L\u2019\u00e9volution rapide de l\u2019intelligence artificielle offre de nouvelles perspectives dans de nombreux domaines, mais tout particuli\u00e8rement dans l\u2019archivage<\/strong><\/a> et la gestion documentaire<\/a><\/strong>. Et pour cause\u00a0: gr\u00e2ce \u00e0 elle, l\u2019\u00e9tape d\u2019extraction des donn\u00e9es et de reconnaissance intelligente des caract\u00e8res (ICR) r\u00e9volutionne la mani\u00e8re dont sont d\u00e9sormais g\u00e9r\u00e9s les documents num\u00e9ris\u00e9s. Avec \u00e0 la cl\u00e9 de r\u00e9els gains en termes d\u2019efficacit\u00e9, de pr\u00e9cision et de temps pour les entreprises.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n L\u2019extraction de donn\u00e9es dans l\u2019archivage<\/a> permet de rendre les informations plus accessibles et exploitables, facilitant ainsi la recherche et la prise de d\u00e9cisions inform\u00e9es. Elle fait partie des \u00e9tapes n\u00e9cessaires et compl\u00e9mentaires \u00e0 la num\u00e9risation<\/a>. Elle valorise les donn\u00e9es<\/strong> contenues dans chaque document et permet ainsi de mieux les traiter, les stocker, et les r\u00e9utiliser au besoin.<\/p>\n\n\n\n Les donn\u00e9es soumises \u00e0 l\u2019extraction sont soit textuelles (tout texte contenu dans un rapport, un contrat, un email\u2026) soit num\u00e9riques (des chiffres, des pourcentages, des dates ou encore des num\u00e9ros de s\u00e9rie, inclus dans des bases de donn\u00e9es, des tableaux ou des relev\u00e9s financiers). Certaines donn\u00e9es sont structur\u00e9es<\/strong>, car elles appartiennent \u00e0 un document dont la structure a \u00e9t\u00e9 valid\u00e9e (comme un questionnaire ou une facture).<\/p>\n\n\n\n D\u2019autres sont dites non structur\u00e9es, car elles se trouvent dans un document dont le format n\u2019est pas pr\u00e9\u00e9tabli, comme des publications sur les r\u00e9seaux sociaux ou des textes scann\u00e9s. L\u2019extraction de donn\u00e9es ne concerne pas uniquement les documents compos\u00e9s de chiffres et de mots. Ce processus peut \u00e9galement \u00eatre mis en \u0153uvre pour extraire des informations des images, des vid\u00e9os et des fichiers audio.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Elle s\u2019effectue apr\u00e8s une identification des sources, l\u2019\u00e9limination des doublons et le nettoyage des documents. L\u2019extraction se r\u00e9alise gr\u00e2ce \u00e0 des outils sp\u00e9cifiques comme l\u2019analyse syntaxique (parsing) ou l\u2019utilisation de logiciels d\u2019intelligence artificielle.<\/p>\n\n\n\n Reste que la mise en place d\u2019un processus d\u2019extraction des donn\u00e9es r\u00e9pond \u00e0 certains d\u00e9fis auxquels seule une solution flexible et adapt\u00e9e peut r\u00e9pondre. Principal d\u00e9fi : la qualit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong> et la pr\u00e9cision du processus<\/strong>. Il est \u00e9galement n\u00e9cessaire de pouvoir r\u00e9pondre \u00e0 la complexit\u00e9 des documents non structur\u00e9s et la multitude des formats. La croissance des donn\u00e9es n\u00e9cessite de suivre l\u2019\u00e9volution des bases de l\u2019entreprise, de r\u00e9pondre \u00e0 l\u2019h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 des sources de donn\u00e9es et d\u2019\u00eatre en mesure de mettre en place des proc\u00e9dures visant \u00e0 d\u00e9tecter et \u00e0 corriger d\u2019\u00e9ventuelles erreurs.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Le recours \u00e0 l\u2019intelligence artificielle permet d\u2019optimiser les processus d\u2019extraction<\/strong> et de reconnaissance des donn\u00e9es<\/strong>. La Reconnaissance Intelligente de Caract\u00e8res (Intelligent Character Recognition ou ICR) joue un r\u00f4le cl\u00e9 dans l’extraction de donn\u00e9es, surtout lors du traitement de documents papier ou num\u00e9ris\u00e9s. Elle aide \u00e0 la conversion des documents manuscrits ou imprim\u00e9s en texte num\u00e9rique. Gr\u00e2ce \u00e0 des algorithmes avanc\u00e9s, elle am\u00e9liore la pr\u00e9cision de l\u2019extraction des donn\u00e9es en reconnaissant des caract\u00e8res divers, m\u00eame ceux mal \u00e9crits par exemple. La technologie va m\u00eame plus loin et analyse le contexte des donn\u00e9es pour extraire des informations sp\u00e9cifiques de mani\u00e8re plus efficace.