G\u00e9n\u00e9ralisation prochaine de la facturation \u00e9lectronique<\/a>, d\u00e9veloppement des coffres-forts en ligne pour les bulletins de salaire ou encore gestion facilit\u00e9e des documents par le passage num\u00e9rique des documents gr\u00e2ce \u00e0 la num\u00e9risation<\/a>\u2026 Les entreprises se digitalisent de plus en plus et c\u2019est tant mieux. Pour autant, ces mutations doivent apporter un cadre s\u00e9curitaire en mati\u00e8re de stockage et d\u2019archivage des donn\u00e9es. En effet, le simple fait de conserver un document ne suffit pas \u00e0 lui conf\u00e9rer une valeur l\u00e9gale, notamment en mati\u00e8re d\u2019archivage \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n Pour qu\u2019un document ait une valeur l\u00e9gale, votre archivage doit assurer l\u2019inalt\u00e9rabilit\u00e9 du document sur le long terme, en respectant trois crit\u00e8res essentiels : l\u2019authenticit\u00e9 de l\u2019\u00e9metteur, l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document et sa lisibilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Plusieurs normes relatives \u00e0 l\u2019archivage \u00e9lectronique encadrent \u00e0 la fois les exigences techniques et organisationnelles des syst\u00e8mes \u00e9lectroniques de conservation des documents \u00e9lectroniques. Parmi les principales exigences, la norme fran\u00e7aise AFNOR NF Z42-013 concerne la conception et l\u2019exploitation de solutions d\u2019archivage \u00e9lectronique. La norme ISO 11506 concerne pour sa part les m\u00e9thodes d\u2019archivage et de preuve des donn\u00e9es \u00e9lectroniques, alors que la NF Z42-020 est sp\u00e9cifique au coffre-fort, destin\u00e9 \u00e0 la conservation d\u2019informations num\u00e9riques. La norme ISO 15489 porte quant \u00e0 elle sur le record management.<\/p>\n\n\n\n L\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> doit respecter les m\u00eames dur\u00e9es que celles impos\u00e9es en mati\u00e8re d\u2019archivage physique. Cependant la l\u00e9gislation est exigeante avec l\u2019archivage \u00e9lectronique. Ainsi, l\u2019Article 1366 du Code civil pr\u00e9cise les conditions n\u00e9cessaires pour attribuer la force probante de l\u2019\u00e9crit \u00e9lectronique et notamment la pr\u00e9servation de son int\u00e9grit\u00e9 dans le temps.<\/p>\n\n\n\n La CNIL conseille aux entreprises d\u2019opter pour une politique d\u2019archivage<\/a> diff\u00e9rente en fonction de la nature du document et des donn\u00e9es qu\u2019il comporte, lorsqu\u2019il s\u2019agit d\u2019un archivage \u00e9lectronique. Le \u00ab\u202fdroit \u00e0 l\u2019oubli\u202f\u00bb instaur\u00e9 par la Loi Informatique et Libert\u00e9s peut ainsi \u00eatre respect\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Le R\u00e8glement europ\u00e9en eIDAS du 23 juillet 2014 a instaur\u00e9 le principe de non-discrimination m\u00e9diatique. Ainsi, une archive \u00e9lectronique, si elle est identique au document papier, peut \u00eatre accept\u00e9e comme preuve juridique. Ce r\u00e8glement europ\u00e9en pr\u00e9cise en effet les m\u00e9canismes de s\u00e9curit\u00e9 li\u00e9s \u00e0 l\u2019identification \u00e9lectronique et aux services de confiance des transactions \u00e9lectroniques au sein du march\u00e9 europ\u00e9en. Il \u00e9tablit notamment un cadre juridique clair pour l\u2019utilisation des signatures \u00e9lectroniques<\/a>, l\u2019horodatage ou encore l\u2019authentification des sites web.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n L\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de prouver le contenu des documents conserv\u00e9s sous format num\u00e9rique. Bien que le principe de non-discrimination technologique n\u2019impose pas de dispositifs techniques, mieux vaut opter pour une solution s\u00fbre de conservation comme un S.A.E ou un coffre-fort. La norme NF Z42-013 r\u00e9git les r\u00e8gles li\u00e9es \u00e0 la conception et l\u2019exploitation de solutions d\u2019archivage \u00e9lectronique. La certification NF 461, obtenue par AGS Records Management, atteste donc de la conformit\u00e9 