{"id":987519115,"date":"2025-04-16T16:39:03","date_gmt":"2025-04-16T14:39:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/?p=987519115"},"modified":"2025-04-17T15:43:23","modified_gmt":"2025-04-17T13:43:23","slug":"chp-sainte-marie-archives-medicales-optimisees","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/chp-sainte-marie-archives-medicales-optimisees\/","title":{"rendered":"Externalisation d’archives m\u00e9dicales : Retour d’exp\u00e9rience du Centre hospitalier priv\u00e9 Sainte-Marie du Groupe Vivalto"},"content":{"rendered":"\n

Face \u00e0 des enjeux de conservation l\u00e9gale et de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es sensibles de sant\u00e9, g\u00e9rer les dossiers patients constitue un r\u00e9el d\u00e9fi pour les h\u00f4pitaux et les cliniques, en constante recherche d\u2019espace. Le recours \u00e0 l\u2019externalisation par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un prestataire sp\u00e9cialis\u00e9 dans la conservation d\u2019archives m\u00e9dicales devient.<\/h2>\n\n\n\n

Le Centre hospitalier priv\u00e9 (CHP) Sainte-Marie d\u2019Osny qui appartient au Groupe Vivalto l\u2019a bien compris et fait appel \u00e0 AGS Records Management depuis de nombreuses ann\u00e9es pour externaliser ses archives m\u00e9dicales et administratives, mais pas que\u2026Retour d\u2019exp\u00e9rience.<\/p>\n\n\n\n

Cr\u00e9\u00e9 en 1930, le CHP Sainte-Marie d\u2019Osny propose une offre de soins sp\u00e9cialis\u00e9e en chirurgie et en canc\u00e9rologie au c\u0153ur d\u2019un p\u00f4le de sant\u00e9 de 8 hectares. Avec 186 lits et places, 53 410 journ\u00e9es d\u2019hospitalisation \/ an et 39 055 passages aux Urgences son activit\u00e9 ne cesse de cro\u00eetre. Et le nombre des dossiers m\u00e9dicaux<\/a> et des documents administratifs \u00e9galement.<\/p>\n\n\n\n

Port\u00e9e par une d\u00e9marche d\u2019am\u00e9lioration continue de la qualit\u00e9 et de la s\u00e9curit\u00e9 des soins, l\u2019\u00e9quipe dirigeante du CHP Sainte-Marie a fait appel \u00e0 AGS Records Management pour la gestion de ses archives m\u00e9dicales<\/a> comme administratives d\u00e8s 2005.<\/p>\n\n\n\n

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Le passage du bornage \u00e0 l\u2019inventaire exhaustif<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

\u00c0 l\u2019\u00e9poque, comme dans de nombreuses cliniques en France, la m\u00e9thodologie d\u2019archivage<\/strong> se faisait au bornage, avec un inventaire<\/strong> peu pr\u00e9cis et un d\u00e9faut de datation de certains documents rendant difficile la recherche des dossiers demand\u00e9s. \u00c0 son arriv\u00e9e, Simon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS Records Management, a propos\u00e9 de changer le mode d\u2019inventaire des prochaines externalisations en passant \u00e0 l\u2019inventaire exhaustif<\/strong>, destin\u00e9 \u00e0 ne laisser aucune unit\u00e9 non document\u00e9e, et offrant ainsi une vision compl\u00e8te et pr\u00e9cise des archives externalis\u00e9es<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Si pendant longtemps les dossiers patients \u00e9taient conserv\u00e9s cinq ans au sein du service archives du CHP Sainte-Marie, cette dur\u00e9e a diminu\u00e9 au fil du temps, pour atteindre aujourd\u2019hui deux ans. <\/p>\n\n\n\n

\u00ab Le d\u00e9ploiement de nouvelles activit\u00e9s explique l\u2019augmentation du nombre de patients au CHP Sainte-Marie<\/em> \u00bb, indique Catherine G., responsable administrative du CHP Sainte-Marie. Tandis que \u00ab l\u2019espace de stockage<\/em><\/strong> li\u00e9 aux archives se r\u00e9duit et nous avons toujours besoin de plus de place<\/em> \u00bb, souligne Martine L., agent du service archives du CHP Sainte-Marie.<\/p>\n\n\n\n

Au total, le CHP Sainte-Marie externalise une fois par an entre 15 000<\/strong> et 20 000<\/strong> dossiers chez AGS Records Management. <\/p>\n\n\n\n

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S\u2019adapter aux particularit\u00e9s clients<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

\u00ab Nous sommes toujours en relation avec les m\u00eames \u00e9quipes chez AGS RM et c\u2019est tr\u00e8s appr\u00e9ciable puisqu\u2019elles connaissent nos fonctionnements, nos probl\u00e9matiques et sont tr\u00e8s pr\u00e9sentes pour am\u00e9liorer au quotidien notre gestion des archives<\/em> \u00bb, assure Catherine G.<\/p>\n\n\n\n

\"D\u00e9couvrez<\/a><\/figure>\n\n\n\n

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Une consultation des archives plus fluide<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Ainsi, les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management ont propos\u00e9 au CHP Sainte-Marie de g\u00e9rer la consultation de leurs archives externalis\u00e9es<\/strong> via un logiciel de gestion des archives<\/a><\/a>. En trois clics, les \u00e9quipes peuvent demander un dossier et le recevoir d\u00e8s le lendemain ou surlendemain en fonction de l\u2019heure de commande.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Nous appr\u00e9cions la praticit\u00e9 du logiciel et la r\u00e9activit\u00e9 de la livraison par AGS Records Management, assure Martine L. Sans compter que si nous rencontrons la moindre difficult\u00e9 de recherche, il suffit d\u2019un \u00e9change de mails avec l\u2019\u00e9quipe et nous recevons notre dossier<\/em> \u00bb. <\/p>\n\n\n\n

