{"id":987517531,"date":"2025-01-22T15:52:35","date_gmt":"2025-01-22T13:52:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/?p=987517531"},"modified":"2025-01-27T10:56:02","modified_gmt":"2025-01-27T08:56:02","slug":"bonnes-pratiques-ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/bonnes-pratiques-ged\/","title":{"rendered":"Bonnes pratiques pour rendre efficace une GED"},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading bpost has-vivid-cyan-blue-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size wp-elements-48541868abc4356decb2ee97d9e06a55\">Mettre en place une gestion \u00e9lectronique de documents n\u00e9cessite de modifier certaines pratiques en interne et d\u2019impliquer directement les collaborateurs. Voici quelques conseils pour r\u00e9ussir votre transition.<\/h2>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/solutions-logicielles\/logiciel-g-e-d\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gestion \u00e9lectronique de documents<\/a> va bousculer votre entreprise et lui apporter bien des avantages. Rendre l\u2019information plus facilement disponible, limiter la circulation de documents papier, centraliser l\u2019ensemble des documents de l\u2019organisation ou encore s\u00e9curiser le stockage et l\u2019acc\u00e8s aux documents.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading has-black-color has-text-color has-link-color wp-elements-8cb96df82003bc334df009f5ba159c29\"><strong>De la r\u00e9flexion \u00e0 la mise en \u0153uvre<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Mais avant d\u2019\u00eatre pleinement efficiente, la GED doit \u00eatre bien pens\u00e9e et organis\u00e9e. Quel est l\u2019objectif de la GED pour l\u2019entreprise&nbsp;? Il faut r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la mani\u00e8re dont les \u00e9quipes devront l\u2019utiliser. La direction doit d\u00e9terminer les param\u00e8tres et les indicateurs cl\u00e9s de performance pour mesure la progression et l\u2019atteinte des objectifs. Avant de vous lancer, il faut \u00e9tablir une liste de tous les types de documents \u00e0 stocker et \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n<p>S\u2019en suit alors une importante prise de d\u00e9cision de la direction pour r\u00e9aliser l\u2019\u00e9tablissement de <a href=\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/audit-documentaire-conseil-archivage\/audit-et-conseil-en-organisation-documentaire\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">r\u00e8gles de gestion des documents<\/a>. Pour une utilisation efficace et coh\u00e9rente, il est n\u00e9cessaire de savoir de quelle mani\u00e8re seront nomm\u00e9s, class\u00e9s, stock\u00e9s et supprim\u00e9s les documents num\u00e9riques. La mise en place par exemple d\u2019une num\u00e9rotation automatique pour certains documents permet de mieux assurer la tra\u00e7abilit\u00e9. Plus globalement, le recours \u00e0 des process automatis\u00e9s permet \u00e9galement de gagner du temps et de limiter les efforts des employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading has-black-color has-text-color has-link-color wp-elements-fdc496072ecb8b3c983f2867543591c2\"><strong><strong>Plus de s\u00e9curit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 plus de formation<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"980\" height=\"383\" src=\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/01\/secure-edm-system-1.jpg\" alt=\"Enhanced Security and Compliance with Electronic Document Management\" class=\"wp-image-987517592\" srcset=\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/01\/secure-edm-system-1.jpg 980w, https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/01\/secure-edm-system-1-480x188.jpg 480w\" sizes=\"(min-width: 0px) and (max-width: 480px) 480px, (min-width: 481px) 980px, 100vw\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>La direction doit \u00e9galement se pencher sur l\u2019aspect s\u00e9curit\u00e9 et savoir qui peut acc\u00e9der aux diff\u00e9rents dossiers, notamment les plus sensibles, qui doivent \u00eatre stock\u00e9s sur un serveur s\u00e9curis\u00e9 pour \u00e9viter toute perte ou tout piratage.<\/p>\n\n\n\n<p>Une fois la GED bien d\u00e9finie, reste une \u00e9tape cruciale&nbsp;: celle de la formation des collaborateurs. Ils seront au centre de l\u2019utilisation du syst\u00e8me et doivent conna\u00eetre les r\u00e8gles de gestion des documents et leurs proc\u00e9dures d\u2019utilisation. Mieux ils seront form\u00e9s, plus ils seront sensibilis\u00e9s aux risques de s\u00e9curit\u00e9 li\u00e9s aux documents \u00e9lectroniques.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour faciliter leur apprentissage, mieux vaut opter pour une interface utilisateur simple et intuitive, avec un recours \u00e0 un minimum de clics. Un syst\u00e8me efficient permet aux administrateurs et aux utilisateurs de ne voir que les \u00e9l\u00e9ments n\u00e9cessaires pour accomplir leurs t\u00e2ches.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-link-color wp-elements-ed73593958e8f7d2f7c1013f45faa844\" style=\"font-size:14px\"><strong>Vous souhaitez mettre en place un logiciel de G.E.D&nbsp;?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong><a href=\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/contactez-nous\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Contactez nos experts<\/a> <span style=\"color:#000\">pour un accompagnement sur mesure de votre projet<\/span><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mettre en place une gestion \u00e9lectronique de documents n\u00e9cessite de modifier certaines pratiques en interne et d\u2019impliquer directement les collaborateurs. Voici quelques conseils pour r\u00e9ussir votre transition. 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