Par exemple, les documents comptables ou les correspondances commerciales comme les factures doivent \u00eatre conserv\u00e9s dix ans, l\u00e0 o\u00f9 les comptabilisations des horaires des salari\u00e9s se limitent \u00e0 un an. L\u2019entreprise doit \u00eatre en capacit\u00e9 de pr\u00e9senter les documents n\u00e9cessaires en cas de contr\u00f4le fiscal par exemple. Ils servent \u00e9galement en cas de litige avec un client ou un fournisseur.<\/p>\n\n\n\n
Des dur\u00e9es l\u00e9gales inchang\u00e9es<\/strong><\/h3>\n\n\n\nFace \u00e0 ces \u00e9carts de conservation, la num\u00e9risation<\/a> prend tout son sens. Finies les grandes salles d\u2019archives d\u00e9bordant de cartons et de documents, termin\u00e9es aussi les heures de recherche perdues en qu\u00eate d\u2019un bulletin de salaire ou d\u2019une facture. La num\u00e9risation de tout ou partie des documents repr\u00e9sente un r\u00e9el gain de temps et de place.<\/p>\n\n\n\nMais le num\u00e9rique ne modifie pas la dur\u00e9e de conservation des documents. Respecter ces d\u00e9lais constitue la premi\u00e8re \u00e9tape d\u2019un archivage en ad\u00e9quation avec les normes en vigueur et les r\u00e8gles du num\u00e9rique. Ainsi, les exigences envers l\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> apparaissent comme plus importantes puisque l\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de garantir le maintien de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document pendant toute la p\u00e9riode l\u00e9gale de conservation. Elle doit \u00e9galement garantir la tra\u00e7abilit\u00e9 du cycle de vie du document ainsi que sa p\u00e9rennit\u00e9 et sa s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nLes exigences d\u2019une conservation num\u00e9rique<\/strong><\/h3>\n\n\n\nFace \u00e0 la multiplication des cas de cybercriminalit\u00e9, il est crucial pour les entreprises de se doter d\u2019une solution d\u2019archivage \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9e. Cette solution doit offrir des proc\u00e9dures d\u2019acc\u00e8s renforc\u00e9es et un chiffrement des donn\u00e9es sensibles. La solution choisie doit int\u00e9grer des processus d\u2019authentification<\/strong>, comme la signature \u00e9lectronique<\/a>, l\u2019horodatage<\/strong>, et de certification de l\u2019origine du document et de son auteur pour garantir la s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\nLe syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> (SAE) appara\u00eet comme la solution la plus adapt\u00e9e aux obligations l\u00e9gales de conservation des documents impos\u00e9es aux entreprises. Il permet de g\u00e9rer les documents automatiquement en fonction de leurs dur\u00e9es de conservation, de leur nature et sans possibilit\u00e9 de modification ou de destruction non autoris\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n![\"Les](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/01\/normes-archivage-electronique-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nPour assurer une mise en \u0153uvre et une gestion conformes aux normes en vigueur, il est conseill\u00e9 de recourir \u00e0 un expert certifi\u00e9 en archivage<\/strong>. Ce dernier veillera au respect des r\u00e8gles strictes encadrant la num\u00e9risation et les syst\u00e8mes d\u2019archivage \u00e9lectronique (S.A.E.).<\/p>\n\n\n\nPar exemple :<\/p>\n\n\n\n
\n- La norme NF Z 42-026 d\u00e9finit les exigences pour produire des copies num\u00e9riques fid\u00e8les en garantissant leur int\u00e9grit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 des proc\u00e9d\u00e9s tels que l\u2019empreinte num\u00e9rique, l\u2019horodatage et la signature \u00e9lectronique.<\/li>\n\n\n\n
- La certification NF 544 atteste que le processus de d\u00e9mat\u00e9rialisation respecte les crit\u00e8res \u00e9tablis par la norme NF Z 42-026.<\/li>\n\n\n\n
- En ce qui concerne les S.A.E., la certification NF 461<\/a> valide la conformit\u00e9 d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique aux prescriptions de la norme NF Z 42-013, garantissant ainsi la fiabilit\u00e9 et la valeur probante<\/a><\/strong> des documents archiv\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