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Boost\u00e9e \u00e0 l\u2019intelligence artificielle, l\u2019extraction de donn\u00e9es est plus pertinente et peut \u00eatre plus vaste. Elle peut traiter une plus grande quantit\u00e9 de documents archiv\u00e9s. La recherche d\u2019informations est \u00e9galement am\u00e9lior\u00e9e, ainsi que la gestion des donn\u00e9es non structur\u00e9es. L\u2019extraction de donn\u00e9es apporte beaucoup \u00e0 une entreprise. En plus d\u2019automatiser<\/strong> et d\u2019optimiser ses process<\/strong> en supprimant le risque d\u2019erreurs, elle permet d\u2019enrichir ses bases de donn\u00e9es avec des informations difficilement accessibles naturellement, d\u2019optimiser la classification de sa base documentaire ou encore de valoriser ses archives. <\/p>\n\n\n\n Apr\u00e8s l\u2019extraction, les donn\u00e9es doivent \u00eatre structur\u00e9es et organis\u00e9es dans un format exploitable, souvent en bases de donn\u00e9es ou en tableaux afin de faciliter leur consultation. Les donn\u00e9es extraites font ensuite l\u2019objet d\u2019analyses, sont stock\u00e9es de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e puis archiv\u00e9es selon les r\u00e9glementations et les besoins des entreprises.<\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez optimiser et valoriser le traitement des donn\u00e9es de votre entreprise et gagner en efficacit\u00e9 ? 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Pour preuve : le march\u00e9 mondial de l\u2019externalisation est en pleine expansion.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n L\u2019externalisation des processus m\u00e9tier correspond \u00e0 la d\u00e9l\u00e9gation de certains processus internes par des prestataires ou fournisseurs sp\u00e9cialis\u00e9s. Aussi appel\u00e9e BPO pour Business Process Outsourcing, cette technique d\u2019externalisation se d\u00e9cline en trois m\u00e9thodes diff\u00e9rentes : l\u2019externalisation onshore (le prestataire est situ\u00e9 dans le m\u00eame pays), l\u2019externalisation nearshore (le prestataire est situ\u00e9 dans des pays limitrophes) et l\u2019externalisation offshore (le prestataire est situ\u00e9 dans des pays \u00e9loign\u00e9s g\u00e9ographiquement).<\/p>\n\n\n\n Le BPO repose sur le principe de d\u00e9l\u00e9gation de la charge administrative<\/strong>. Il r\u00e9pond ainsi aux enjeux cruciaux pour les entreprises de meilleure performance, de diminution des co\u00fbts de production, d\u2019optimisation de la flexibilit\u00e9 organisationnelle et le renforcement de la productivit\u00e9. Pour beaucoup d\u2019organisation, il permet d\u2019int\u00e9grer les nouvelles technologies<\/strong> plus facilement pour automatiser les processus m\u00e9tier et ainsi progresser dans la digitalisation des processus documentaires<\/a>.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n En parall\u00e8le du BPO, le BPA (Business Process Automation) renvoie \u00e0 toutes les m\u00e9thodes et technologies d\u00e9ploy\u00e9es afin d\u2019automatiser les processus m\u00e9tier. Elle permet d\u2019automatiser les workflows et ainsi de r\u00e9duire le recours aux t\u00e2ches manuelles \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e. Elle recouvre des technologies de pointe et utilise l\u2019intelligence artificielle notamment afin d\u2019automatiser les processus. Parmi les technologies utilis\u00e9es se trouvent par exemple la RPA (Robotic Process Automation), le BPM (Business Process Management), la DPA (Digital Process Automation) ou l\u2019IPA (Intelligent Process Automation). Le BPO et le BPA permettent d\u2019allier l\u2019externalisation et l\u2019automatisation dans certains services de l\u2019entreprise. Elle permet notamment de r\u00e9duire les d\u00e9lais<\/strong> de traitement des demandes des clients.