{"id":987524014,"date":"2026-02-26T14:44:15","date_gmt":"2026-02-26T12:44:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/facturation-electronique-obligatoire-2026-diagnostic-audit-conformite-copy\/"},"modified":"2026-02-26T14:46:11","modified_gmt":"2026-02-26T12:46:11","slug":"numerisation-dossiers-locataires-paris-habitat-bailleur-social","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/numerisation-dossiers-locataires-paris-habitat-bailleur-social\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation des dossiers locataires : retour d’exp\u00e9rience avec Paris Habitat"},"content":{"rendered":"\r\n

Premier bailleur social d\u2019Ile-de-France, Paris habitat a fait appel \u00e0 l\u2019expertise des \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management pour d\u00e9mat\u00e9rialiser ses dossiers locataires. Retour sur un projet qui d\u00e9montre comment l’agilit\u00e9, la m\u00e9thodologie structur\u00e9e et la compr\u00e9hension fine des enjeux m\u00e9tiers transforment une prestation technique en v\u00e9ritable partenariat de confiance.<\/strong><\/p>\r\n\r\n

Lorsque le site AGS Records Management de Taverny<\/a> ouvre ses portes en 2022, il accueille imm\u00e9diatement un projet de num\u00e9risation<\/strong> d’une ampleur exceptionnelle : la d\u00e9mat\u00e9rialisation compl\u00e8te des dossiers locataires de Paris Habitat. Pendant trois ans, une \u00e9quipe d\u00e9di\u00e9e de six \u00e0 huit collaborateurs va traiter plusieurs centaines de milliers de dossiers, relevant ainsi un d\u00e9fi technique et organisationnel qui illustre parfaitement l’expertise d’AGS Records Management dans l’accompagnement des bailleurs sociaux<\/strong>.<\/p>\r\n

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\u00ab C’est l’un des plus gros projets que le site ait connus. Ce chantier inaugural a non seulement permis \u00e0 Paris Habitat de lib\u00e9rer un espace physique consid\u00e9rable et de moderniser l’acc\u00e8s \u00e0 ses archives locataires, mais il a \u00e9galement pos\u00e9 les fondations d’une expertise sectorielle reconnue d’AGS Records Management aupr\u00e8s des acteurs de l’habitat social<\/em>. \u00bb\u00a0Samir Boualam, Responsable adjoint \u00e0 la production num\u00e9rique d’AGS Records Management Taverny<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n

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Comprendre les enjeux sp\u00e9cifiques des bailleurs sociaux<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Les bailleurs sociaux comme Paris Habitat font face \u00e0 des d\u00e9fis documentaires tr\u00e8s sp\u00e9cifiques qui les distinguent nettement d’autres secteurs d’activit\u00e9. Chaque dossier locataire<\/strong> constitue un ensemble complexe et h\u00e9t\u00e9rog\u00e8ne de documents accumul\u00e9s parfois sur plusieurs d\u00e9cennies : contrats de location initiaux et avenants successifs, \u00e9tats des lieux d’entr\u00e9e et de sortie, demandes de logement social, justificatifs de ressources et pi\u00e8ces administratives, correspondances avec les locataires, r\u00e9clamations et incidents, suivis des impay\u00e9s et proc\u00e9dures contentieuses, documents relatifs aux travaux dans les logements. Un m\u00eame dossier peut contenir des documents des ann\u00e9es 1950 c\u00f4toyant des courriers r\u00e9cents, cr\u00e9ant une h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 de formats, de qualit\u00e9s de conservation et de types de supports.<\/p>\r\n

Les bailleurs sociaux doivent \u00e9galement r\u00e9pondre \u00e0 des obligations r\u00e9glementaires strictes concernant la conservation et l’accessibilit\u00e9 de ses dossiers locataires<\/strong>. Les dur\u00e9es de conservation sont longues, souvent une dizaine d’ann\u00e9es apr\u00e8s la fin du bail pour les aspects comptables et fiscaux, voire ind\u00e9finiment pour certains documents patrimoniaux. Enfin, la protection des donn\u00e9es personnelles sensibles contenues dans ces dossiers impose des mesures de s\u00e9curit\u00e9 conformes au RGPD particuli\u00e8rement vigilantes.<\/p>\r\n

