<\/p>\n\n\n\n
Retour d\u2019exp\u00e9rience des h\u00f4pitaux AP-HP de Seine-Saint-Denis<\/strong><\/h2>\n\n\n\n562 666 patients, tous types de prises en charge confondues, 365 667 consultations externes, 115 944 passages aux urgences, 2 594 accouchements\u2026les chiffres donnent le vertige. Et pourtant, c\u2019est la r\u00e9alit\u00e9 annuelle des H\u00f4pitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis<\/strong> (Avicenne, Jean-Verdier, Ren\u00e9-Muret) de l\u2019AP-HP.<\/p>\n\n\n\nLe volume des documents produits dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 des services a conduit l\u2019AP-HP \u00e0 externaliser une partie de ses archives<\/strong>. AGS Records Management a gagn\u00e9 l\u2019appel d\u2019offres lanc\u00e9 par l\u2019AP-HP en 2011, puis renouvel\u00e9 en 2018. Le volume total externalis\u00e9 s\u2019\u00e9tablit aujourd\u2019hui \u00e0 237 kilom\u00e8tres lin\u00e9aires d\u2019archives m\u00e9dicales<\/strong> dans les centres de conservation agr\u00e9\u00e9s d\u2019AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Prot\u00e9ger les archives et gagner de l\u2019espace<\/strong><\/h2>\n\n\n\n\u00ab \u00c0 l\u2019\u00e9poque, l\u2019objectif \u00e9tait de gagner de la place sur le site Avicenne, car tous les rayonnages d\u2019archives \u00e9taient satur\u00e9s, on avait fini par classer les dossiers en pile<\/em> \u00bb. \u00c0 son arriv\u00e9e \u00e0 la t\u00eate de la coordination des archives dans ces h\u00f4pitaux en 2008, Christine Portenier a souhait\u00e9 tout r\u00e9organiser pour fluidifier la gestion des dossiers patients<\/strong>. \u00ab En tant qu\u2019archivistes de l\u2019APHP, nous sommes l\u00e0 avant tout pour prot\u00e9ger les archives et les mettre \u00e0 disposition des m\u00e9decins<\/em> \u00bb, souligne-t-elle.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Une indexation efficace et adapt\u00e9e<\/strong><\/h2>\n\n\n\nSur les diff\u00e9rents sites, le personnel m\u00e9dical utilise le dossier patient unique, si bien que chaque patient a un seul dossier avec des pochettes int\u00e9gr\u00e9es dans tout l\u2019\u00e9tablissement pour l\u2019ensemble des sp\u00e9cialit\u00e9s m\u00e9dicales. \u00ab Le travail d\u2019AGS Records Management a permis d\u2019indexer chaque pochette externalis\u00e9e avec un seul num\u00e9ro de dossier global, ce qui nous facilite la recherche et la consultation des documents selon les besoins dans la base informatique mise \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, souligne Christine Portenier.<\/p>\n\n\n\nL\u2019ensemble des documents a \u00e9t\u00e9 index\u00e9<\/strong> de la mani\u00e8re la plus fine possible dans l\u2019objectif de la bonne conservation des archives.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Des sorties et r\u00e9int\u00e9grations quotidiennes<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLes m\u00e9decins et le personnel m\u00e9dical ont besoin de consulter les dossiers m\u00e9dicaux conserv\u00e9s<\/strong>. L\u00e0 encore, AGS Records Management r\u00e9pond \u00e0 l\u2019appel et livre les dossiers demand\u00e9s dans les temps d\u00e9finis par le cahier des charges du march\u00e9. Le nombre de mouvements de dossiers est ainsi important. \u00ab Nos attentes sont fortes sur la livraison des dossiers aux horaires pr\u00e9vus ainsi que sur leur reprise<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier. <\/p>\n\n\n\nAGS Records Management assure \u00e9galement une prise en charge des nouvelles archives r\u00e9currentes<\/a> toutes les deux semaines sur le site d\u2019Avicenne et une fois par mois sur le site de Jean Verdier. Des prises en charge plus ponctuelles ont lieu dans les services autonomes, comme celui de la PMA \u00e0 Jean Verdier ou la polyclinique \u00e0 Avicenne. <\/p>\n\n\n\n\n\u00ab Elles n\u00e9cessitent une visite pr\u00e9alable de la part d\u2019AGS Records Management, car les archives d\u2019un m\u00eame service peuvent changer de locaux et varier en termes de volum\u00e9trie ou de conditions d\u2019acc\u00e8s<\/em>. \u00bb<\/p>\nSimon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS RM, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n![\"Externalisation](\"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2025\/08\/Archives-medicales-externalisees.