Loin de complexifier le travail des RH avec une mise en ligne des documents, le coffre-fort participe \u00e0 la simplification des t\u00e2ches des collaborateurs et diminue les actions chronophages de l\u2019\u00e9quipe RH. La remise des documents est plus facile, se fait en temps et en heure gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation, et leur acc\u00e8s se fait \u00e0 tout moment et m\u00eame en dehors de l\u2019entreprise. \u00c0 la cl\u00e9 \u00e9galement, une solution de coffre-fort num\u00e9rique<\/a> r\u00e9duit l\u2019empreinte \u00e9cologique de l\u2019entreprise et am\u00e9liore la marque employeur.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Si le coffre-fort se fait conna\u00eetre des collaborateurs en premi\u00e8re instance pour les bulletins de paye (loi El Khomri de 2017), il est loin d\u2019avoir cette seule fonction. Le salari\u00e9 a la possibilit\u00e9 d\u2019int\u00e9grer dans son coffre-fort \u00e9lectronique tous les\u00a0documents num\u00e9riques\u00a0qu\u2019il souhaite, allant des documents d\u2019imposition \u00e0 ceux de la mutuelle en passant par ses contrats de travail ou des copies de pi\u00e8ces d\u2019identit\u00e9. Une mani\u00e8re de centraliser<\/strong> sa gestion et de pouvoir classer les documents en fonction des organismes ou de la th\u00e9matique ou encore de les partager en toute s\u00e9curit\u00e9 avec un tiers de confiance<\/strong>. Le coffre-fort propose \u00e9galement des fonctionnalit\u00e9s personnalisables pour faciliter les \u00e9changes avec les \u00e9quipes RH.<\/p>\n\n\n\n La mise en \u0153uvre du coffre-fort \u00e9lectronique est encadr\u00e9e par plusieurs r\u00e9glementations et normes. La norme NF Z42-020 d\u00e9finit les sp\u00e9cificit\u00e9s fonctionnelles que le coffre-fort num\u00e9rique doit poss\u00e9der pour garantir la confidentialit\u00e9, l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 des donn\u00e9es num\u00e9riques conserv\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Le coffre-fort \u00e9lectronique est espace d\u2019archivage \u00e0 valeur probatoire<\/a>, s\u00e9curis\u00e9 pour stocker, ranger et recevoir des documents sous un format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9. Il est prot\u00e9g\u00e9 par un syst\u00e8me de cryptage r\u00e9pondant \u00e0 des conceptions complexes pour assurer un niveau de s\u00e9curit\u00e9 optimal. Afin de le renforcer encore, les diff\u00e9rents mod\u00e8les de coffre-fort proposent des options comme l\u2019horodatage, la double authentification ou la signature \u00e9lectronique<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Si c\u2019est l\u2019employeur qui met \u00e0 disposition des salari\u00e9s un coffre-fort num\u00e9rique, ce dernier appartient bel et bien \u00e0 chacun des collaborateurs. Son contenu est donc strictement personnel et confidentiel. Lorsqu\u2019un salari\u00e9 quitte l\u2019entreprise, son coffre-fort reste le sien. L\u2019article 20 du RGPD reconna\u00eet des droits d\u2019information<\/strong>, de modification<\/strong>, de suppression<\/strong> et de portabilit\u00e9 des donn\u00e9es personnelles<\/strong>. Selon le \u00ab\u202fdroit \u00e0 la portabilit\u00e9\u202f\u00bb, les donn\u00e9es personnelles doivent pouvoir \u00eatre transf\u00e9rables via des moyens automatis\u00e9s, avec l\u2019accord de la personne \u00e0 qui elles appartiennent.<\/p>\n\n\n\n En fonction de la solution choisie, le coffre-fort \u00e9lectronique poss\u00e8de une capacit\u00e9 qui peut aller de quelques giga-octets \u00e0 plusieurs t\u00e9raoctets. Elle varie en fonction du fournisseur et du plan choisi par l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n Le Syst\u00e8me d’Archivage \u00c9lectronique<\/a> et le coffre-fort num\u00e9rique ont pour point commun d\u2019\u00eatre tous les deux des outils de conservation et de maintien de la\u00a0valeur probante. Mais leurs usages diff\u00e8rent ainsi que leur cadre l\u00e9gal. D\u2019un c\u00f4t\u00e9, le coffre-fort num\u00e9rique sert \u00e0 la conservation des documents \u00e9lectroniques pour une dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e par la l\u00e9gislation. Le\u00a0S.A.E\u00a0a lui plut\u00f4t vocation \u00e0 p\u00e9renniser les documents archiv\u00e9s, avec un acc\u00e8s limit\u00e9 \u00e0 un certain nombre d\u2019utilisateurs. Il sert \u00e0 produire les \u00e9l\u00e9ments de preuve et de tra\u00e7abilit\u00e9 des \u00e9v\u00e9nements en cas de contr\u00f4le administratif ou de contentieux juridique et constitue ainsi le plus haut niveau de s\u00e9curisation. Le S.A.E va plus loin que le coffre-fort et prend en compte tout le processus d\u2019archivage \u00e9lectronique. Le coffre-fort est finalement un composant d\u2019un S.A.E.