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La\u00a0d\u00e9mat\u00e9rialisation au c\u0153ur du secteur de l\u2019Habitat Social<\/strong><\/h3>\r\n

Le projet Paris Habitat<\/strong> s’inscrit dans une tendance de fond qui traverse actuellement tout le secteur de l’habitat social : la n\u00e9cessit\u00e9 de d\u00e9mat\u00e9rialiser des archives papier<\/strong> volumineuses qui occupent un espace physique co\u00fbteux et pr\u00e9cieux. Les bailleurs sociaux g\u00e8rent des dizaines voire des centaines de milliers de dossiers locataires qui s’empilent dans des locaux d’archivage satur\u00e9s, avec des co\u00fbts immobiliers de plus en plus difficiles \u00e0 justifier.<\/p>\r\n

Au-del\u00e0 de la simple lib\u00e9ration d’espace, la d\u00e9mat\u00e9rialisation r\u00e9pond \u00e9galement \u00e0 des imp\u00e9ratifs d’efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle. Les \u00e9quipes de gestion locative perdent un temps consid\u00e9rable \u00e0 rechercher des documents dans des classeurs dispers\u00e9s entre diff\u00e9rentes agences. La mobilit\u00e9 professionnelle croissante et le t\u00e9l\u00e9travail n\u00e9cessitent un acc\u00e8s distant aux dossiers impossible avec le papier. Les audits et contr\u00f4les administratifs fr\u00e9quents n\u00e9cessitent de produire rapidement des justificatifs archiv\u00e9s depuis des ann\u00e9es. La qualit\u00e9 du service aux locataires s’am\u00e9liore consid\u00e9rablement quand les conseillers peuvent retrouver instantan\u00e9ment l’historique complet du dossier pendant un entretien t\u00e9l\u00e9phonique.<\/p>\r\n

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Une approche sectorielle sur mesure<\/strong><\/h3>\r\n

Pour le projet Paris Habitat, cette phase d’immersion a \u00e9t\u00e9 d\u00e9terminante. Avant m\u00eame le lancement op\u00e9rationnel de la num\u00e9risation, Samir Boualam et J\u00e9r\u00e9my Mira, chef d’\u00e9quipe du site de Taverny ont pass\u00e9 une semaine compl\u00e8te dans les locaux de Paris Habitat pour se familiariser avec la typologie documentaire du bailleur social<\/strong>, comprendre l’organisation des dossiers locataires, apprendre les codes et le vocabulaire sp\u00e9cifiques du secteur, identifier les documents critiques n\u00e9cessitant une attention particuli\u00e8re, et \u00e9tablir une relation de confiance avec les \u00e9quipes terrain qui manipulent quotidiennement ces dossiers.<\/p>\r\n

Cette immersion initiale permet ensuite aux \u00e9quipes de num\u00e9risation<\/strong> d’AGS Records Management de travailler avec efficacit\u00e9 et pertinence, en sachant exactement ce qu’elles traitent et pourquoi c’est important pour le client. Cette compr\u00e9hension m\u00e9tier transforme radicalement la qualit\u00e9 de la prestation et la satisfaction client.<\/p>\r\n

AGS Records Management accompagne cette transformation digitale<\/strong> du secteur en proposant non seulement une prestation de num\u00e9risation<\/a> technique, mais \u00e9galement une expertise de conseil<\/strong> sur l’organisation documentaire optimale, l’indexation intelligente facilitant les recherches futures, l’int\u00e9gration avec les syst\u00e8mes d’information des bailleurs sociaux, et la formation des \u00e9quipes aux nouveaux processus d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s.<\/p>\r\n

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Une m\u00e9thodologie de projet et adapt\u00e9e aux r\u00e9alit\u00e9s terrain<\/strong><\/h2>\r\n