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Une relation de confiance<\/strong><\/h2>\n\n\n\nSatisfaite du travail men\u00e9 par AGS Records Management, l\u2019AP-HP a renouvel\u00e9 le partenariat en 2018 et lui a confi\u00e9 d\u2019autres missions. \u00ab Dans le domaine de l\u2019archivage, il est toujours bon d\u2019\u00eatre bien accompagn\u00e9 et d\u2019\u00eatre dans une relation de confiance, surtout lorsqu\u2019on touche \u00e0 des donn\u00e9es aussi sensibles que celles de la sant\u00e9 des personnes<\/em> \u00bb, ajoute Christine Portenier. <\/p>\n\n\n\nAGS Records Management a notamment assur\u00e9 l\u2019externalisation des archives m\u00e9dicales<\/strong> de certains services comme celui des Urgences sur le site Jean Verdier \u00e0 compter de 2017 pour des probl\u00e9matiques d\u2019organisation et d\u2019espace de stockage. \u00ab L\u2019inventaire exhaustif des dossiers a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9, les deux collaborateurs d\u2019AGS Records Management sont rest\u00e9s plus d\u2019une semaine pour faire face \u00e0 l\u2019ampleur de la t\u00e2che, avant de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019enl\u00e8vement des documents<\/em> \u00bb. Christine Portenier utilise \u00e9galement l’espace client<\/a> pour g\u00e9rer vos archives au format papier et num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
L\u2019adaptabilit\u00e9 d\u2019AGS Records Management m\u00eame face aux dossiers complexes<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLes \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management ont \u00e9galement fait face \u00e0 des externalisations demand\u00e9es en urgence qui se sont d\u00e9roul\u00e9es dans des conditions exceptionnelles, comme la prise en charge des archives de la Foetopathologie. <\/p>\n\n\n\n
\n\u00ab On nous a propos\u00e9 un service cl\u00e9 en main et l\u2019\u00e9quipe a fait preuve d\u2019une grande adaptabilit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\nChristine Portenier, Coordinatrice Archives HUPSSD et Responsable des Archives M\u00e9dicales de l\u2019H\u00f4pital Avicienne <\/cite><\/blockquote>\n\n\n\nR\u00e9el enjeu \u00e9conomique des h\u00f4pitaux, AGS Records Management g\u00e8re la destruction<\/a> des fonds d\u2019archives externalis\u00e9s lorsque les Dur\u00e9es d’Utilit\u00e9 Administrative<\/strong> (DUA) sont \u00e9chues. Le process est tr\u00e8s encadr\u00e9 et fait l\u2019objet d\u2019\u00e9changes permanents entre Simon Ostermann et Christine Portenier. \u00ab C\u2019est un \u00e9change permanent avec Mme Portenier. Je lui transmets la s\u00e9lection d\u2019archives dont les DUA sont \u00e9chues, les informations des services, les dates pr\u00e9cises, les particularit\u00e9s des fonds<\/em>, explique Simon Ostermann. Apr\u00e8s sa validation, je transmets la proposition de s\u00e9lection au service central de l\u2019AP-HP. La destruction n\u2019intervient qu\u2019apr\u00e8s r\u00e9ception du bordereau d\u2019\u00e9limination valid\u00e9 et portant le visa du directeur de l\u2019\u00e9tablissement et de la conservatrice des archives de l\u2019AP-HP<\/em> \u00bb. AGS Records Management proc\u00e8de alors au retrait des m\u00e8tres lin\u00e9aires d\u00e9truits de la facture de conservation.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Des d\u00e9fis communs pour le futur<\/strong><\/h2>\n\n\n\nDans le cadre de l\u2019acc\u00e9l\u00e9ration de sa transformation num\u00e9rique<\/strong>, l\u2019AP-HP d\u00e9ploie progressivement le logiciel ORBIS, permettant au personnel de retrouver via le dossier patient unique informatis\u00e9 toutes les informations m\u00e9dicales de chaque patient. Si la plupart des services s\u2019en emparent, certains continuent \u00e0 vouloir recourir au papier. \u00ab Ce double flux n\u2019est pas toujours facile \u00e0 g\u00e9rer, mais nous nous adaptons aux exigences de chacun<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier.<\/p>\n\n\n\nD\u2019autres d\u00e9fis attendent Christine Portenier et Simon Ostermann, comme la future migration des archives d\u2019obst\u00e9trique, de p\u00e9diatrie et de gyn\u00e9cologie de Jean Verdier vers Avicenne. Un chantier qui n\u00e9cessitera des cadences \u00e9lev\u00e9es lors des enl\u00e8vements \u00e0 pr\u00e9voir.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