Un travail interne au CHP Sainte-Marie s\u2019appuyant sur le logiciel Mediboard a permis d\u2019informatiser le dossier administratif et le dossier de soins de chaque patient, r\u00e9duisant les besoins de consultation des archives<\/strong>, ainsi que les co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la livraison des documents.<\/p>\n\n\n\n

 \u00ab Nous sommes pass\u00e9s de 40 dossiers command\u00e9s par jour \u00e0 seulement quelques-uns chaque mois, assure Catherine G. La digitalisation du dossier patient<\/strong> a permis de r\u00e9organiser notre travail en interne et de positionner les \u00e9quipes d\u2019archivage sur des missions \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

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Une destruction des documents encadr\u00e9e<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La destruction des documents externalis\u00e9s dont la Dur\u00e9e d’Utilit\u00e9 Administrative (DUA) est \u00e9chue est une op\u00e9ration qui permet de diminuer les volumes stock\u00e9s<\/strong> et ainsi de r\u00e9aliser des \u00e9conomies importantes sur les factures de conservation.<\/p>\n\n\n\n

AGS Records Management m\u00e8ne cette campagne annuelle en \u00e9troite collaboration avec Catherine G. Le Service Relation Client lui envoie un fichier s\u00e9lectionnant les archives dont la DUA est \u00e9chue. Il s\u2019agit notamment de documents administratifs, car les DUA sont plus courtes que les dossiers m\u00e9dicaux<\/strong>, qui doivent \u00eatre conserv\u00e9s 20 ans.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Une fois mon aval re\u00e7u, les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management proc\u00e8dent \u00e0 la destruction et l\u2019impactent ensuite sur la facturation de conservation. La destruction permet \u00e9galement de d\u00e9gager suffisamment de moyens pour r\u00e9aliser d\u2019autres externalisations<\/em> \u00bb. indique la Responsable Administratif du CHP Sainte-Marie.<\/p>\n\n\n\n

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Un suivi assidu de l\u2019\u00e9volution des probl\u00e9matiques clients<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

D\u2019autres projets pourraient voir le jour entre le CHP Sainte-Marie et AGS Records Management. Simon Ostermann conna\u00eet les probl\u00e9matiques du CHP Sainte-Marie et r\u00e9fl\u00e9chit r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 des solutions pour all\u00e9ger la gestion des archives<\/strong> de l\u2019institution.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Il nous alerte sur les bonnes pratiques<\/strong> concernant la gestion des archives m\u00e9dicales et administratives. Le service archives du CHP Sainte-Marie a gagn\u00e9 en comp\u00e9tences sur le sujet, et nous avons mis en place des process performants et plus aboutis<\/em> \u00bb, souligne Catherine G.<\/p>\n\n\n\n

\"D\u00e9couvrez<\/figure>\n\n\n\n

Ce r\u00f4le de conseil en archivage<\/a> est un atout pour le CHP Sainte-Marie dans la gestion de ses archives m\u00e9dicales et administratives.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab La fid\u00e9lisation des clients d\u2019AGS Records Management passe avant tout par une personnalisation des prestations et une r\u00e9ponse adapt\u00e9e \u00e0 chacune de leurs probl\u00e9matiques. C\u2019est le gage d\u2019une relation durable et de confiance<\/em> \u00bb. souligne Simon Ostermann<\/p>\n\n\n\n

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Des projets visant \u00e0 optimiser la gestion des dossiers patients<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Le CHP Sainte-Marie poss\u00e8de un fonds d\u2019archives<\/strong> tr\u00e8s ancien qui est insuffisamment dat\u00e9 et document\u00e9 occupant un important espace de conservation<\/strong>. AGS Records Management travaille actuellement sur un projet visant \u00e0 num\u00e9riser int\u00e9gralement ce fonds d\u2019archives puis \u00e0 proposer la destruction des dossiers patients dont la DUA est \u00e9chue, avec \u00e0 la cl\u00e9 une baisse substantielle du co\u00fbt de conservation<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab La d\u00e9marche envisag\u00e9e peut se renforcer avec le versement des dossiers patients num\u00e9ris\u00e9s dans WIDOSAE\u00ae, notre syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/strong>, qui peut servir de concentrateur des documents num\u00e9ris\u00e9s et nativement num\u00e9riques pour assurer leur valeur probante<\/strong>. <\/em>\u00bb indique Simon Ostermann.<\/p>\n\n\n\n

Ainsi, l\u2019int\u00e9gration compl\u00e8te en copie fiable<\/strong> permettra aux documents du CHP Sainte-Marie de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une garantie juridique solide. Et la connexion de Mediboard utilis\u00e9 par le CHP Sainte-Marie avec le syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> WIDOSAE\u00ae<\/strong> optimisera encore mieux la gestion des dossiers patients.<\/p>\n\n\n\n

Gagnez en espace, en s\u00e9curit\u00e9 et en efficacit\u00e9 dans la gestion de vos archives m\u00e9dicales. Contactez-nous d\u00e8s aujourd\u2019hui pour une solution sur-mesure et conforme \u00e0 vos exigences ! \ud83d\ude80<\/p>\n\n\n\n

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Contactez-nous<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Aujourd\u2019hui, AGS Records Management accompagne le CHP Sainte-Marie sur la conservation<\/strong>, la prise en charge<\/strong> et la communication<\/strong> de ses archives physiques<\/a>. Mais les \u00e9quipes sont \u00e9galement force de proposition afin de s\u2019adapter aux demandes pr\u00e9cises de ce client.<\/p>\n\n\n\n