En adoptant ces normes, les entreprises peuvent garantir la s\u00e9curit\u00e9, l’int\u00e9grit\u00e9 et la conformit\u00e9 l\u00e9gale de leurs archives num\u00e9riques<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\nLes donn\u00e9es personnelles, un enjeu de conservation<\/strong><\/h3>\n\n\n\nAvoir recours \u00e0 un prestataire certifi\u00e9 permet \u00e9galement de se conformer aux r\u00e9glementations li\u00e9es aux donn\u00e9es personnelles. La CNIL rappelle qu\u2019elles ne peuvent pas \u00eatre conserv\u00e9es ind\u00e9finiment, conform\u00e9ment au RGPD et \u00e0 la loi Informatique et Libert\u00e9s. Elle pr\u00e9cise que toute donn\u00e9e personnelle doit \u00eatre supprim\u00e9e ou anonymis\u00e9e d\u00e8s lors que la raison pour laquelle elle a \u00e9t\u00e9 recueillie n\u2019a plus lieu d\u2019\u00eatre. Dans certains cas, la dur\u00e9e de conservation est fix\u00e9e par la r\u00e9glementation. Par exemple, l\u2019article L3243-4 du Code du travail impose \u00e0 l\u2019employeur de conserver un double du bulletin de paie du salari\u00e9 pendant cinq ans.<\/p>\n\n\n\n
Mais dans certain cas, la dur\u00e9e n\u2019est pas fix\u00e9e par la loi. C\u2019est alors au responsable de d\u00e9terminer le traitement du document. En cas de non-respect du principe de conservation limit\u00e9e des donn\u00e9es, l\u2019article 83.5 du RGPD pr\u00e9voit une amende administrative pouvant atteindre jusqu\u2019\u00e0 20 000 000 euros ou, dans le cas d\u2019une entreprise, jusqu\u2019\u00e0 4% du chiffre d\u2019affaires annuel mondial total de l\u2019exercice pr\u00e9c\u00e9dent.<\/p>\n\n\n\n
Reste qu\u2019une m\u00eame donn\u00e9e personnelle peut \u00eatre utilis\u00e9e pour des traitements distincts et pour des dur\u00e9es diff\u00e9rentes. L\u2019archivage ou la suppression de cette donn\u00e9e dans l\u2019un des traitements n\u2019interdit pas de continuer \u00e0 utiliser cette m\u00eame donn\u00e9e dans un autre traitement.<\/p>\n\n\n\n
Ainsi, le prestataire, expert en archivage<\/strong>, pourra alerter l\u2019entreprise qu\u2019un document atteint sa date de conservation l\u00e9gale. Apr\u00e8s accord, les documents conserv\u00e9s peuvent \u00eatre d\u00e9truits sauf s\u2019ils sont n\u00e9cessaires dans le cadre d\u2019un contentieux d\u2019un contentieux administratif ou judiciaire en cours. Le prestataire doit justifier de cette action par la d\u00e9livrance d\u2019une attestation.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Nos experts en d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> vous accompagnent dans votre projet. Contactez-nous<\/a> d\u00e8s maintenant.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"En version num\u00e9rique aussi, archiver ses documents, selon les dur\u00e9es indiqu\u00e9es par la l\u00e9gislation est obligatoire pour les entreprises ou organismes publics.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517282,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n
La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n\u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\nEn effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n![\"AGS](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/ags-defining-client-needs-1024x584.jpg\")
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Mais le num\u00e9rique ne modifie pas la dur\u00e9e de conservation des documents. Respecter ces d\u00e9lais constitue la premi\u00e8re \u00e9tape d\u2019un archivage en ad\u00e9quation avec les normes en vigueur et les r\u00e8gles du num\u00e9rique. Ainsi, les exigences envers l\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> apparaissent comme plus importantes puisque l\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de garantir le maintien de l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document pendant toute la p\u00e9riode l\u00e9gale de conservation. Elle doit \u00e9galement garantir la tra\u00e7abilit\u00e9 du cycle de vie du document ainsi que sa p\u00e9rennit\u00e9 et sa s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Face \u00e0 la multiplication des cas de cybercriminalit\u00e9, il est crucial pour les entreprises de se doter d\u2019une solution d\u2019archivage \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9e. Cette solution doit offrir des proc\u00e9dures d\u2019acc\u00e8s renforc\u00e9es et un chiffrement des donn\u00e9es sensibles. La solution choisie doit int\u00e9grer des processus d\u2019authentification<\/strong>, comme la signature \u00e9lectronique<\/a>, l\u2019horodatage<\/strong>, et de certification de l\u2019origine du document et de son auteur pour garantir la