D\u2019abord, l\u2019acquisition des documents et des donn\u00e9es. Chaque \u00e9l\u00e9ment int\u00e9gr\u00e9 dans la GED n\u00e9cessite d\u2019\u00eatre digitalis\u00e9, soit par\u00a0num\u00e9risation<\/a>\u00a0d\u2019un document papier via un logiciel\u00a0OCR\u00a0(Reconnaissance optique des caract\u00e8res), soit par la cr\u00e9ation d\u2019un fichier num\u00e9rique original, soit par l\u2019int\u00e9gration de documents d\u00e9j\u00e0 existants (cr\u00e9\u00e9s directement dans le syst\u00e8me ou envoy\u00e9s par l\u2019ext\u00e9rieur par partage informatique). La cr\u00e9ation, l\u2019acquisition et l\u2019indexation de documents sont au c\u0153ur de l\u2019activit\u00e9 de la GED.<\/p>\n\n\n\n Le document est ensuite class\u00e9, r\u00e9f\u00e9renc\u00e9 et index\u00e9 afin d\u2019\u00eatre plus facilement accessible et trouv\u00e9. Le\u00a0classement\u00a0et le r\u00e9f\u00e9rencement sont effectu\u00e9s gr\u00e2ce notamment \u00e0 la date de cr\u00e9ation, au cr\u00e9ateur du fichier, ou encore au num\u00e9ro ou au nom du client. C\u00f4t\u00e9 indexation, l\u2019entreprise doit s\u2019appuyer sur des mots-cl\u00e9s, sur les\u00a0m\u00e9tadonn\u00e9es\u00a0et sur le contenu. Ces \u00e9tapes permettent d\u2019obtenir une description pr\u00e9cise du document et facilitent le travail des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n S\u2019en suit ensuite le stockage. Selon les besoins de l\u2019entreprise, elle pourra recourir \u00e0 diff\u00e9rents types de GED. Une solution install\u00e9e et ex\u00e9cut\u00e9e sur les serveurs de l\u2019entreprise, un logiciel h\u00e9berg\u00e9 dans le cloud ou encore une solution sp\u00e9cifiquement con\u00e7ue pour r\u00e9pondre aux enjeux d\u2019un m\u00e9tier en particulier sont autant de possibilit\u00e9s \u00e0 disposition des entreprises. Une GED transverse peut, elle, \u00eatre utilis\u00e9e par l\u2019ensemble des m\u00e9tiers de l\u2019entreprise et est souvent id\u00e9ale pour les entreprises qui ont des besoins de gestion documentaire globale et quel que soit le secteur d\u2019activit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Du moment o\u00f9 les documents et donn\u00e9es sont int\u00e9gr\u00e9s dans la GED, ils sont stock\u00e9s en ligne s\u2019il s\u2019agit d\u2019une solution Saas. Les utilisateurs peuvent s\u2019y connecter de n\u2019importe quelle zone g\u00e9ographique du moment qu\u2019ils ont acc\u00e8s \u00e0 internet. Si l\u2019entreprise a recours \u00e0 une solution en local (ou infrastructure), les utilisateurs acc\u00e8dent au syst\u00e8me de stockage et d\u2019archivage\u00a0depuis un serveur local. L\u2019entreprise ou son prestataire doit penser en amont \u00e0 un dimensionnement ad\u00e9quat des serveurs de stockage afin d\u2019\u00e9viter la saturation et d\u2019impacter la productivit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9 des process internes.<\/p>\n\n\n\n C\u00f4t\u00e9 diffusion, tout d\u00e9pend des sp\u00e9cificit\u00e9s et des contraintes de chaque entit\u00e9. L\u2019un des objectifs de la GED est de s\u00e9curiser les documents en limitant l\u2019acc\u00e8s aux personnes autoris\u00e9es, pour assurer un meilleur suivi des modifications et une meilleure\u00a0tra\u00e7abilit\u00e9. L\u2019entreprise doit donc en amont \u00e9tablir les principaux crit\u00e8res permettant l\u2019acc\u00e8s aux documents en lecture ou en \u00e9criture selon les profils. Les r\u00e8gles doivent \u00eatre claires, simples et facilement accessibles \u00e0 tous les utilisateurs de la solution. Il est important d\u2019\u00e9tablir des\u00a0niveaux d\u2019acc\u00e8s\u00a0pour les diff\u00e9rents utilisateurs et de limiter l\u2019acc\u00e8s aux documents sensibles.