Deux approches cohabitent :<\/p>\n\n\n\n
La d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents, avec la transformation du format papier en support num\u00e9rique. La num\u00e9risation des documents<\/a> RH, comme le dossier du personnel, les entretiens annuels, est de plus en plus pl\u00e9bisciter par les services RH pour faciliter l\u2019\u00e9change de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n La d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus<\/a> m\u00e9tier, avec la mise en place d\u2019outils collaboratifs permettant de digitaliser<\/strong> de bout en bout toutes les \u00e9tapes de gestion des documents du service RH.<\/p>\n\n\n\n Cette derni\u00e8re forme pr\u00e9sente des avantages non n\u00e9gligeables pour les entreprises :<\/p>\n\n\n\n Du c\u00f4t\u00e9 du collaborateur, la satisfaction est importante aussi avec un gain de temps consid\u00e9rable dans la gestion de leurs documents RH, l\u2019acc\u00e8s \u00e0 leur espace personnel depuis un seul espace via un coffre-fort \u00e9lectronique<\/a> et une conservation s\u00e9curis\u00e9e de ses donn\u00e9es sur le long terme. Et ce, d\u00e8s son recrutement et la phase d\u2019onboarding.<\/p>\n\n\n\n La gestion \u00e9lectronique des documents aligne les int\u00e9r\u00eats de l\u2019entreprise comme ceux des salari\u00e9s et permet de centraliser toutes les informations RH. <\/p>\n\n\n\n \u00ab Avec une GED bien structur\u00e9e, le service RH peut accroitre la productivit\u00e9 des salari\u00e9s tout en r\u00e9duisant le temps de recherche des documents selon leur importance ou le rythme des consultations<\/em>. Gr\u00e2ce aux workflow embarqu\u00e9s et personnalisables dans un logiciel de G.E.D, les services RH automatisent les t\u00e2ches manuelles et leurs processus m\u00e9tier, afin de gagner en agilit\u00e9 et en productivit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\nPhilippe Rocuet – Directeur G\u00e9n\u00e9ral d’AGS Records Management<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n La mise en \u0153uvre d\u2019une gestion \u00e9lectronique de documents d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la gestion documentaire RH permet de structurer les proc\u00e9dures<\/strong> pour organiser le classement des documents et surtout de renforcer l\u2019agilit\u00e9 collaborative. En effet, un logiciel de G.E.D<\/a> peut faciliter l\u2019automatisation des flux documentaires gr\u00e2ce notamment aux workflows (recrutements, on-boarding, arr\u00eats maladie, demandes de cong\u00e9s, notes de frais\u2026). Avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, la gestion des documents RH est s\u00e9curis\u00e9e, toutes les informations confidentielles li\u00e9es aux dossiers salari\u00e9s (CV, contrats et avenants, certifications, bulletins de paie, entretiens\u2026) sont centralis\u00e9es<\/strong> et accessibles uniquement aux personnes autoris\u00e9es \u00e0 les consulter.<\/p>\n\n\n\n Au final, tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s<\/strong>, du contrat de travail, \u00e0 l\u2019attestation de formation en passant par le solde de tout compte d\u2019un salari\u00e9. Mais attention si la G.E.D est l\u2019espace centralis\u00e9 dans lequel les documents peuvent \u00eatre stock\u00e9s, class\u00e9s et partag\u00e9s, sa vocation n\u2019est pas d\u2019assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticit\u00e9<\/strong> ni sur leur p\u00e9rennit\u00e9<\/strong> \u00e0 long terme.<\/p>\n\n\n\n Le service RH, comme tout autre service de l\u2019entreprise d\u2019ailleurs, doivent garantir l\u2019accessibilit\u00e9 aux informations sur le long terme. En effet, en cas de conflit avec un employ\u00e9, ou en cas de contr\u00f4le par l\u2019URSSAF ou l\u2019inspection du travail, les documents doivent \u00eatre disponibles. Par cons\u00e9quent, les documents num\u00e9riques RH doivent \u00eatre soigneusement conserv\u00e9s et archiv\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n A chaque document RH correspond une\u00a0dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation<\/a><\/strong>, ce \u00e0 quoi vient s\u2019ajouter des obligations toujours plus strictes en mati\u00e8re de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es, l\u2019incontournable RGPD\u00a0!<\/p>\n\n\n\n Pour respecter les r\u00e8gles de conservation et les contraintes r\u00e9glementaires li\u00e9es \u00e0 l\u2019archivage des documents num\u00e9riques RH, le Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique<\/a> (S.A.E) garantit le respect de la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation tout en assurant l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 des documents. Les documents conserv\u00e9s dans un S.A.E ne sont pas modifiables, afin de pouvoir les utiliser comme preuve en cas de besoin devant une administration ou un tribunal.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez gagner du temps dans la gestion de vos documents RH ? Contactez-nous d\u00e8s aujourd’hui pour d\u00e9couvrir nos solutions de gestion documentaire<\/a>.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Se tourner vers une gestion d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e des donn\u00e9es des collaborateurs constitue une \u00e9tape importante dans la digitalisation d\u2019une entreprise et dans la vie d\u2019un service RH. Cette d\u00e9marche apporte autant \u00e0 la structure qu\u2019\u00e0 ses collaborateurs.