Votre \u00e9tablissement de sant\u00e9 fait face aux m\u00eames d\u00e9fis d’archivage que l’AP-HP ? Nos experts vous accompagnent pour transformer la gestion de vos archives m\u00e9dicales.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
\nContactez-nous<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Face \u00e0 des enjeux de conservation l\u00e9gale et de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es sensibles de sant\u00e9, g\u00e9rer les dossiers patients constitue un r\u00e9el d\u00e9fi pour les h\u00f4pitaux, en constante recherche d\u2019espace. Le recours \u00e0 l\u2019externalisation par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un prestataire professionnel de l\u2019archivage devient incontournable. Les h\u00f4pitaux de l\u2019AP-HP l\u2019ont bien compris. Retour d\u2019exp\u00e9rience des h\u00f4pitaux AP-HP […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":987521074,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\r\n
<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Face \u00e0 des enjeux de conservation l\u00e9gale et de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es sensibles de sant\u00e9, g\u00e9rer les dossiers patients constitue un r\u00e9el d\u00e9fi pour les h\u00f4pitaux, en constante recherche d\u2019espace. Le recours \u00e0 l\u2019externalisation par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un prestataire professionnel de l\u2019archivage devient incontournable. Les h\u00f4pitaux de l\u2019AP-HP l\u2019ont bien compris.<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Retour d\u2019exp\u00e9rience des h\u00f4pitaux AP-HP de Seine-Saint-Denis<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n562 666 patients, tous types de prises en charge confondues, 365 667 consultations externes, 115 944 passages aux urgences, 2 594 accouchements\u2026les chiffres donnent le vertige. Et pourtant, c\u2019est la r\u00e9alit\u00e9 annuelle des H\u00f4pitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis<\/strong> (Avicenne, Jean-Verdier, Ren\u00e9-Muret) de l\u2019AP-HP.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nLe volume des documents produits dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 des services a conduit l\u2019AP-HP \u00e0 externaliser une partie de ses archives<\/strong>. AGS Records Management a gagn\u00e9 l\u2019appel d\u2019offres lanc\u00e9 par l\u2019AP-HP en 2011, puis renouvel\u00e9 en 2018. Le volume total externalis\u00e9 s\u2019\u00e9tablit aujourd\u2019hui \u00e0 237 kilom\u00e8tres lin\u00e9aires d\u2019archives m\u00e9dicales<\/strong> dans les centres de conservation agr\u00e9\u00e9s d\u2019AGS Records Management.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Prot\u00e9ger les archives et gagner de l\u2019espace<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n\u00ab \u00c0 l\u2019\u00e9poque, l\u2019objectif \u00e9tait de gagner de la place sur le site Avicenne, car tous les rayonnages d\u2019archives \u00e9taient satur\u00e9s, on avait fini par classer les dossiers en pile<\/em> \u00bb. \u00c0 son arriv\u00e9e \u00e0 la t\u00eate de la coordination des archives dans ces h\u00f4pitaux en 2008, Christine Portenier a souhait\u00e9 tout r\u00e9organiser pour fluidifier la gestion des dossiers patients<\/strong>. \u00ab En tant qu\u2019archivistes de l\u2019APHP, nous sommes l\u00e0 avant tout pour prot\u00e9ger les archives et les mettre \u00e0 disposition des m\u00e9decins<\/em> \u00bb, souligne-t-elle.