s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Le syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> (SAE) appara\u00eet comme la solution la plus adapt\u00e9e aux obligations l\u00e9gales de conservation des documents impos\u00e9es aux entreprises. Il permet de g\u00e9rer les documents automatiquement en fonction de leurs dur\u00e9es de conservation, de leur nature et sans possibilit\u00e9 de modification ou de destruction non autoris\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Pour assurer une mise en \u0153uvre et une gestion conformes aux normes en vigueur, il est conseill\u00e9 de recourir \u00e0 un expert certifi\u00e9 en archivage<\/strong>. Ce dernier veillera au respect des r\u00e8gles strictes encadrant la num\u00e9risation et les syst\u00e8mes d\u2019archivage \u00e9lectronique (S.A.E.).<\/p>\n\n\n\n Par exemple :<\/p>\n\n\n\n En adoptant ces normes, les entreprises peuvent garantir la s\u00e9curit\u00e9, l’int\u00e9grit\u00e9 et la conformit\u00e9 l\u00e9gale de leurs archives num\u00e9riques<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Avoir recours \u00e0 un prestataire certifi\u00e9 permet \u00e9galement de se conformer aux r\u00e9glementations li\u00e9es aux donn\u00e9es personnelles. La CNIL rappelle qu\u2019elles ne peuvent pas \u00eatre conserv\u00e9es ind\u00e9finiment, conform\u00e9ment au RGPD et \u00e0 la loi Informatique et Libert\u00e9s. Elle pr\u00e9cise que toute donn\u00e9e personnelle doit \u00eatre supprim\u00e9e ou anonymis\u00e9e d\u00e8s lors que la raison pour laquelle elle a \u00e9t\u00e9 recueillie n\u2019a plus lieu d\u2019\u00eatre. Dans certains cas, la dur\u00e9e de conservation est fix\u00e9e par la r\u00e9glementation. Par exemple, l\u2019article L3243-4 du Code du travail impose \u00e0 l\u2019employeur de conserver un double du bulletin de paie du salari\u00e9 pendant cinq ans.<\/p>\n\n\n\n Mais dans certain cas, la dur\u00e9e n\u2019est pas fix\u00e9e par la loi. C\u2019est alors au responsable de d\u00e9terminer le traitement du document. En cas de non-respect du principe de conservation limit\u00e9e des donn\u00e9es, l\u2019article 83.5 du RGPD pr\u00e9voit une amende administrative pouvant atteindre jusqu\u2019\u00e0 20 000 000 euros ou, dans le cas d\u2019une entreprise, jusqu\u2019\u00e0 4% du chiffre d\u2019affaires annuel mondial total de l\u2019exercice pr\u00e9c\u00e9dent.<\/p>\n\n\n\n Reste qu\u2019une m\u00eame donn\u00e9e personnelle peut \u00eatre utilis\u00e9e pour des traitements distincts et pour des dur\u00e9es diff\u00e9rentes. L\u2019archivage ou la suppression de cette donn\u00e9e dans l\u2019un des traitements n\u2019interdit pas de continuer \u00e0 utiliser cette m\u00eame donn\u00e9e dans un autre traitement.<\/p>\n\n\n\n Ainsi, le prestataire, expert en archivage<\/strong>, pourra alerter l\u2019entreprise qu\u2019un document atteint sa date de conservation l\u00e9gale. Apr\u00e8s accord, les documents conserv\u00e9s peuvent \u00eatre d\u00e9truits sauf s\u2019ils sont n\u00e9cessaires dans le cadre d\u2019un contentieux d\u2019un contentieux administratif ou judiciaire en cours. Le prestataire doit justifier de cette action par la d\u00e9livrance d\u2019une attestation.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Nos experts en d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> vous accompagnent dans votre projet. Contactez-nous<\/a> d\u00e8s maintenant.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" En version num\u00e9rique aussi, archiver ses documents, selon les dur\u00e9es indiqu\u00e9es par la l\u00e9gislation est obligatoire pour les entreprises ou organismes publics.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987517282,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n <\/p>\n\n\n\n La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n \u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n En effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nLes exigences d\u2019une conservation num\u00e9rique<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Les donn\u00e9es personnelles, un enjeu de conservation<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n
Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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![\"Handwritten](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/engineering-ledger-archive-1024x584.jpg\")
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