Le lancement op\u00e9rationnel a imm\u00e9diatement confront\u00e9 les \u00e9quipes d’AGS Records Management \u00e0 la r\u00e9alit\u00e9 complexe du terrain. Les dossiers locataires de Paris Habitat pr\u00e9sentaient une diversit\u00e9 et une h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 encore plus importantes qu’anticip\u00e9 lors de la phase d’immersion initiale. Chaque pochette re\u00e7ue contenait un m\u00e9lange de documents pertinents \u00e0 num\u00e9riser et de pi\u00e8ces obsol\u00e8tes ou en doublon qu’il fallait identifier et \u00e9liminer avant traitement.<\/p>\r\n

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\u00ab Nous recevions des pochettes compl\u00e8tes qu’il fallait d\u00e9polluer, trier et indexer. Cette phase de tri s’est r\u00e9v\u00e9l\u00e9e plus chronophage que pr\u00e9vu dans le planning initial, cr\u00e9ant un risque de retard sur les d\u00e9lais de livraison. Plut\u00f4t que de persister dans une organisation inadapt\u00e9e, nous avons imm\u00e9diatement propos\u00e9 \u00e0 Paris Habitat de revoir conjointement la m\u00e9thodologie de tri pour la rendre plus efficace<\/em>. \u00bb Samir Boualam, Responsable adjoint \u00e0 la production num\u00e9rique d’AGS Records Management Taverny<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n

Des ajustements collaboratifs ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis avec le client pour clarifier les crit\u00e8res de tri, pr\u00e9ciser quels types de documents devaient \u00eatre conserv\u00e9s ou \u00e9limin\u00e9s, standardiser l’organisation des dossiers avant num\u00e9risation, et optimiser les processus de d\u00e9pollution. \u00ab Les \u00e9changes r\u00e9guliers avec Paris Habitat ont permis d’\u00e9liminer les zones d’ombre et d’acc\u00e9l\u00e9rer la production<\/em> \u00bb, souligne Samir Boualam.<\/p>\r\n

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Une conduite de projet structur\u00e9e pour garantir la qualit\u00e9 et les d\u00e9lais<\/strong><\/h3>\r\n

Pour structurer cette collaboration et maintenir un niveau d’exigence \u00e9lev\u00e9 tout au long des trois ann\u00e9es du projet, AGS Records Management et Paris Habitat ont mis en place un comit\u00e9 de production hebdomadaire r\u00e9unissant les responsables des deux organisations. Ces r\u00e9unions r\u00e9guli\u00e8res permettaient d’affiner les reportings de production avec des indicateurs pr\u00e9cis de volum\u00e9tries trait\u00e9es, de qualit\u00e9 et de respect des d\u00e9lais, de fluidifier la communication entre les \u00e9quipes terrain des deux c\u00f4t\u00e9s, d’identifier rapidement les points de blocage \u00e9ventuels et de d\u00e9cider collectivement des ajustements n\u00e9cessaires, et de planifier les vagues suivantes de collecte et de traitement.<\/p>\r\n

Cette gouvernance structur\u00e9e du projet, pilot\u00e9e par Daniel Cerejo, Chef de projet num\u00e9rique et digital a cr\u00e9\u00e9 une dynamique de transparence et de confiance mutuelle entre AGS Records Management et Paris Habitat.<\/p>\r\n

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\u00ab Le client disposait d’une visibilit\u00e9 permanente sur l’avancement, les difficult\u00e9s rencontr\u00e9es et les solutions apport\u00e9es. Cette transparence a permis de d\u00e9passer les lenteurs du d\u00e9marrage pour terminer l’int\u00e9gralit\u00e9 du projet avec de l’avance sur le planning initial, une performance remarquable sur un chantier de cette ampleur et de cette dur\u00e9e<\/em>. \u00bb Samir Boualam, Responsable adjoint \u00e0 la production num\u00e9rique d’AGS Records Management Taverny<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n

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Le processus de num\u00e9risation : tra\u00e7abilit\u00e9 et s\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/h3>\r\n

La prestation d\u00e9ploy\u00e9e par AGS Records Management couvrait l’int\u00e9gralit\u00e9 de la cha\u00eene de traitement documentaire<\/strong>, de la collecte physique des dossiers jusqu’\u00e0 leur restitution finale, en passant par toutes les \u00e9tapes de num\u00e9risation et d’archivage<\/strong>. Pour chaque agence de Paris Habitat, entre 6 000 et 8 000 dossiers locataires devaient \u00eatre trait\u00e9s, repr\u00e9sentant plusieurs dizaines de m\u00e8tres lin\u00e9aires de documents.<\/p>\r\n

