{"id":987524025,"date":"2026-03-05T14:03:25","date_gmt":"2026-03-05T12:03:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/numerisation-dossiers-locataires-paris-habitat-bailleur-social-copy\/"},"modified":"2026-03-12T14:09:10","modified_gmt":"2026-03-12T12:09:10","slug":"normes-archivage-electronique-guide-complet-sae","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/normes-archivage-electronique-guide-complet-sae\/","title":{"rendered":"Archivage \u00e9lectronique : comprendre les normes pour assurer la p\u00e9rennit\u00e9 de vos documents num\u00e9riques"},"content":{"rendered":"\r\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation s’acc\u00e9l\u00e8re dans tous les secteurs d’activit\u00e9. Mais conserver des documents num\u00e9riques ne consiste pas simplement \u00e0 les stocker dans le cloud ou un dossier partag\u00e9. Pour garantir la fiabilit\u00e9, l’int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 de vos archives num\u00e9riques, des normes strictes encadrent leur conservation.<\/strong><\/p>\r\n\r\n

Mais conserver des documents num\u00e9riques ne consiste pas simplement \u00e0 les stocker dans le cloud ou un dossier partag\u00e9. Pour garantir la fiabilit\u00e9, l’int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 de vos archives num\u00e9riques<\/strong>, des normes strictes encadrent leur conservation.<\/p>\r\n\r\n

 <\/p>\r\n

En France : les normes de r\u00e9f\u00e9rence pour l’archivage num\u00e9rique<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

En France, la r\u00e9f\u00e9rence historique d\u00e9finissant les sp\u00e9cificit\u00e9s d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique<\/a> (S.A.E.) est la NF 461<\/a>, bas\u00e9e sur le r\u00e9f\u00e9rentiel NF Z42-013. Cette norme d\u00e9finit les crit\u00e8res qu’un S.A.E. doit respecter pour assurer la conservation p\u00e9renne et fiable des documents num\u00e9riques.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

Les quatre piliers de l\u2019archivage \u00e9lectronique garantis par cette norme<\/strong><\/h3>\r\n

La fid\u00e9lit\u00e9<\/strong> garantit que le document num\u00e9ris\u00e9 conserve la m\u00eame apparence que l’original : texte, images, mise en forme inchang\u00e9e.<\/p>\r\n

L’int\u00e9grit\u00e9<\/strong> assure qu’aucune modification n’a affect\u00e9 le document depuis son archivage, d\u00e9tectable par des contr\u00f4les techniques.<\/p>\r\n

La p\u00e9rennit\u00e9<\/strong> certifie que le document reste accessible et lisible dans le temps, malgr\u00e9 les \u00e9volutions technologiques.<\/p>\r\n

La tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong> enregistre chaque op\u00e9ration effectu\u00e9e sur le document (cr\u00e9ation, modification, consultation, destruction), cr\u00e9ant une historique compl\u00e8te.<\/p>\r\n

En pratique, la certification NF 461 garantit que le S.A.E. respecte les mesures techniques et organisationnelles du r\u00e9f\u00e9rentiel NF Z42-013\u00a0: enregistrement s\u00e9curis\u00e9, stockage redondant, restitution fiable et gestion compl\u00e8te du cycle de vie des documents. Un document archiv\u00e9 dans un S.A.E. certifi\u00e9 conserve la m\u00eame valeur l\u00e9gale que son original.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

NF Z42-026 : garantir une num\u00e9risation fid\u00e8le<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

La norme NF Z42-026<\/strong> encadre sp\u00e9cifiquement la num\u00e9risation des documents papier. Elle d\u00e9finit les conditions techniques, de qualit\u00e9 et de processus pour convertir un document papier en copie num\u00e9rique en tous points similaires \u00e0 l\u2019original.<\/p>\r\n

Concr\u00e8tement, cette norme d\u00e9taille les contours d\u2019une prestation de num\u00e9risation fid\u00e8le de documents<\/a>\u00a0: les exigences de qualit\u00e9 de l’image num\u00e9ris\u00e9e (r\u00e9solution, clart\u00e9, contraste), les v\u00e9rifications de conformit\u00e9 \u00e0 effectuer, et les conditions de destruction<\/strong> du document original apr\u00e8s num\u00e9risation.<\/p>\r\n

Point important<\/strong> : une num\u00e9risation fid\u00e8le seule ne suffit pas. Pour qu’un document num\u00e9ris\u00e9 conserve sa valeur l\u00e9gale, il faut combiner une num\u00e9risation conforme \u00e0 NF Z42-026 ET une conservation durable dans un S.A.E. conforme \u00e0 NF Z42-013. C’est cette combinaison qui cr\u00e9e l’\u00e9quivalence l\u00e9gale compl\u00e8te entre le papier et le num\u00e9rique.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

NF Z42-020 : les sp\u00e9cifications du coffre-fort num\u00e9rique<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