<\/p>\n\n\n\n Des plateformes de partage d\u00e9di\u00e9es permettent de mettre en ligne les dossiers et fichiers en toute s\u00e9curit\u00e9, car la GED assure \u00e9galement la protection des documents et donn\u00e9es. Dans sa version la plus pouss\u00e9e, la GED peut se pr\u00e9senter sous la forme d\u2019un syst\u00e8me de lecture automatique documentaire (LAD) ou de reconnaissance automatique documentaire (RAD).<\/p>\n\n\n\n La GED constitue un outil adapt\u00e9 pour le stockage temporaire des documents. Les fichiers vers\u00e9s en son sein \u00e9tant soumis et destin\u00e9s \u00e0 de nombreuses modifications au cours de son cycle de vie, la GED n\u2019a pas vocation \u00e0 garantir un archivage \u00e0\u00a0vocation probatoire\u00a0sur le long terme au sens de la norme NF Z 42-013 qui dispose des exigences \u00e0 respecter dans le cadre de la conservation s\u00e9curis\u00e9e des fichiers \u00e9lectroniques. Seul un\u00a0SAE<\/a>\u00a0permet cette derni\u00e8re. C\u2019est pourquoi il est souvent conseill\u00e9 aux entreprises d\u2019utiliser une GED associ\u00e9e \u00e0 un\u00a0Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique\u00a0pour garantir la disponibilit\u00e9, la confidentialit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 du document sur le court et long terme.<\/p>\n\n\n\n Afin de faciliter la supervision de la GED, des outils, comme des notifications automatiques ou des tableaux de bord, permettent de conna\u00eetre le cycle de vie d\u2019un document. Ils peuvent \u00eatre des aides solides \u00e0 la d\u00e9cision et facilitent le reporting.<\/p>\n\n\n\n Au final, les fonctionnalit\u00e9s de la GED reposent sur l\u2019automatisation du classement interne, une recherche organis\u00e9e des documents, un partage interne et un travail plus collaboratif et une tra\u00e7abilit\u00e9 des modifications apport\u00e9es \u00e0 un document.<\/p>\n\n\n\n Pour \u00eatre efficace, reste \u00e0 l\u2019entreprise de bien former ses collaborateurs. Tous les utilisateurs de la solution doivent \u00eatre conna\u00eetre les r\u00e8gles de gestion des documents et les proc\u00e9dures d\u2019utilisation. Sans oublier de les sensibiliser aux risques de s\u00e9curit\u00e9 li\u00e9s aux documents \u00e9lectroniques et de les informer aux r\u00e8gles de s\u00e9curit\u00e9 en vigueur.<\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez mettre en place une gestion \u00e9lectronique de documents dans votre entreprise ? Contactez un de nos experts<\/a>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" G\u00e9rer, classer, stocker et enfin retrouver tous les documents de son entreprise sans perte de temps, tel est l\u2019objectif de bien des dirigeants. Le recours \u00e0 la Gestion \u00e9lectronique de documents (GED) facilite le fonctionnement des structures et garantit s\u00e9curit\u00e9, confidentialit\u00e9 et tra\u00e7abilit\u00e9 des documents. \u00c0 condition de bien savoir comment elle fonctionne.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517273,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n <\/p>\n\n\n\n La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n \u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n En effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nDe l\u2019indexation au stockage<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Des acc\u00e8s s\u00e9curis\u00e9s<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Un outil \u00e0 compl\u00e9ter par un SAE<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La n\u00e9cessaire formation des collaborateurs<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n
Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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