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Une indexation efficace et adapt\u00e9e<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\nSur les diff\u00e9rents sites, le personnel m\u00e9dical utilise le dossier patient unique, si bien que chaque patient a un seul dossier avec des pochettes int\u00e9gr\u00e9es dans tout l\u2019\u00e9tablissement pour l\u2019ensemble des sp\u00e9cialit\u00e9s m\u00e9dicales. \u00ab Le travail d\u2019AGS Records Management a permis d\u2019indexer chaque pochette externalis\u00e9e avec un seul num\u00e9ro de dossier global, ce qui nous facilite la recherche et la consultation des documents selon les besoins dans la base informatique mise \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, souligne Christine Portenier.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nL\u2019ensemble des documents a \u00e9t\u00e9 index\u00e9<\/strong> de la mani\u00e8re la plus fine possible dans l\u2019objectif de la bonne conservation des archives.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Des sorties et r\u00e9int\u00e9grations quotidiennes<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\nLes m\u00e9decins et le personnel m\u00e9dical ont besoin de consulter les dossiers m\u00e9dicaux conserv\u00e9s<\/strong>. L\u00e0 encore, AGS Records Management r\u00e9pond \u00e0 l\u2019appel et livre les dossiers demand\u00e9s dans les temps d\u00e9finis par le cahier des charges du march\u00e9. Le nombre de mouvements de dossiers est ainsi important. \u00ab Nos attentes sont fortes sur la livraison des dossiers aux horaires pr\u00e9vus ainsi que sur leur reprise<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nAGS Records Management assure \u00e9galement une prise en charge des nouvelles archives r\u00e9currentes<\/a> toutes les deux semaines sur le site d\u2019Avicenne et une fois par mois sur le site de Jean Verdier. Des prises en charge plus ponctuelles ont lieu dans les services autonomes, comme celui de la PMA \u00e0 Jean Verdier ou la polyclinique \u00e0 Avicenne. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\u00ab Elles n\u00e9cessitent une visite pr\u00e9alable de la part d\u2019AGS Records Management, car les archives d\u2019un m\u00eame service peuvent changer de locaux et varier en termes de volum\u00e9trie ou de conditions d\u2019acc\u00e8s<\/em>. \u00bb<\/p>\r\nSimon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS RM, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/cite><\/blockquote>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Une relation de confiance<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\nSatisfaite du travail men\u00e9 par AGS Records Management, l\u2019AP-HP a renouvel\u00e9 le partenariat en 2018 et lui a confi\u00e9 d\u2019autres missions. \u00ab Dans le domaine de l\u2019archivage, il est toujours bon d\u2019\u00eatre bien accompagn\u00e9 et d\u2019\u00eatre dans une relation de confiance, surtout lorsqu\u2019on touche \u00e0 des donn\u00e9es aussi sensibles que celles de la sant\u00e9 des personnes<\/em> \u00bb, ajoute Christine Portenier. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nAGS Records Management a notamment assur\u00e9 l\u2019externalisation des archives m\u00e9dicales<\/strong> de certains services comme celui des Urgences sur le site Jean Verdier \u00e0 compter de 2017 pour des probl\u00e9matiques d\u2019organisation et d\u2019espace de stockage. \u00ab L\u2019inventaire exhaustif des dossiers a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9, les deux collaborateurs d\u2019AGS Records Management sont rest\u00e9s plus d\u2019une semaine pour faire face \u00e0 l\u2019ampleur de la t\u00e2che, avant de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019enl\u00e8vement des documents<\/em> \u00bb. Christine Portenier utilise \u00e9galement l'espace client<\/a> pour g\u00e9rer vos archives au format papier et num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
L\u2019adaptabilit\u00e9 d\u2019AGS Records Management m\u00eame face aux dossiers complexes<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\nLes \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management ont \u00e9galement fait face \u00e0 des externalisations demand\u00e9es en urgence qui se sont d\u00e9roul\u00e9es dans des conditions exceptionnelles, comme la prise en charge des archives de la Foetopathologie. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n\u00ab On nous a propos\u00e9 un service cl\u00e9 en main et l\u2019\u00e9quipe a fait preuve d\u2019une grande adaptabilit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\r\nChristine Portenier, Coordinatrice Archives HUPSSD et Responsable des Archives M\u00e9dicales de l\u2019H\u00f4pital Avicienne <\/cite><\/blockquote>\r\n\r\n\r\n\r\n
