer, coter et inventorier les archives et organiser la consultation des documents.<\/p>\n\n\n\nDerri\u00e8re ces obligations d\u00e9coulent trois objectifs : sauvegarder la m\u00e9moire de la collectivit\u00e9 et de ses habitants, assurer la continuit\u00e9 du service public et \u00eatre en capacit\u00e9 de faire valoir les droits de la collectivit\u00e9 et des citoyens.<\/p>\n\n\n\n
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Modernisation de l\u2019administration publique<\/strong><\/h3>\n\n\n\nAinsi, les archives publiques participent \u00e0 la modernisation de l\u2019administration publique, car elles permettent de garder une trace fiable et opposable des engagements et des d\u00e9cisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers, tout en assurant une am\u00e9lioration continue de l\u2019action publique. Bien g\u00e9rer ses archives<\/a> induit \u00e9galement la r\u00e9alisation d\u2019\u00e9conomies gr\u00e2ce \u00e0 la diminution du temps de recherche des documents et au tri de l\u2019information.<\/p>\n\n\n\nFace \u00e0 ces enjeux importants, le producteur d\u2019archives publiques est responsable des documents qu\u2019il produit ou re\u00e7oit, mais il n\u2019en est pas propri\u00e9taire : il est tenu de les remettre au service d\u2019archives charg\u00e9 de les conserver. Car les archives publiques sont consid\u00e9r\u00e9es comme imprescriptibles et inali\u00e9nables.<\/p>\n\n\n\n
AGS Records Management r\u00e9alise les inventaires des archives externalis\u00e9es, permettant \u00e0 St\u00e9phanie Thomas et \u00e0 ses \u00e9quipes de retrouver des informations rapidement. \u00ab L\u2019homog\u00e9n\u00e9isation des inventaires externalis\u00e9s est essentielle pour la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents<\/em> \u00bb, assure-t-elle.<\/p>\n\n\n\n St\u00e9phanie Thomas externalise par ann\u00e9e de cr\u00e9ation du dossier et par sp\u00e9cialit\u00e9 afin d\u2019assurer la p\u00e9rennit\u00e9 des informations m\u00e9dicales dans le temps.<\/p>\n\n\n\n Gr\u00e2ce \u00e0 ce dispositif, et \u00e0 la mise en place de la num\u00e9risation<\/a> via l\u2019interface ORBIS, la volum\u00e9trie de dossiers patients conserv\u00e9s sur place a diminu\u00e9 de 70%. \u00ab La typologie des archives a chang\u00e9, nous conservons d\u00e9sormais surtout des dossiers de transfusion sanguine, des documents li\u00e9s \u00e0 la tra\u00e7abilit\u00e9 des blocs, au consentement du patient ou encore \u00e0 l\u2019autorisation de pouvoir op\u00e9rer un mineur<\/em> \u00bb, affirme St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n D\u00e8s que les services m\u00e9dicaux ont besoin d\u2019un dossier, les \u00e9quipes de St\u00e9phanie Thomas font appel \u00e0 AGS Records Management, qui lui livre les documents demand\u00e9s dans les d\u00e9lais fix\u00e9s. \u00ab Plus nous externalisons, plus c\u2019est pratique pour nous. Je cherche le bon dossier, le demande \u00e0 AGS RM et je suis livr\u00e9e en 24 heures<\/em> \u00bb, explique-t-elle. Les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assure trois tourn\u00e9es de livraison, une par zone g\u00e9ographique, et assure la reprise des dossiers \u00e0 r\u00e9int\u00e9grer ou le r\u00e8glement d\u2019\u00e9ventuelles anomalies. \u00ab Cette prestation d\u00e9di\u00e9e et adapt\u00e9e a \u00e9t\u00e9 d\u00e9finie avec le client afin d\u2019optimiser la livraison et d\u2019assurer un service dans la continuit\u00e9 <\/em>\u00bb, souligne Simon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS Records Management, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/p>\n\n\n\n C\u00f4t\u00e9 prise en charge des dossiers, les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management assurent \u00e9galement de lourds chantiers. Par exemple, lorsque le b\u00e2timent de chirurgie digestive a d\u00e9m\u00e9nag\u00e9 dans un nouveau b\u00e2timent pour travaux, il a fallu externaliser environ 80 000 dossiers. \u00ab L\u2019externalisation est apparue comme la solution la plus simple sur le plan logistique, mais \u00e9galement la plus \u00e9conomique, car nous n\u2019avions pas les cinq salles n\u00e9cessaires \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, argue St\u00e9phanie Thomas.<\/p>\n\n\n\n Depuis 2018, AGS Records Management peut proc\u00e9der \u00e0 la destruction des fonds d\u2019archives externalis\u00e9s lorsque les Dur\u00e9es d’Utilit\u00e9 Administrative (DUA) sont \u00e9chues. Une op\u00e9ration qui permet de diminuer les volumes de documents stock\u00e9s en externalisation et ainsi de r\u00e9aliser des \u00e9conomies importantes sur les factures de conservation. La destruction permet \u00e9galement de d\u00e9gager suffisamment de moyens pour r\u00e9aliser d\u2019autres externalisations.