Le processus s’articulait autour de trois grandes \u00e9tapes rigoureusement s\u00e9curis\u00e9es et trac\u00e9es. La premi\u00e8re \u00e9tape\u00a0: la collecte s\u00e9curis\u00e9e des dossiers locataires directement dans les agences Paris Habitat, avec un pointage pr\u00e9cis de chaque pochette collect\u00e9e pour garantir une tra\u00e7abilit\u00e9 compl\u00e8te depuis l’origine. Cette collecte \u00e9tait planifi\u00e9e agence par agence pour ne pas perturber l’activit\u00e9 op\u00e9rationnelle du bailleur social et pour maintenir un flux r\u00e9gulier alimentant la cha\u00eene de num\u00e9risation \u00e0 Taverny.<\/p>\r\n

La deuxi\u00e8me \u00e9tape, c\u0153ur de la prestation, se d\u00e9roulait enti\u00e8rement dans le centre de num\u00e9risation certifi\u00e9 NF 544 (num\u00e9risation fid\u00e8le de documents<\/a>) \u00e0 Taverny. Les \u00e9quipes proc\u00e9daient au tri et \u00e0 la d\u00e9pollution des dossiers en \u00e9liminant les documents obsol\u00e8tes ou en doublon, \u00e0 la pr\u00e9paration des documents pour optimiser la qualit\u00e9 de num\u00e9risation (retrait d’agrafes, d\u00e9pliage, etc.), \u00e0 la num\u00e9risation avec contr\u00f4le syst\u00e9matique de la lisibilit\u00e9, \u00e0 l’indexation intelligente facilitant les recherches futures dans le syst\u00e8me du client, et au contr\u00f4le qualit\u00e9 final avant livraison.<\/p>\r\n

La troisi\u00e8me \u00e9tape assurait la bonne fin du processus avec le transfert s\u00e9curis\u00e9 des documents num\u00e9ris\u00e9s vers le syst\u00e8me d’archivage \u00e9lectronique<\/a> de Paris Habitat et la remise des documents physiques originaux selon les instructions du client.<\/p>\r\n

Cette ma\u00eetrise compl\u00e8te de la cha\u00eene de traitement, garantissait \u00e0 Paris Habitat une s\u00e9curit\u00e9 maximale de ses donn\u00e9es sensibles et une conformit\u00e9 totale avec les obligations r\u00e9glementaires de conservation et de protection des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\r\n\r\n

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Au-del\u00e0 de la simple num\u00e9risation\u00a0: les b\u00e9n\u00e9fices concrets pour Paris Habitat <\/strong>
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L’objectif initial de Paris Habitat \u00e9tait double : lib\u00e9rer un espace physique consid\u00e9rable occup\u00e9 par des dizaines de milliers de dossiers papier encombrants, et int\u00e9grer ces documents dans un syst\u00e8me d’archivage num\u00e9rique s\u00e9curis\u00e9 permettant une consultation rapide et distante. Ces deux objectifs ont \u00e9t\u00e9 pleinement atteints au terme des trois ann\u00e9es de collaboration.<\/p>\r\n

Mais au-del\u00e0 de ce b\u00e9n\u00e9fice immobilier \u00e9vident, c’est surtout la transformation de l’acc\u00e8s aux informations qui a g\u00e9n\u00e9r\u00e9 les gains op\u00e9rationnels les plus significatifs pour Paris Habitat. Avec la num\u00e9risation compl\u00e8te de leurs dossiers locataires et leur int\u00e9gration dans le syst\u00e8me d’archivage \u00e9lectronique<\/strong>, les \u00e9quipes de gestion locative peuvent d\u00e9sormais retrouver instantan\u00e9ment n’importe quel document, quel que soit son anciennet\u00e9, en quelques secondes seulement via une simple recherche. Les conseillers en agence peuvent consulter l’historique complet d’un dossier pendant un entretien avec le locataire, am\u00e9liorant consid\u00e9rablement la qualit\u00e9 du service et la satisfaction client.<\/p>\r\n

