{"id":987517176,"date":"2024-12-19T13:06:55","date_gmt":"2024-12-19T11:06:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/choisir-systeme-archivage-electronique-copy\/"},"modified":"2025-04-09T08:44:37","modified_gmt":"2025-04-09T06:44:37","slug":"sante-travail-dossiers-rgpd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/sante-travail-dossiers-rgpd\/","title":{"rendered":"Comment les services de sant\u00e9 au travail doivent revoir l\u2019archivage des dossiers m\u00e9dicaux ?"},"content":{"rendered":"\n

Les services de sant\u00e9 au travail sont confront\u00e9s \u00e0 de nouvelles exigences en termes de conservation des dossiers m\u00e9dicaux de leurs patients. Dans un contexte li\u00e9 au RGPD, ils doivent respecter de nouveaux d\u00e9lais, revoir leurs organisations des dossiers et miser sur la num\u00e9risation.<\/h2>\n\n\n\n

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Depuis le 31 mars 2022 est entr\u00e9e en vigueur la Loi Sant\u00e9, destin\u00e9e \u00e0 renforcer la pr\u00e9vention en entreprise, pr\u00e9venir la d\u00e9sinsertion professionnelle et am\u00e9liorer le suivi individuel et m\u00e9dical des salari\u00e9s. Dans ce contexte, le dossier m\u00e9dical en sant\u00e9 au travail (DMST), vu comme un outil de pr\u00e9vention et de tra\u00e7abilit\u00e9 des expositions professionnelles, a \u00e9volu\u00e9 pour permettre de mieux \u00e9valuer le lien entre l\u2019\u00e9tat de sant\u00e9 du travailleur et son poste de travail. <\/p>\n\n\n\n

Les services de sant\u00e9 au travail voient leurs missions \u00e9voluer depuis le d\u00e9cret du 15 novembre 2022<\/a>, qui pr\u00e9cise les modalit\u00e9s de constitution, d\u2019accessibilit\u00e9 et de conservation de ce dossier.<\/p>\n\n\n\n

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Une chaine de consultation plus large<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Le DMST est un dossier m\u00e9dical constitu\u00e9 par le m\u00e9decin du travail ou, le cas \u00e9ch\u00e9ant, par l\u2019un des professionnels de sant\u00e9 plac\u00e9s sous son autorit\u00e9, pour chaque personne b\u00e9n\u00e9ficiant d\u2019un suivi m\u00e9dical professionnel. Accessible au m\u00e9decin du travail \u00e0 l\u2019infirmier ou encore au m\u00e9decin praticien correspondant, ce dossier doit contenir un certain nombre d\u2019informations obligatoires, en conformit\u00e9 avec le RGPD. Parmi elles, des \u00e9l\u00e9ments sur l\u2019\u00e9tat de sant\u00e9 du salari\u00e9, les risques auxquels il est ou peut \u00eatre expos\u00e9 ou encore entre autres des propositions du m\u00e9decin du travail.<\/p>\n\n\n\n

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Une dur\u00e9e de conservation obligatoire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\"La<\/figure>\n\n\n\n

\u00ab Conserver un dossier m\u00e9dical en sant\u00e9 au travail vise \u00e0 assurer la continuit\u00e9 du suivi individuel en sant\u00e9 au travail du travailleur tout au long de sa prise en charge<\/em>, assure Philippe Rocuet. Sa conservation devient un enjeu primordial pour les services de sant\u00e9 au travail<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Le d\u00e9cret pr\u00e9voit ainsi une conservation de 40 ans minimum \u00e0 compter de la date de la derni\u00e8re visite ou du dernier examen du salari\u00e9 au sein du service de pr\u00e9vention et de sant\u00e9 au travail (SPST). En cas de d\u00e9c\u00e8s du salari\u00e9, le DMST est conserv\u00e9 pendant 10 ans \u00e0 compter du d\u00e9c\u00e8s. Mais le texte pr\u00e9voit quelques exceptions lorsque par exemple la responsabilit\u00e9 du service ou des professionnels de sant\u00e9 est mise en cause. Certaines situations occasionnent des \u00e9ch\u00e9ances sp\u00e9cifiques comme pour les personnes ayant \u00e9t\u00e9 expos\u00e9es \u00e0 des agents chimiques dangereux.<\/p>\n\n\n\n