<\/p>\n\n\n\n Le process est tr\u00e8s encadr\u00e9 et fait l\u2019objet d\u2019\u00e9changes permanents entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas. \u00ab Une d\u00e9marche en \u00e9troite collaboration avec St\u00e9phanie Thomas, notamment pour d\u00e9finir le fonds d\u2019archives concern\u00e9<\/em>. Il faut travailler ligne par ligne, conteneur par conteneur pour v\u00e9rifier ce qu\u2019on peut d\u00e9truire ou non<\/em> \u00bb explique Simon Ostermann. Si l\u2019inventaire ne dispose pas d\u2019assez d\u2019\u00e9l\u00e9ments d\u2019informations pour identifier le fonds, c\u2019est parfois le cas pour des fonds tr\u00e8s anciens, la destruction n\u2019est pas effectu\u00e9e. Dans le cas contraire, Simon Ostermann transmet la s\u00e9lection d\u2019archives dont les DUA sont \u00e9chues \u00e0 St\u00e9phanie Thomas, avec les informations des services, les dates pr\u00e9cises, les particularit\u00e9s des fonds.<\/p>\n\n\n\n Apr\u00e8s sa validation, il envoie la proposition de s\u00e9lection au service central des archives de l\u2019AP-HP. La destruction n\u2019intervient qu\u2019apr\u00e8s r\u00e9ception du bordereau d\u2019\u00e9limination valid\u00e9 et portant le visa du Directeur de l\u2019h\u00f4pital et du Conservateur g\u00e9n\u00e9ral du patrimoine, Chef du D\u00e9partement des patrimoines culturels de l\u2019AP-HP. Les \u00e9changes entre Simon Ostermann et St\u00e9phanie Thomas sont constants durant tout le processus menant \u00e0 la destruction des archives.<\/p>\n\n\n\n Une personnalisation de la prestation qui satisfait St\u00e9phanie Thomas : \u00ab la richesse de notre relation avec AGS Records Management tient avant tout au contact et aux valeurs humaines. Nous travaillons avec des interlocuteurs tr\u00e8s r\u00e9actifs pour g\u00e9rer les archives externalis\u00e9es de nos \u00e9tablissements et c\u2019est tr\u00e8s appr\u00e9ciable de pouvoir compter sur un suivi efficace des dossiers<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez optimiser la gestion de vos archives m\u00e9dicales ? Contactez nos experts<\/a><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques. 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Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n Depuis novembre 2011, la d\u00e9claration universelle des archives de l\u2019UNESCO l\u2019assure : les archives publiques<\/a> doivent \u00eatre conserv\u00e9es de mani\u00e8re raisonn\u00e9e et \u00e9tudi\u00e9e, \u00ab parce qu\u2019elles garantissent l\u2019acc\u00e8s des citoyens \u00e0 l\u2019information administrative et le droit des peuples \u00e0 conna\u00eetre leur histoire, les archives sont essentielles \u00e0 l\u2019exercice de la d\u00e9mocratie, \u00e0 la responsabilisation des pouvoirs publics et \u00e0 la bonne gouvernance \u00bb.<\/p>\n\n\n\n De ce fait, les collectivit\u00e9s locales<\/a> n\u2019ont pas le choix : elles doivent g\u00e9rer leurs archives. Et pour cause : elles en ont l\u2019obligation. Elles doivent assurer les conditions mat\u00e9rielles de conservation conformes aux normes, respecter les proc\u00e9dures d\u2019\u00e9limination, classer, coter et inventorier les archives et organiser la consultation des documents.<\/p>\n\n\n\n Derri\u00e8re ces obligations d\u00e9coulent trois objectifs : sauvegarder la m\u00e9moire de la collectivit\u00e9 et de ses habitants, assurer la continuit\u00e9 du service public et \u00eatre en capacit\u00e9 de faire valoir les droits de la collectivit\u00e9 et des citoyens.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Ainsi, les archives publiques participent \u00e0 la modernisation de l\u2019administration publique, car elles permettent de garder une trace fiable et opposable des engagements et des d\u00e9cisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers, tout en assurant une am\u00e9lioration continue de l\u2019action publique. Bien g\u00e9rer ses archives<\/a> induit \u00e9galement la r\u00e9alisation d\u2019\u00e9conomies gr\u00e2ce \u00e0 la diminution du temps de recherche des documents et au tri de l\u2019information.<\/p>\n\n\n\n Face \u00e0 ces enjeux importants, le producteur d\u2019archives publiques est responsable des documents qu\u2019il produit ou re\u00e7oit, mais il n\u2019en est pas propri\u00e9taire : il est tenu de les remettre au service d\u2019archives charg\u00e9 de les conserver. Car les archives publiques sont consid\u00e9r\u00e9es comme imprescriptibles et inali\u00e9nables.<\/p>\n\n\n\nDe nouvelles typologies d\u2019archives<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nDes tourn\u00e9es de livraison sp\u00e9cifiques<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Une destruction tr\u00e8s encadr\u00e9e<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Une relation personnalis\u00e9e et de confiance<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques.<\/h2>\n\n\n\n
Conserver les sources d\u2019information qui font autorit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Modernisation de l\u2019administration publique<\/strong><\/h3>\n\n\n\n