Le volume des documents produits dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 des services a conduit l\u2019AP-HP \u00e0 externaliser une partie de ses archives<\/strong>. AGS Records Management a gagn\u00e9 l\u2019appel d\u2019offres lanc\u00e9 par l\u2019AP-HP en 2011, puis renouvel\u00e9 en 2018. Le volume total externalis\u00e9 s\u2019\u00e9tablit aujourd\u2019hui \u00e0 237 kilom\u00e8tres lin\u00e9aires d\u2019archives m\u00e9dicales<\/strong> dans les centres de conservation agr\u00e9\u00e9s d\u2019AGS Records Management.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n \u00ab \u00c0 l\u2019\u00e9poque, l\u2019objectif \u00e9tait de gagner de la place sur le site Avicenne, car tous les rayonnages d\u2019archives \u00e9taient satur\u00e9s, on avait fini par classer les dossiers en pile<\/em> \u00bb. \u00c0 son arriv\u00e9e \u00e0 la t\u00eate de la coordination des archives dans ces h\u00f4pitaux en 2008, Christine Portenier a souhait\u00e9 tout r\u00e9organiser pour fluidifier la gestion des dossiers patients<\/strong>. \u00ab En tant qu\u2019archivistes de l\u2019APHP, nous sommes l\u00e0 avant tout pour prot\u00e9ger les archives et les mettre \u00e0 disposition des m\u00e9decins<\/em> \u00bb, souligne-t-elle.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Sur les diff\u00e9rents sites, le personnel m\u00e9dical utilise le dossier patient unique, si bien que chaque patient a un seul dossier avec des pochettes int\u00e9gr\u00e9es dans tout l\u2019\u00e9tablissement pour l\u2019ensemble des sp\u00e9cialit\u00e9s m\u00e9dicales. \u00ab Le travail d\u2019AGS Records Management a permis d\u2019indexer chaque pochette externalis\u00e9e avec un seul num\u00e9ro de dossier global, ce qui nous facilite la recherche et la consultation des documents selon les besoins dans la base informatique mise \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, souligne Christine Portenier.<\/p>\n\n\n\n L\u2019ensemble des documents a \u00e9t\u00e9 index\u00e9<\/strong> de la mani\u00e8re la plus fine possible dans l\u2019objectif de la bonne conservation des archives.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Les m\u00e9decins et le personnel m\u00e9dical ont besoin de consulter les dossiers m\u00e9dicaux conserv\u00e9s<\/strong>. L\u00e0 encore, AGS Records Management r\u00e9pond \u00e0 l\u2019appel et livre les dossiers demand\u00e9s dans les temps d\u00e9finis par le cahier des charges du march\u00e9. Le nombre de mouvements de dossiers est ainsi important. \u00ab Nos attentes sont fortes sur la livraison des dossiers aux horaires pr\u00e9vus ainsi que sur leur reprise<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier. <\/p>\n\n\n\n AGS Records Management assure \u00e9galement une prise en charge des nouvelles archives r\u00e9currentes<\/a> toutes les deux semaines sur le site d\u2019Avicenne et une fois par mois sur le site de Jean Verdier. Des prises en charge plus ponctuelles ont lieu dans les services autonomes, comme celui de la PMA \u00e0 Jean Verdier ou la polyclinique \u00e0 Avicenne. <\/p>\n\n\n\n \u00ab Elles n\u00e9cessitent une visite pr\u00e9alable de la part d\u2019AGS Records Management, car les archives d\u2019un m\u00eame service peuvent changer de locaux et varier en termes de volum\u00e9trie ou de conditions d\u2019acc\u00e8s<\/em>. \u00bb<\/p>\nSimon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS RM, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Satisfaite du travail men\u00e9 par AGS Records Management, l\u2019AP-HP a renouvel\u00e9 le partenariat en 2018 et lui a confi\u00e9 d\u2019autres missions. \u00ab Dans le domaine de l\u2019archivage, il est toujours bon d\u2019\u00eatre bien accompagn\u00e9 et d\u2019\u00eatre dans une relation de confiance, surtout lorsqu\u2019on touche \u00e0 des donn\u00e9es aussi sensibles que celles de la sant\u00e9 des personnes<\/em> \u00bb, ajoute Christine