<\/p>\n\n\n\n
Une entreprise re\u00e7oit et \u00e9met une multitude des documents tout au long de la journ\u00e9e tels que des factures fournisseurs<\/strong>, des courriers, des contrats, des bulletins de paie<\/strong>… Cette gestion peut rapidement devenir un fardeau en termes de volum\u00e9trie et de complexit\u00e9 entrainant une perte de temps et d\u2019argent du c\u00f4t\u00e9 des \u00e9quipes.<\/p>\n\n\n\n Une mauvaise gestion de l\u2019information a pour effets n\u00e9gatifs une inefficacit\u00e9 dans les flux de travail avec des documents mal class\u00e9s ou perdus, une perte de productivit\u00e9, une s\u00e9curit\u00e9 des informations amoindrie et des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires avec un stockage physique des documents non optimis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Pour d\u00e9terminer la solution la plus adapt\u00e9e, il est essentiel de cartographier et identifier<\/strong> les diff\u00e9rents flux de documents. Ces flux d\u00e9finis comme des processus organis\u00e9s qui guident le mouvement des documents et des informations \u00e0 travers une organisation, sont essentiel \u00e0 un syst\u00e8me de gestion du contenu efficace.<\/p>\n\n\n\n Les flux entrants<\/strong> correspondent aux documents physiques ou num\u00e9riques qui entrent dans l\u2019entreprise, quand les sortants sortent de l\u2019entreprise. On y classe par exemple les factures clients et fournisseurs<\/strong>, les commandes, les bons de livraison ou encore les contrats ou r\u00e9clamations.<\/p>\n\n\n\n La r\u00e9ception de ces documents n\u00e9cessite un traitement initial pour les trier puis les transf\u00e9rer au bon service. Ces documents entrent alors dans les flux circulants<\/strong>, qui correspondent aux flux internes \u00e0 l\u2019entreprise. Selon le service destinataire et sa nature, le document prend diff\u00e9rents chemins. Pour exemple, une facture fournisseur sera achemin\u00e9e vers le service comptabilit\u00e9<\/strong> avant d\u2019\u00eatre valid\u00e9e pour d\u00e9clencher le paiement du fournisseur. De son c\u00f4t\u00e9, une commande client sera elle, envoy\u00e9e directement au service commercial qui cr\u00e9era un bon de commande. Ce bon passera par le service technique et le service livraison qui \u00e9ditera le bon de livraison.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Chaque document, une fois cr\u00e9\u00e9\/re\u00e7u et trait\u00e9, aura un sort diff\u00e9rent : soit il sera d\u00e9truit, car jug\u00e9 plus utile, ou envoy\u00e9 et sortira de l\u2019entreprise, soit sera archiv\u00e9 et entrent dans la derni\u00e8re cat\u00e9gorie de flux, dormants. Ils regroupent tous les documents qui ne sont plus trait\u00e9s, mais qui doivent \u00eatre conserv\u00e9s<\/strong> pour \u00eatre \u00e9ventuellement consult\u00e9s. La dur\u00e9e de conservation<\/a> d\u00e9pend du type de document, de la l\u00e9gislation en vigueur, du risque et du choix du responsable des archives<\/strong> de le conserver ou non en dehors de tout texte l\u00e9gislatif.<\/p>\n\n\n\n Toutes ces \u00e9tapes de traitement n\u00e9cessitent du temps, de l\u2019\u00e9nergie, du personnel et donc des co\u00fbts. Afin de rendre les proc\u00e9dures plus fluides, la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong> vise \u00e0 r\u00e9duire les t\u00e2ches chronophages et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e telle que la distribution du courrier, la mise sous pli ou encore la validation manuelle d\u2019un document. La num\u00e9risation<\/a> permet de convertir les documents physiques en version num\u00e9rique facilitant (ou simplifiant) leur gestion. Ainsi, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les t\u00e2ches r\u00e9ellement essentielles de leur mission. L\u2019automatisation des t\u00e2ches facilite la recherche des documents le suivi de leur \u00e9tat d\u2019avancement, permettant ainsi une gestion plus efficace et plus rapide.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n En optant pour une solution comme une gestion \u00e9lectronique des documents<\/a> (G.E.D), le collaborateur re\u00e7oit une facture papier qu\u2019il scanne et envoie vers le logiciel G.E.D<\/strong>., qui capture le document et int\u00e8gre toutes les donn\u00e9es n\u00e9cessaires pour le service comptabilit\u00e9. Ce dernier est alors alert\u00e9 et identifie le responsable de la commande. Le logiciel peut ensuite envoyer directement la facture \u00e0 valider au responsable qui peut la comparer au devis initial directement via le logiciel. Apr\u00e8s validation, le service comptabilit\u00e9 est alert\u00e9 et peut envoyer la facture en paiement via son logiciel de facturation, avant d\u2019archiver la facture. S\u2019il a besoin de sortir \u00e0 nouveau le document, le service n\u2019a qu\u2019\u00e0 effectuer une recherche via un workflow documentaire<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Outre un recours limit\u00e9 au papier et la pr\u00e9servation de l\u2019environnement, cette optimisation des processus permet d\u2019\u00e9viter les erreurs de communication et d\u2019am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle des diff\u00e9rents services. L\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es essentielles de l\u2019entreprise se fait de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e, car les documents num\u00e9riques peuvent \u00eatre prot\u00e9g\u00e9s par des mesures de s\u00e9curit\u00e9 telles que le chiffrement et l\u2019authentificatio<\/strong>n. Les documents num\u00e9riques peuvent \u00eatre consult\u00e9s \u00e0 tout moment et depuis n\u2019importe quel endroit, ce qui facilite le travail \u00e0 distance et la collaboration.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Pour perfectionner les solutions d\u00e9velopp\u00e9es en interne par les \u00e9quipes IT, AGS Records Management collabore avec les leaders du secteur de la gestion de l’information<\/strong>, tels que DocuWare, EzGED, ALFRESCO, ou encore Cecurity. Ces partenariats nous permettent d\u2019offrir une large gamme de fonctionnalit\u00e9s et une qualit\u00e9 de service optimale.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Les experts AGS Records Management s’engagent \u00e0 fournir un accompagnement tout au long de la r\u00e9alisation du projet. Gr\u00e2ce \u00e0 une \u00e9quipe constitu\u00e9e d\u2019experts, de Techniciens IT, d\u2019Ing\u00e9nieurs, et de Consultant d\u00e9di\u00e9s aux flux documentaires, AGS Records Management s\u2019engage \u00e0 fournie un accompagnement constant lors de la mise en place des projets.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez mettre en place un projet de G.E.D ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nEntrants, sortants ou circulants ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Les flux dormants et l\u2019archivage \u00e9lectronique<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Recourir \u00e0 une G.E.D. pour plus de productivit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"Solutions](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/Solutions-Gestion-Documentaire-1-1024x265.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nB\u00e9n\u00e9ficier de l\u2019expertise de leaders du secteur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Un accompagnement constant tout au long des projets<\/strong><\/h2>\n\n\n\n