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517312,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n <\/p>\n\n\n\n Pilier de la vie de l\u2019entreprise, le service des Ressources Humaines est en qu\u00eate permanente d\u2019agilit\u00e9 en termes d\u2019organisation du travail et de r\u00e8gles de pilotage. Il est confront\u00e9 \u00e0 une base documentaire consid\u00e9rable et est soumis \u00e0 des r\u00e9glementations de plus en plus complexes en termes de conservation des documents<\/strong>. Dans cette optique, se tourner vers une d\u00e9mat\u00e9rialisation de la gestion des donn\u00e9es des salari\u00e9s<\/a> devient une n\u00e9cessit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Deux approches cohabitent :<\/p>\n\n\n\n La d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents, avec la transformation du format papier en support num\u00e9rique. La num\u00e9risation des documents RH, comme le dossier du personnel, les entretiens annuels, est de plus en plus pl\u00e9bisciter par les services RH pour faciliter l\u2019\u00e9change de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n La d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus m\u00e9tier, avec la mise en place d\u2019outils collaboratifs permettant de digitaliser<\/strong> de bout en bout toutes les \u00e9tapes de gestion des documents du service RH.<\/p>\n\n\n\n Cette derni\u00e8re forme pr\u00e9sente des avantages non n\u00e9gligeables pour les entreprises :<\/p>\n\n\n\n Du c\u00f4t\u00e9 du collaborateur, la satisfaction est importante aussi avec un gain de temps consid\u00e9rable dans la gestion de leurs documents RH, l\u2019acc\u00e8s \u00e0 leur espace personnel depuis un seul espace via un coffre-fort \u00e9lectronique<\/a> et une conservation s\u00e9curis\u00e9e de ses donn\u00e9es sur le long terme. Et ce, d\u00e8s son recrutement et la phase d\u2019onboarding.<\/p>\n\n\n\n La gestion \u00e9lectronique des documents aligne les int\u00e9r\u00eats de l\u2019entreprise comme ceux des salari\u00e9s et permet de centraliser toutes les informations RH. <\/p>\n\n\n\n \u00ab Avec une GED bien structur\u00e9e, le service RH peut accroitre la productivit\u00e9 des salari\u00e9s tout en r\u00e9duisant le temps de recherche des documents selon leur importance ou le rythme des consultations<\/em>. Gr\u00e2ce aux workflow embarqu\u00e9s et personnalisables dans un logiciel de G.E.D, les services RH automatisent les t\u00e2ches manuelles et leurs processus m\u00e9tier, afin de gagner en agilit\u00e9 et en productivit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\nPhilippe Rocuet - Directeur G\u00e9n\u00e9ral d'AGS Records Management<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n La mise en \u0153uvre d\u2019une gestion \u00e9lectronique de documents d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la gestion documentaire RH permet de structurer les proc\u00e9dures<\/strong> pour organiser le classement des documents et surtout de renforcer l\u2019agilit\u00e9 collaborative. En effet, un logiciel de G.E.D<\/a> peut faciliter l\u2019automatisation des flux documentaires gr\u00e2ce notamment aux workflows (recrutements, on-boarding, arr\u00eats maladie, demandes de cong\u00e9s, notes de frais\u2026). Avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, la gestion des documents RH est s\u00e9curis\u00e9e, toutes les informations confidentielles li\u00e9es aux dossiers salari\u00e9s (CV, contrats et avenants, certifications, bulletins de paie, entretiens\u2026) sont centralis\u00e9es<\/strong> et accessibles uniquement aux personnes autoris\u00e9es \u00e0 les consulter.<\/p>\n\n\n\n Au final, tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s<\/strong>, du contrat de travail, \u00e0 l\u2019attestation de formation en passant par le solde de tout compte d\u2019un salari\u00e9. Mais attention si la G.E.D est l\u2019espace centralis\u00e9 dans lequel les documents peuvent \u00eatre stock\u00e9s, class\u00e9s et partag\u00e9s, sa vocation n\u2019est pas d\u2019assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticit\u00e9<\/strong> ni sur leur p\u00e9rennit\u00e9<\/strong> \u00e0 long terme.<\/p>\n\n\n\n Le service RH, comme tout autre service de l\u2019entreprise d\u2019ailleurs, doivent garantir l\u2019accessibilit\u00e9 aux informations sur le long terme. En effet, en cas de conflit avec un employ\u00e9, ou en cas de contr\u00f4le par l\u2019URSSAF ou l\u2019inspection du travail, les documents doivent \u00eatre disponibles. Par cons\u00e9quent, les documents num\u00e9riques RH doivent \u00eatre soigneusement conserv\u00e9s et archiv\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n A chaque document RH correspond une dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation<\/strong>, ce \u00e0 quoi vient s\u2019ajouter des obligations toujours plus strictes en mati\u00e8re de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es, l\u2019incontournable RGPD !<\/p>\n\n\n\n Pour respecter les r\u00e8gles de conservation et les contraintes r\u00e9glementaires li\u00e9es \u00e0 l\u2019archivage des documents num\u00e9riques RH, le Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique<\/a> (S.A.E) garantit le respect de la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation tout en assurant l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 des documents. Les documents conserv\u00e9s dans un S.A.E ne sont pas modifiables, afin de pouvoir les utiliser comme preuve en cas de besoin devant une administration ou un tribunal.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nUn win-win pour l\u2019entreprise et le collaborateur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
Penser la globalit\u00e9 des processus RH autour de la G.E.D<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
S\u00e9curiser l\u2019archivage des documents RH avec le SAE<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
![\"Syst\u00e8me](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/01\/SAE-pour-les-services-RH.jpg\")
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Un win-win pour l\u2019entreprise et le collaborateur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Penser la globalit\u00e9 des processus RH autour de la G.E.D<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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S\u00e9curiser l\u2019archivage des documents RH avec le SAE<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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