La norme NF Z42-020<\/strong> d\u00e9crit les fonctionnalit\u00e9s essentielles que doit poss\u00e9der un coffre-fort num\u00e9rique, cet espace s\u00e9curis\u00e9 destin\u00e9 \u00e0 la conservation long terme d’informations num\u00e9riques.<\/p>\r\n

La norme NF Z42 020 d\u00e9crit les sp\u00e9cifications fonctionnelles qui doivent composer un coffre-fort num\u00e9rique destin\u00e9 \u00e0 la conservation d\u2019informations \u00e0 long terme d’informations num\u00e9riques. Elle encadre notamment les process de d\u00e9p\u00f4t, de lecture, de destruction des donn\u00e9es ou encore du contr\u00f4le de l\u2019int\u00e9grit\u00e9.<\/p>\r\n

<\/p>\r\n

\"\"<\/a><\/figure>\r\n

 <\/p>\r\n

En Europe : RGPD et eIDAS <\/strong><\/h2>\r\n

 <\/p>\r\n

eIDAS : l’encadrement de la signature \u00e9lectronique<\/strong><\/h3>\r\n

Au-del\u00e0 des normes fran\u00e7aises, l\u2019archivage \u00e9lectronique doit \u00e9galement s\u2019inscrire dans un cadre europ\u00e9en et international. Le r\u00e8glement eIDAS<\/strong> (Electronic IDentification Authentication and trust Services) adopt\u00e9 le 28 ao\u00fbt 2014 et applicable depuis le 1er juillet 2016 \u00e9tablit le cadre juridique europ\u00e9en pour la signature \u00e9lectronique<\/a> et les services de confiance num\u00e9riques.<\/p>\r\n

\u26a0\ufe0f eIDAS 2.0<\/strong> : une r\u00e9vision majeure du r\u00e8glement est en cours de d\u00e9ploiement en 2025, \u00e9largissant le champ des services de confiance et introduisant de nouvelles exigences comme les portefeuilles d’identit\u00e9 num\u00e9rique europ\u00e9ens (PEIN).<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

RGPD : prot\u00e9ger les donn\u00e9es personnelles archiv\u00e9es<\/strong><\/h3>\r\n

Le R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es (RGPD)<\/strong> impose des obligations sp\u00e9cifiques aux organisations conservant des archives contenant des donn\u00e9es personnelles (dossiers RH, donn\u00e9es clients, contrats, etc.).<\/p>\r\n

\u26a0\ufe0f Implications sp\u00e9cifiques pour l’archivage \u00e9lectronique\u00a0: <\/strong>les organisations doivent d\u00e9finir et respecter des dur\u00e9es de conservation<\/strong> appropri\u00e9es pour chaque type de donn\u00e9es (ne pas archiver \u00e9ternellement ce qui n’est plus utile). Elles doivent respecter le \u00ab droit \u00e0 l’oubli<\/strong> \u00bb, permettant aux individus de demander l’effacement de leurs donn\u00e9es personnelles dans certaines conditions. Elles doivent garantir la s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es archiv\u00e9es<\/strong>, avec acc\u00e8s restrictif et tra\u00e7abilit\u00e9 compl\u00e8te des consultations. Un syst\u00e8me d’archivage conforme au RGPD d\u00e9montre que l’organisation ma\u00eetrise le cycle de vie des donn\u00e9es personnelles et les prot\u00e8ge efficacement.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"<\/a><\/figure>\r\n\r\n

 <\/p>\r\n\r\n

\u00c0 l’international : les normes pour la conservation p\u00e9renne et interop\u00e9rable<\/strong>
\r\n\r\n<\/h2>\r\n

 <\/p>\r\n

ISO 14641 : l’\u00e9quivalent international de la norme fran\u00e7aise<\/strong><\/h3>\r\n

La norme ISO 14641 est l’\u00e9quivalent international de la NF Z42-013. Elle d\u00e9finit les sp\u00e9cifications techniques et organisationnelles qu’un S.A.E. doit respecter pour assurer la p\u00e9rennit\u00e9 et la fiabilit\u00e9 de l’archivage \u00e9lectronique \u00e0 l’\u00e9chelle mondiale.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

ISO 15489 : les bonnes pratiques de gestion documentaire<\/strong><\/h3>\r\n

La norme ISO 15489 fixe les principes fondamentaux de la gestion documentaire et du record management. Elle vise \u00e0 ce que les documents \u00ab soient cr\u00e9\u00e9s, archiv\u00e9s et organis\u00e9s de mani\u00e8re pertinente, conforme aux besoins m\u00e9tier et aux obligations l\u00e9gales \u00bb.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

ISO 14721 (OAIS) : la vision long terme de la conservation num\u00e9rique<\/strong><\/h3>\r\n