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Vers un archivage d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Pour faciliter la gestion de cette conservation, les \u00e9tablissements de sant\u00e9 au travail ont le droit de faire appel \u00e0 un expert de l\u2019archivage<\/a>, m\u00eame s\u2019il reste responsable l\u00e9galement de la conservation des dossiers dans le respect de la confidentialit\u00e9 et du secret m\u00e9dical.<\/p>\n\n\n\n

Les changements d\u2019organisation qu\u2019implique ce nouveau d\u00e9cret ont pour impact de repenser la gestion et la consultation du dossier m\u00e9dical. En optant pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation, les \u00e9tablissements peuvent b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un gain de temps et d\u2019efficacit\u00e9 dans leurs process et envisager leur certification pour la norme AFNOR SPEC 2217 avec s\u00e9r\u00e9nit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

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Vous souhaitez optimiser la gestion de vos DMST ? Contactez-nous<\/a>.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Les services de sant\u00e9 au travail sont confront\u00e9s \u00e0 de nouvelles exigences en termes de conservation des dossiers m\u00e9dicaux de leurs patients. Dans un contexte li\u00e9 au RGPD, ils doivent respecter de nouveaux d\u00e9lais, revoir leurs organisations des dossiers et miser sur la num\u00e9risation.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517180,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n

La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n

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La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n

En effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n

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Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\"AGS<\/figure>\n\n\n\n

Afin de pallier ce manque de connaissance du fonds physique et d\u2019un pan du patrimoine culturel fran\u00e7ais, la DIR-MED a fait appel \u00e0 l\u2019expertise et au savoir-faire des \u00e9quipes d'AGS Records Management<\/a> pour son fonds conserv\u00e9 au District Urbain de Sept\u00e8mes-les-Vallons.<\/p>\n\n\n\n

Son objectif ? Num\u00e9riser et indexer la globalit\u00e9 des plans relevant des ouvrages d\u2019art de la Direction, afin de cr\u00e9er une base de donn\u00e9es utilisable par les ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab La phase pilote a consist\u00e9 \u00e0 aider le client \u00e0 d\u00e9finir quels \u00e9taient ses besoins et quelles informations \u00e9taient n\u00e9cessaires pour faciliter le travail des ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, explique Ambre Monier, en charge de cette mission en bin\u00f4me avec Camille Potard.<\/p>\n\n\n\n

Un premier travail de r\u00e9colement, puis de tri et de classement de dossiers techniques et administratifs a \u00e9t\u00e9 men\u00e9 par nos archivistes expertes. Au total, pr\u00e8s de 290 m\u00e8tres lin\u00e9aires ont \u00e9t\u00e9 trait\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Deuxi\u00e8me travail avant la num\u00e9risation :  le traitement du fonds des ouvrages d\u2019art constitu\u00e9 de 145 m\u00e8tres lin\u00e9aires de plans (dessin\u00e9s ou imprim\u00e9s), de notes de calcul techniques et de correspondance concernant les ponts et tunnels des autoroutes et routes nationales des Bouches-du-Rh\u00f4ne de 1875 \u00e0 nos jours. Parmi les documents se trouvaient des pi\u00e8ces rares, comme des rapports d\u2019accidents de la route des ann\u00e9es 1940 ou encore des profils d\u2019ouvrages \u00e0 l\u2019aquarelle du d\u00e9but du XXe si\u00e8cle.<\/p>\n\n\n\n

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La n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019une description pr\u00e9cise<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\"Handwritten<\/figure>\n\n\n\n