Portenier. <\/p>\n\n\n\n AGS Records Management a notamment assur\u00e9 l\u2019externalisation des archives m\u00e9dicales<\/strong> de certains services comme celui des Urgences sur le site Jean Verdier \u00e0 compter de 2017 pour des probl\u00e9matiques d\u2019organisation et d\u2019espace de stockage. \u00ab L\u2019inventaire exhaustif des dossiers a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9, les deux collaborateurs d\u2019AGS Records Management sont rest\u00e9s plus d\u2019une semaine pour faire face \u00e0 l\u2019ampleur de la t\u00e2che, avant de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019enl\u00e8vement des documents<\/em> \u00bb. Christine Portenier utilise \u00e9galement l’espace client<\/a> pour g\u00e9rer vos archives au format papier et num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management ont \u00e9galement fait face \u00e0 des externalisations demand\u00e9es en urgence qui se sont d\u00e9roul\u00e9es dans des conditions exceptionnelles, comme la prise en charge des archives de la Foetopathologie. <\/p>\n\n\n\n \u00ab On nous a propos\u00e9 un service cl\u00e9 en main et l\u2019\u00e9quipe a fait preuve d\u2019une grande adaptabilit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\nChristine Portenier, Coordinatrice Archives HUPSSD et Responsable des Archives M\u00e9dicales de l\u2019H\u00f4pital Avicienne <\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n R\u00e9el enjeu \u00e9conomique des h\u00f4pitaux, AGS Records Management g\u00e8re la destruction<\/a> des fonds d\u2019archives externalis\u00e9s lorsque les Dur\u00e9es d’Utilit\u00e9 Administrative<\/strong> (DUA) sont \u00e9chues. Le process est tr\u00e8s encadr\u00e9 et fait l\u2019objet d\u2019\u00e9changes permanents entre Simon Ostermann et Christine Portenier. \u00ab C\u2019est un \u00e9change permanent avec Mme Portenier. Je lui transmets la s\u00e9lection d\u2019archives dont les DUA sont \u00e9chues, les informations des services, les dates pr\u00e9cises, les particularit\u00e9s des fonds<\/em>, explique Simon Ostermann. Apr\u00e8s sa validation, je transmets la proposition de s\u00e9lection au service central de l\u2019AP-HP. La destruction n\u2019intervient qu\u2019apr\u00e8s r\u00e9ception du bordereau d\u2019\u00e9limination valid\u00e9 et portant le visa du directeur de l\u2019\u00e9tablissement et de la conservatrice des archives de l\u2019AP-HP<\/em> \u00bb. AGS Records Management proc\u00e8de alors au retrait des m\u00e8tres lin\u00e9aires d\u00e9truits de la facture de conservation.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Dans le cadre de l\u2019acc\u00e9l\u00e9ration de sa transformation num\u00e9rique<\/strong>, l\u2019AP-HP d\u00e9ploie progressivement le logiciel ORBIS, permettant au personnel de retrouver via le dossier patient unique informatis\u00e9 toutes les informations m\u00e9dicales de chaque patient. Si la plupart des services s\u2019en emparent, certains continuent \u00e0 vouloir recourir au papier. \u00ab Ce double flux n\u2019est pas toujours facile \u00e0 g\u00e9rer, mais nous nous adaptons aux exigences de chacun<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier.<\/p>\n\n\n\n D\u2019autres d\u00e9fis attendent Christine Portenier et Simon Ostermann, comme la future migration des archives d\u2019obst\u00e9trique, de p\u00e9diatrie et de gyn\u00e9cologie de Jean Verdier vers Avicenne. Un chantier qui n\u00e9cessitera des cadences \u00e9lev\u00e9es lors des enl\u00e8vements \u00e0 pr\u00e9voir.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Votre \u00e9tablissement de sant\u00e9 fait face aux m\u00eames d\u00e9fis d’archivage que l’AP-HP ? Nos experts vous accompagnent pour transformer la gestion de vos archives m\u00e9dicales.