La norme ISO 14721<\/strong>, connue sous l’acronyme OAIS<\/strong> (Open Archival Information System), pose le cadre conceptuel international pour la conservation des documents num\u00e9riques sur tr\u00e8s long terme, parfois des d\u00e9cennies.<\/p>\r\n

Elle d\u00e9crit notamment le mod\u00e8le pour la conception et la mise en place d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique\u00a0: comment concevoir un S.A.E. capable de r\u00e9sister aux \u00e9volutions technologiques (ex. l’obsolescence des formats) ? Comment migrer les documents vers de nouveaux formats sans perdre d’information ? Comment documenter le S.A.E. pour que les g\u00e9n\u00e9rations futures comprennent sa structure et son fonctionnement\u00a0?<\/p>\r\n

OAIS est la norme de r\u00e9f\u00e9rence<\/strong> pour les organisations ayant des exigences patrimoniales <\/strong>majeures : archives historiques, collections publiques, documentations l\u00e9gales devant \u00eatre conserv\u00e9es plusieurs d\u00e9cennies.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

ISO 19005 : garantir la lisibilit\u00e9 p\u00e9renne avec le PDF\/A-1 <\/strong><\/h3>\r\n

La norme ISO 19005 d\u00e9finit le format PDF\/A-1, sp\u00e9cifiquement con\u00e7u pour la conservation long terme de documents num\u00e9riques.<\/p>\r\n

\u26a0\ufe0f Contrairement \u00e0 un PDF standard, le PDF\/A-1 int\u00e8gre<\/strong> : toutes les polices de caract\u00e8res dans le fichier, \u00e9liminant les risques d’affichage incorrect, l’absence de contenu multim\u00e9dia ou de scripts qui pourraient devenir obsol\u00e8tes, et l’encodage des images haute r\u00e9solution pour la lisibilit\u00e9 p\u00e9renne. Utiliser le PDF\/A-1 pour archiver signifie que le document restera lisible et fid\u00e8le, m\u00eame dans 20 ou 50 ans, sans d\u00e9pendre des versions futures de logiciels.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

La s\u00e9curit\u00e9 informatique : ISO 27001<\/strong><\/h2>\r\n

La certification ISO 27001 d\u00e9taille les exigences pour mettre en place un syst\u00e8me de management de la s\u00e9curit\u00e9 de l’information efficace et auditable.<\/p>\r\n

Pour une organisation archivant des documents sensibles (factures, contrats, donn\u00e9es juridiques, donn\u00e9es RH, donn\u00e9es financi\u00e8res), la certification ISO 27001 est un indicateur fort de fiabilit\u00e9. Elle atteste que ces informations strat\u00e9giques sont h\u00e9berg\u00e9es et conserv\u00e9es dans un environnement hautement s\u00e9curis\u00e9, conforme aux standards internationaux de cybers\u00e9curit\u00e9.<\/p>\r\n

Le paysage normatif de l’archivage \u00e9lectronique peut sembler complexe, mais il r\u00e9pond \u00e0 une logique claire : chaque norme r\u00e9pond \u00e0 un besoin sp\u00e9cifique.<\/p>\r\n

La mise en \u0153uvre de normes d’archivage \u00e9lectronique<\/strong> n\u00e9cessite une r\u00e9flexion strat\u00e9gique adapt\u00e9e \u00e0 vos besoins sp\u00e9cifiques : volume de documents, sensibilit\u00e9 des donn\u00e9es, dur\u00e9e de conservation, contexte r\u00e9glementaire, int\u00e9gration avec vos syst\u00e8mes existants.<\/p>\r\n

Un prestataire d’archivage \u00e9lectronique certifi\u00e9<\/strong> selon ces normes peut accompagner votre organisation dans cette transformation, garantissant conformit\u00e9, s\u00e9curit\u00e9 et p\u00e9rennit\u00e9 de vos archives num\u00e9riques.<\/p>\r\n

 <\/p>\r\n

\r\n
Contactez nos experts<\/a><\/div>\r\n<\/div>\r\n

 <\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La d\u00e9mat\u00e9rialisation s’acc\u00e9l\u00e8re dans tous les secteurs d’activit\u00e9. Mais conserver des documents num\u00e9riques ne consiste pas simplement \u00e0 les stocker dans le cloud ou un dossier partag\u00e9. Pour garantir la fiabilit\u00e9, l’int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 de vos archives num\u00e9riques, des normes strictes encadrent leur conservation. Mais conserver des documents num\u00e9riques ne consiste pas simplement \u00e0 […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":987524019,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[1103,1119],"tags":[],"subjects":[],"class_list":["post-987524025","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archivage","category-digitalisation"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524025"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=987524025"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524025\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":987524032,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/987524025\/revisions\/987524032"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/987524019"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=987524025"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=987524025"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=987524025"},{"taxonomy":"subjects","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/subjects?post=987524025"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}