\u00ab Face \u00e0 des informations lacunaires ou contradictoires selon les \u00e9poques, nous avons \u00e9t\u00e9 en contact quasi permanent avec le client pour peaufiner le vocabulaire \u00e0 utiliser et harmoniser les noms d\u2019ouvrages et d\u2019infrastructures<\/em>. Ce fut un d\u00e9fi pour nous, car si nous avons une approche technique de description documentaire, il fallait se confronter \u00e0 des termes tr\u00e8s techniques du monde de l\u2019architecture<\/em>. Mais, pour r\u00e9parer une fuite sur un ouvrage, les ing\u00e9nieurs doivent \u00eatre en capacit\u00e9 de l\u2019identifier avec exactitude et de pouvoir reconstituer tous les \u00e9l\u00e9ments n\u00e9cessaires depuis sa construction <\/em>\u00bb, pr\u00e9cise Camille Potard.<\/p>\n\n\n\n

Au total, les deux archivistes ont travaill\u00e9 neuf mois sur ces \u00e9tapes de pr\u00e9paration des documents (\u00e9limination de doubles \u00e0 hauteur de 30% du fonds, retrait de tout \u00e9l\u00e9ment m\u00e9tallique ou plastique) et de description des m\u00e9tadonn\u00e9es des documents (l\u2019identification des informations cl\u00e9s de chaque document, description pr\u00e9cise, num\u00e9ro de r\u00e9f\u00e9rence unique...). Soit 33 000 lignes de fichiers qu\u2019elles ont adress\u00e9es aux \u00e9quipes de num\u00e9risation. \u00ab Il fallait que notre description soit claire, concise et suffisamment courte pour \u00eatre exploitable par les op\u00e9rateurs de num\u00e9risation dont nous avons \u00e9galement d\u00fb comprendre les imp\u00e9ratifs<\/em>, explique Ambre Monier. C\u2019\u00e9tait \u00e0 la fois \u00e9prouvant, mais aussi tr\u00e8s formateur de devoir s\u00e9lectionner l\u2019information essentielle et bien la restituer<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

La num\u00e9risation, effectu\u00e9e par les experts du P\u00f4le num\u00e9risation, a pour sa part permis de garantir une copie fid\u00e8le de tous les documents, la fiabilit\u00e9 de leurs m\u00e9tadonn\u00e9es et leur classement en arborescence. Cette \u00e9tape a rendu accessible le contenu par un syst\u00e8me d\u2019oc\u00e9risation et d\u2019implantation de m\u00e9tadonn\u00e9es. Une arborescence de classement par route, section de route puis nom d\u2019ouvrage a \u00e9t\u00e9 g\u00e9n\u00e9r\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019indexation effectu\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

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Un vrai travail d\u2019\u00e9quipe<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La r\u00e9ussite de ce projet repose sur l\u2019intervention coordonn\u00e9e des deux \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management sur l\u2019ensemble de la cha\u00eene de traitement, en dialogue continu et orchestr\u00e9e par une cheffe de projet unique garante de la qualit\u00e9 des livrables finaux.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019ensemble de la prestation s\u2019est effectu\u00e9 sous le contr\u00f4le scientifique et technique des Archives d\u00e9partementales des Bouches-du-Rh\u00f4ne qui ont notamment valid\u00e9 les processus d\u00e9finis.<\/p>\n\n\n\n

Le travail des \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management a \u00e9galement permis \u00e0 la DIR-MED de gagner de l\u2019espace gr\u00e2ce au tri de l\u2019ensemble des pi\u00e8ces, et d\u2019assurer une conservation p\u00e9renne des documents. Aujourd\u2019hui l\u2019ensemble du fonds d\u2019archives des ouvrages d\u2019art de la DIR-MED est num\u00e9ris\u00e9, index\u00e9 et class\u00e9 dans son arborescence.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Prenez le contr\u00f4le de vos archives avec les services de num\u00e9risation experts d\u2019AGS. Dites adieu au d\u00e9sordre et bonjour \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9. Contactez-nous d\u00e8s maintenant<\/a> pour acc\u00e9der rapidement \u00e0 vos archives et garantir leur conservation p\u00e9renne.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ambre MONIER - Archivist<\/em><\/strong><\/p>\n","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[1119,1139,1107],"tags":[],"subjects":[],"class_list":["post-987517176","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation","category-paroles-dexperts","category-rgpd"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987517176"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=987517176"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987517176\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":987519089,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987517176\/revisions\/987519089"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/987517180"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=987517176"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=987517176"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=987517176"},{"taxonomy":"subjects","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/subjects?post=987517176"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}