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d’archivage \u00e9lectronique certifi\u00e9es ? Contact<\/a>ez<\/a> nos experts pour prendre RDV<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Illustration num\u00e9rique du coffre-fort physique, la version \u00e9lectronique est un service en ligne d\u2019archivage des donn\u00e9es et des documents comme les bulletins de paye ou les contrats clients. Si cette solution fluidifie les \u00e9changes dans l\u2019entreprise, elle cristallise de nombreuses questions et id\u00e9es re\u00e7ues. Nos experts font le tri et vous \u00e9clairent sur ce qu\u2019est vraiment cet outil indispensable \u00e0 l\u2019heure de la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":987517625,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n <\/p>\n\n\n\n La Direction Interd\u00e9partementale des Routes M\u00e9diterran\u00e9e<\/a> (DIR-MED) est l\u2019une des onze directions interd\u00e9partementales des routes de France m\u00e9tropolitaine, services d\u00e9centralis\u00e9s du Minist\u00e8re de la Transition \u00c9cologique. Elle assure l\u2019exploitation, l\u2019entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilom\u00e8tres de routes nationales et autoroutes non conc\u00e9d\u00e9es r\u00e9partis sur les r\u00e9gions Provence-Alpes-C\u00f4te d'Azur et Occitanie.<\/p>\n\n\n\n \u00ab La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu\u2019elle poss\u00e9dait vraiment et de num\u00e9riser une partie des documents pour les ing\u00e9nieurs<\/em> \u00bb, souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n En effet, confront\u00e9e comme bien des administrations \u00e0 des difficult\u00e9s pour assurer un inventaire pr\u00e9cis de ses fonds d\u2019archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficult\u00e9s auxquelles ses ing\u00e9nieurs et techniciens en charge de l\u2019entretien et de l\u2019am\u00e9nagement des routes \u00e9taient confront\u00e9s faute d\u2019acc\u00e8s aux archives. Ils avaient principalement recours \u00e0 des outils num\u00e9riques, mais passaient \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d\u2019autant plus dommageable que le fonds d\u2019archives retrace l\u2019histoire des politiques de d\u00e9placement et d\u2019am\u00e9nagement urbain et l\u2019av\u00e8nement de grands axes routiers, ainsi que l\u2019histoire des techniques de construction.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n\u00ab Le coffre-fort \u00e9lectronique ne sert qu\u2019\u00e0 recevoir les bulletins de paye \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00ab On ne conna\u00eet pas l\u2019origine des documents conserv\u00e9s le coffre-fort \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00ab Le coffre-fort peut \u00eatre une solution violable \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00ab Le coffre-fort ne garantit aucune confidentialit\u00e9, car il est li\u00e9 \u00e0 l\u2019entreprise \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00ab La capacit\u00e9 du coffre-fort num\u00e9rique est limit\u00e9e \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00ab Un coffre-fort, c\u2019est comme un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique \u00bb<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La DIR-MED a longtemps conserv\u00e9 des documents uniques dans son fonds d\u2019archives physiques, mais faute d\u2019une indexation pr\u00e9cise, les recherches et les consultations \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre efficaces. L\u2019intervention des experts d\u2019AGS Records Management a permis de faciliter le travail des \u00e9quipes de la DIR-MED et de r\u00e9v\u00e9ler une partie du patrimoine fran\u00e7ais.<\/h2>\n\n\n\n
Aider le client \u00e0 d\u00e9finir ses besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
![\"AGS](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/ags-defining-client-needs-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n
![\"Handwritten](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/11\/engineering-ledger-archive-1024x584.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n