<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Face \u00e0 des enjeux de conservation l\u00e9gale et de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es sensibles de sant\u00e9, g\u00e9rer les dossiers patients constitue un r\u00e9el d\u00e9fi pour les h\u00f4pitaux, en constante recherche d\u2019espace. Le recours \u00e0 l\u2019externalisation par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un prestataire professionnel de l\u2019archivage devient incontournable. Les h\u00f4pitaux de l\u2019AP-HP l\u2019ont bien compris. Retour d\u2019exp\u00e9rience des h\u00f4pitaux AP-HP […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":987521074,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n 562 666 patients, tous types de prises en charge confondues, 365 667 consultations externes, 115 944 passages aux urgences, 2 594 accouchements\u2026les chiffres donnent le vertige. Et pourtant, c\u2019est la r\u00e9alit\u00e9 annuelle des H\u00f4pitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis<\/strong> (Avicenne, Jean-Verdier, Ren\u00e9-Muret) de l\u2019AP-HP.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Le volume des documents produits dans le cadre de l\u2019activit\u00e9 des services a conduit l\u2019AP-HP \u00e0 externaliser une partie de ses archives<\/strong>. AGS Records Management a gagn\u00e9 l\u2019appel d\u2019offres lanc\u00e9 par l\u2019AP-HP en 2011, puis renouvel\u00e9 en 2018. Le volume total externalis\u00e9 s\u2019\u00e9tablit aujourd\u2019hui \u00e0 237 kilom\u00e8tres lin\u00e9aires d\u2019archives m\u00e9dicales<\/strong> dans les centres de conservation agr\u00e9\u00e9s d\u2019AGS Records Management.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n \u00ab \u00c0 l\u2019\u00e9poque, l\u2019objectif \u00e9tait de gagner de la place sur le site Avicenne, car tous les rayonnages d\u2019archives \u00e9taient satur\u00e9s, on avait fini par classer les dossiers en pile<\/em> \u00bb. \u00c0 son arriv\u00e9e \u00e0 la t\u00eate de la coordination des archives dans ces h\u00f4pitaux en 2008, Christine Portenier a souhait\u00e9 tout r\u00e9organiser pour fluidifier la gestion des dossiers patients<\/strong>. \u00ab En tant qu\u2019archivistes de l\u2019APHP, nous sommes l\u00e0 avant tout pour prot\u00e9ger les archives et les mettre \u00e0 disposition des m\u00e9decins<\/em> \u00bb, souligne-t-elle.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Sur les diff\u00e9rents sites, le personnel m\u00e9dical utilise le dossier patient unique, si bien que chaque patient a un seul dossier avec des pochettes int\u00e9gr\u00e9es dans tout l\u2019\u00e9tablissement pour l\u2019ensemble des sp\u00e9cialit\u00e9s m\u00e9dicales. \u00ab Le travail d\u2019AGS Records Management a permis d\u2019indexer chaque pochette externalis\u00e9e avec un seul num\u00e9ro de dossier global, ce qui nous facilite la recherche et la consultation des documents selon les besoins dans la base informatique mise \u00e0 disposition<\/em> \u00bb, souligne Christine Portenier.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n L\u2019ensemble des documents a \u00e9t\u00e9 index\u00e9<\/strong> de la mani\u00e8re la plus fine possible dans l\u2019objectif de la bonne conservation des archives.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Les m\u00e9decins et le personnel m\u00e9dical ont besoin de consulter les dossiers m\u00e9dicaux conserv\u00e9s<\/strong>. L\u00e0 encore, AGS Records Management r\u00e9pond \u00e0 l\u2019appel et livre les dossiers demand\u00e9s dans les temps d\u00e9finis par le cahier des charges du march\u00e9. Le nombre de mouvements de dossiers est ainsi important. \u00ab Nos attentes sont fortes sur la livraison des dossiers aux horaires pr\u00e9vus ainsi que sur leur reprise<\/em> \u00bb, assure Christine Portenier. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n AGS Records Management assure \u00e9galement une prise en charge des nouvelles archives r\u00e9currentes<\/a> toutes les deux semaines sur le site d\u2019Avicenne et une fois par mois sur le site de Jean Verdier. Des prises en charge plus ponctuelles ont lieu dans les services autonomes, comme celui de la PMA \u00e0 Jean Verdier ou la polyclinique \u00e0 Avicenne. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n \u00ab Elles n\u00e9cessitent une visite pr\u00e9alable de la part d\u2019AGS Records Management, car les archives d\u2019un m\u00eame service peuvent changer de locaux et varier en termes de volum\u00e9trie ou de conditions d\u2019acc\u00e8s<\/em>. \u00bb<\/p>\r\nSimon Ostermann, Responsable P\u00f4le Sant\u00e9 d\u2019AGS RM, charg\u00e9 du suivi du march\u00e9 d\u2019externalisation de l\u2019AP-HP depuis 2011.