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Une expertise sectorielle reconnue <\/strong><\/h3>\r\n

Le succ\u00e8s de ce projet Paris Habitat positionne d\u00e9sormais AGS Records Management comme un acteur reconnu et expert dans l’accompagnement des bailleurs sociaux<\/strong> pour leurs projets de d\u00e9mat\u00e9rialisation. Cette expertise sectorielle se traduit par une compr\u00e9hension fine des enjeux m\u00e9tiers sp\u00e9cifiques \u00e0 l’habitat social, une ma\u00eetrise des contraintes r\u00e9glementaires et de protection des donn\u00e9es personnelles, une m\u00e9thodologie \u00e9prouv\u00e9e adaptable \u00e0 diff\u00e9rents contextes organisationnels, et une capacit\u00e9 d\u00e9montr\u00e9e \u00e0 g\u00e9rer des volum\u00e9tries importantes sur des dur\u00e9es longues.<\/p>\r\n

AGS Records Management peut d\u00e9sormais proposer aux acteurs de l’habitat social une offre de d\u00e9mat\u00e9rialisation parfaitement adapt\u00e9e \u00e0 leurs besoins sp\u00e9cifiques, enrichie par le retour d’exp\u00e9rience concret de ce projet d’envergure men\u00e9 avec succ\u00e8s pour le premier bailleur social d’\u00cele-de-France.<\/p>\r\n

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\u00ab Ce projet inaugural, par son ampleur, sa dur\u00e9e et sa complexit\u00e9, a jou\u00e9 un r\u00f4le structurant majeur dans le d\u00e9veloppement du site AGS Records Management de Taverny ouvert en 2022. Les \u00e9quipes ont acquis une exp\u00e9rience pr\u00e9cieuse dans la gestion de projets de grande envergure sur la dur\u00e9e, d\u00e9veloppant une rigueur m\u00e9thodologique, une capacit\u00e9 d’organisation et une r\u00e9silience face aux difficult\u00e9s qui constituent d\u00e9sormais leur ADN professionnel. La diversit\u00e9 des documents trait\u00e9s et les d\u00e9fis techniques rencontr\u00e9s (documents anciens et ab\u00eem\u00e9s, formats h\u00e9t\u00e9rog\u00e8nes, qualit\u00e9 de conservation variable) ont consid\u00e9rablement enrichi leur expertise technique en num\u00e9risation.<\/em> \u00bb Samir Boualam, Responsable adjoint \u00e0 la production num\u00e9rique d’AGS Records Management Taverny<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n

Vous \u00eates un bailleur social confront\u00e9 aux d\u00e9fis de la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos dossiers locataires ? Vous souhaitez moderniser l’acc\u00e8s aux dossiers pour am\u00e9liorer votre service aux locataires ?<\/strong><\/p>\r\n

B\u00e9n\u00e9ficiez de l’expertise \u00e9prouv\u00e9e d’AGS Records Management dans le secteur de l’habitat social. Nos \u00e9quipes vous accompagnent avec une m\u00e9thodologie structur\u00e9e garantissant qualit\u00e9, s\u00e9curit\u00e9 et respect des d\u00e9lais.<\/p>\r\n

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Premier bailleur social d\u2019Ile-de-France, Paris habitat a fait appel \u00e0 l\u2019expertise des \u00e9quipes d\u2019AGS Records Management pour d\u00e9mat\u00e9rialiser ses dossiers locataires. Retour sur un projet qui d\u00e9montre comment l’agilit\u00e9, la m\u00e9thodologie structur\u00e9e et la compr\u00e9hension fine des enjeux m\u00e9tiers transforment une prestation technique en v\u00e9ritable partenariat de confiance. Lorsque le site AGS Records Management de […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987524010,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[1103,1119,1139],"tags":[],"subjects":[],"class_list":["post-987524014","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archivage","category-digitalisation","category-paroles-dexperts"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524014"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=987524014"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524014\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":987524016,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524014\/revisions\/987524016"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/987524010"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=987524014"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=987524014"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=987524014"},{"taxonomy":"subjects","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/subjects?post=987524014"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}