de son Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique<\/a>, qui r\u00e9pond parfaitement aux principes fondamentaux de fid\u00e9lit\u00e9, d\u2019int\u00e9grit\u00e9, de p\u00e9rennit\u00e9 et de tra\u00e7abilit\u00e9 des documents num\u00e9riques vers\u00e9s au sein du S.A.E. Coupl\u00e9e \u00e0 la certification NF 544, qui garantit le respect des exigences de la norme NF Z42-026 li\u00e9e \u00e0 la num\u00e9risation fid\u00e8le, AGS Records Management est certifi\u00e9 sur l\u2019ensemble du process. Chaque document archiv\u00e9 conserve ainsi une valeur probatoire identique \u00e0 l\u2019original (copie fiable).<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n En application du R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral pour la Protection des Donn\u00e9es (RGPD) et de la loi Informatique et Libert\u00e9s, les donn\u00e9es des entreprises doivent \u00eatre \u00ab conserv\u00e9es sous une forme permettant l\u2019identification des personnes concern\u00e9es pendant une dur\u00e9e n\u2019exc\u00e9dant pas celle n\u00e9cessaire au regard des finalit\u00e9s pour lesquelles elles sont trait\u00e9es \u00bb (article 5 et suivants). Les entreprises et organismes publics doivent donc indiquer pourquoi, comment et combien de temps ils comptent archiver les documents. Le but doit \u00eatre pr\u00e9cis et la finalit\u00e9 l\u00e9gale. L\u2019archivage \u00e9lectronique r\u00e9pond \u00e0 cet objectif, les documents pouvant servir de preuves.<\/p>\n\n\n\n Dans le respect de l\u2019ensemble de ces textes, AGS Records Management d\u00e9veloppe des solutions sp\u00e9cifiques \u00e0 chaque m\u00e9tier (RH<\/a>, Directions Financi\u00e8res, services courriers\u2026) et personnalis\u00e9es par secteur d\u2019activit\u00e9 (Banque-Assurance, Sant\u00e9<\/a>, \u00c9tablissements Publics, Logements, Transports\u2026).<\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez s\u00e9curiser l\u2019archivage de vos documents \u00e9lectroniques ? Contactez nos experts digitaux<\/a>.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et poss\u00e8dent des kilom\u00e8tres et des kilom\u00e8tres d\u2019archives publiques. Face \u00e0 ce d\u00e9fi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adapt\u00e9e ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517155,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n <\/p>\n\n\n\n La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n \u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n En effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nComment donner une valeur l\u00e9gale \u00e0 un document \u00e9lectronique ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
![\"Expert](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/12\/expert-archiving-services-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nL\u2019archivage \u00e9lectronique est-il soumis au m\u00eame cadre l\u00e9gal que l\u2019archivage papier\u202f?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Une m\u00eame politique d\u2019archivage \u00e9lectronique pour tous les documents, c\u2019est possible ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
L\u2019archivage \u00e9lectronique a-t-il la m\u00eame valeur que le document papier ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
L\u2019archivage des documents au format num\u00e9rique doit-il respecter certaines normes ou r\u00e8gles ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
![\"Certified](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/12\/certified-digital-archiving-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nLe RGPD et l\u2019archivage \u00e9lectronique sont-ils compatibles ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n
Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
![\"AGS](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/ags-defining-client-needs-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n
![\"Handwritten](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/engineering-ledger-archive-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n