<\/cite><\/blockquote>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Satisfaite du travail men\u00e9 par AGS Records Management, l\u2019AP-HP a renouvel\u00e9 le partenariat en 2018 et lui a confi\u00e9 d\u2019autres missions. \u00ab Dans le domaine de l\u2019archivage, il est toujours bon d\u2019\u00eatre bien accompagn\u00e9 et d\u2019\u00eatre dans une relation de confiance, surtout lorsqu\u2019on touche \u00e0 des donn\u00e9es aussi sensibles que celles de la sant\u00e9 des personnes<\/em> \u00bb, ajoute Christine Portenier. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n AGS Records Management a notamment assur\u00e9 l\u2019externalisation des archives m\u00e9dicales<\/strong> de certains services comme celui des Urgences sur le site Jean Verdier \u00e0 compter de 2017 pour des probl\u00e9matiques d\u2019organisation et d\u2019espace de stockage. \u00ab L\u2019inventaire exhaustif des dossiers a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9, les deux collaborateurs d\u2019AGS Records Management sont rest\u00e9s plus d\u2019une semaine pour faire face \u00e0 l\u2019ampleur de la t\u00e2che, avant de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019enl\u00e8vement des documents<\/em> \u00bb. Christine Portenier utilise \u00e9galement l'espace client<\/a> pour g\u00e9rer vos archives au format papier et num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Les \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management ont \u00e9galement fait face \u00e0 des externalisations demand\u00e9es en urgence qui se sont d\u00e9roul\u00e9es dans des conditions exceptionnelles, comme la prise en charge des archives de la Foetopathologie. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n \u00ab On nous a propos\u00e9 un service cl\u00e9 en main et l\u2019\u00e9quipe a fait preuve d\u2019une grande adaptabilit\u00e9<\/em> \u00bb.<\/p>\r\nChristine Portenier, Coordinatrice Archives HUPSSD et Responsable des Archives M\u00e9dicales de l\u2019H\u00f4pital Avicienne <\/cite><\/blockquote>\r\n\r\n\r\n\r\nProt\u00e9ger les archives et gagner de l\u2019espace<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Une indexation efficace et adapt\u00e9e<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Des sorties et r\u00e9int\u00e9grations quotidiennes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/figure>\n\n\n\nUne relation de confiance<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
L\u2019adaptabilit\u00e9 d\u2019AGS Records Management m\u00eame face aux dossiers complexes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Des d\u00e9fis communs pour le futur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Face \u00e0 des enjeux de conservation l\u00e9gale et de confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es sensibles de sant\u00e9, g\u00e9rer les dossiers patients constitue un r\u00e9el d\u00e9fi pour les h\u00f4pitaux, en constante recherche d\u2019espace. Le recours \u00e0 l\u2019externalisation par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un prestataire professionnel de l\u2019archivage devient incontournable. Les h\u00f4pitaux de l\u2019AP-HP l\u2019ont bien compris.<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Retour d\u2019exp\u00e9rience des h\u00f4pitaux AP-HP de Seine-Saint-Denis<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Prot\u00e9ger les archives et gagner de l\u2019espace<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Une indexation efficace et adapt\u00e9e<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Des sorties et r\u00e9int\u00e9grations quotidiennes<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
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<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\nUne relation de confiance<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
L\u2019adaptabilit\u00e9 d\u2019AGS Records Management m\u00eame face aux dossiers complexes<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
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