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Les t\u00e2ches concern\u00e9es par ce qu\u2019on nomme aussi l\u2019outsourcing se divisent en deux cat\u00e9gories principales : d\u2019un c\u00f4t\u00e9 les op\u00e9rations de front office (commerciales, comme la vente, le marketing ou le service technique) et de l\u2019autre c\u00f4t\u00e9 le back office avec les t\u00e2ches administratives qui concernent avant tout les Directions Financi\u00e8res<\/a> ou des Ressources Humaines<\/a> de l\u2019entreprise. Certaines activit\u00e9s ne peuvent pas \u00eatre sous-trait\u00e9es comme le recrutement au sens large, mais d\u2019autres fonctions RH comme la paie ou la formation peuvent \u00eatre automatis\u00e9es. Des missions comme la comptabilit\u00e9, la r\u00e9daction de contenus ou encore le r\u00e9f\u00e9rencement web font partie des actions que le BPO peut g\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n Plusieurs m\u00e9thodes permettent aux entreprises de d\u00e9finir les services \u00e0 externaliser ou non, comme la m\u00e9thode des 3C : pour \u00eatre sous-trait\u00e9e, une activit\u00e9 doit \u00eatre chronophage, complexe et circonscrite. Mais seule une solide strat\u00e9gie d\u00e9finie par la direction de l\u2019entreprise et le sous-traitant permet de s\u00e9lectionner les activit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n L\u2019externalisation des processus m\u00e9tier pr\u00e9sente des avantages notables pour les entreprises, \u00e0 commencer par la r\u00e9duction des co\u00fbts<\/strong>, puisqu\u2019en faisant appel \u00e0 des prestataires sp\u00e9cialis\u00e9s<\/strong>, elles r\u00e9alisent des \u00e9conomies en centralisant les actions des collaborateurs sur les t\u00e2ches \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e. Les co\u00fbts de recrutement sont \u00e9galement r\u00e9duits. En parall\u00e8le, la productivit\u00e9 de l\u2019entreprise est am\u00e9lior\u00e9e et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es am\u00e9lior\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 des solutions logicielles comme le S.A.E<\/a>. Faire appel \u00e0 un expert sp\u00e9cialis\u00e9 en d\u00e9mat\u00e9rialisation des donn\u00e9es<\/strong> devient incontournable face \u00e0 l\u2019\u00e9volution constante du secteur.<\/p>\n\n\n\nL\u2019extraction pour mieux valoriser les donn\u00e9es<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"Archivage](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/numerisation-de-documents-1.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nDes d\u00e9fis de grande ampleur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"Les](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/Les-efis-de-la-numerisation-Des-documents-1.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nLa r\u00e9ponse de l\u2019intelligence artificielle avec l\u2019ICR<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"Comment](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/utiliser-le-ICR-pour-numeriser-des-documents-1.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nUne avanc\u00e9e majeure pour les entreprises<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Dans un monde marqu\u00e9 par la comp\u00e9titivit\u00e9 et la d\u00e9mat\u00e9rialisation des donn\u00e9es, les entreprises cherchent \u00e0 optimiser les t\u00e2ches principales et secondaires des diff\u00e9rents services. Pour faciliter leur gestion, elles font de plus en plus appel \u00e0 des prestataires ext\u00e9rieurs sp\u00e9cialis\u00e9s dans la gestion documentaire en externalisant leurs processus m\u00e9tier, quels que soient le secteur et le domaine d\u2019activit\u00e9. Explications.<\/h2>\n\n\n\n
D\u00e9l\u00e9guer la charge administrative<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/optimisation-gestion-administrative.webp\")
<\/figure>\n\n\n\nAutomatiser les processus m\u00e9tier<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"R\u00e9duisez](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/automatisation-processus-metier.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nS\u00e9lectionner les activit\u00e9s \u00e0 sous-traiter<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/02\/banner.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nSuivre l\u2019\u00e9volution de la transformation digitale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n