{"id":987524114,"date":"2026-04-07T09:27:19","date_gmt":"2026-04-07T07:27:19","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ags-recordsmanagement.com\/news\/replay-webinar-facturation-electronique-plateforme-agreee-transition-2026-copy\/"},"modified":"2026-04-08T14:35:15","modified_gmt":"2026-04-08T12:35:15","slug":"certification-nf-544-nf-z42-026-numerisation-fidele-documents-drom-com","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/certification-nf-544-nf-z42-026-numerisation-fidele-documents-drom-com\/","title":{"rendered":"Double certification NF 544 et NF 342 : AGS Records Management Antilles Guyane, votre expert en gestion documentaire en Guadeloupe et Martinique"},"content":{"rendered":"\r\n

La valeur probante des documents \u00e9lectroniques est devenue un enjeu strat\u00e9gique pour les entreprises. AGS Records Management Antilles Guyane franchit une nouvelle \u00e9tape majeure. L’obtention de la certification NF Z42-026 vient renforcer l’offre de num\u00e9risation fid\u00e8le de documents propos\u00e9e aux entreprises des DROM-COM (Guadeloupe et Martinique) et confirme l’engagement des \u00e9quipes locales \u00e0 accompagner leurs clients avec des solutions conformes aux plus hautes exigences r\u00e9glementaires et normatives.<\/strong><\/p>\r\n\r\n

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La norme NF Z42-026 : qu’est-ce que la num\u00e9risation fid\u00e8le et pourquoi est-elle essentielle ?<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

Num\u00e9riser un document ne suffit pas \u00e0 lui conf\u00e9rer une valeur juridique \u00e9quivalente \u00e0 son original papier. C’est pr\u00e9cis\u00e9ment l’objet de la norme NF Z42-026<\/strong> : elle d\u00e9finit les conditions rigoureuses dans lesquelles un document physique<\/strong> doit \u00eatre num\u00e9ris\u00e9 pour que sa copie num\u00e9rique soit reconnue comme fid\u00e8le \u00e0 l’original<\/strong>, et puisse \u00eatre utilis\u00e9e \u00e0 sa place dans un cadre l\u00e9gal et probatoire.<\/p>\r\n

Cette norme s’appuie sur le cadre juridique \u00e9tabli par l’article 1379 du Code civil relatif \u00e0 la copie fiable, ainsi que sur le d\u00e9cret n\u00b02016-1673. Elle pr\u00e9cise les \u00e9l\u00e9ments techniques indispensables qui garantissent l’int\u00e9grit\u00e9 d’une copie num\u00e9rique.<\/p>\r\n

Elle s’applique \u00e0 une large gamme de documents courants circulant entre acteurs \u00e9conomiques : documents administratifs et commerciaux, factures, plans, contrats… Pour les entreprises des DROM-COM, dont les obligations r\u00e9glementaires<\/strong> sont identiques \u00e0 celles de la m\u00e9tropole, cette certification repr\u00e9sente une garantie concr\u00e8te que leurs documents num\u00e9ris\u00e9s par AGS Records Management respectent pleinement le cadre l\u00e9gal en vigueur<\/strong>.<\/p>\r\n

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La valeur probante des documents \u00e9lectroniques : un enjeu d\u00e9sormais central pour les entreprises<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

La transformation num\u00e9rique des entreprises s’accompagne d’une question fondamentale : un document num\u00e9rique a-t-il la m\u00eame valeur qu’un document papier devant un tribunal, une administration ou lors d’un contr\u00f4le fiscal ? La r\u00e9ponse est oui, mais uniquement \u00e0 condition que ce document ait \u00e9t\u00e9 produit, num\u00e9ris\u00e9 et conserv\u00e9 dans le respect de normes pr\u00e9cises<\/strong>.<\/p>\r\n

C’est l\u00e0 que r\u00e9side tout l’enjeu de la certification NF Z42-026. En obtenant cette certification, AGS Records Management Antilles Guyane garantit \u00e0 ses clients que les fichiers num\u00e9ris\u00e9s sont conformes aux exigences d’une copie fiable<\/a>. Les documents num\u00e9ris\u00e9s peuvent ainsi \u00eatre vers\u00e9s dans un Syst\u00e8me d’Archivage \u00c9lectronique<\/a> (SAE) certifi\u00e9, o\u00f9 ils acqui\u00e8rent une pleine valeur juridique et restent exploitables sur toute la dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation<\/strong>.<\/p>\r\n

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Pour les entreprises de Guadeloupe et de Martinique<\/strong>, qui g\u00e8rent souvent des volumes importants de documents papier dans des environnements climatiques et logistiques exigeants, cette capacit\u00e9 \u00e0 prot\u00e9ger et valoriser les documents originaux en cr\u00e9ant des copies num\u00e9riques fiables<\/strong> repr\u00e9sente un b\u00e9n\u00e9fice op\u00e9rationnel et juridique consid\u00e9rable. Les risques li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9gradation, \u00e0 la perte ou \u00e0 l’inaccessibilit\u00e9 des documents physiques sont ainsi consid\u00e9rablement r\u00e9duits, sans jamais sacrifier leur valeur probante.<\/p>\r\n

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\u00ab Cette nouvelle certification \u00e9largit le champ des opportunit\u00e9s pour AGS Records Management afin de r\u00e9pondre aux attentes de plus en plus pointues de nos clients. Elle \u00e9tablit les exigences pour garantir la fid\u00e9lit\u00e9 d’une copie num\u00e9rique et permet de livrer des fichiers conformes aux exigences d’une copie fiable<\/em>. \u00bb<\/p>\r\n

Sylvie Gentilhomme, Directrice AGS Records Management Antilles Guyane<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n

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NF Z42-026 et NF Z42-013 : la puissance d’une double certification au service des entreprises des DROM-COM<\/strong><\/h2>\r\n

L’obtention de la certification NF Z42-026 prend une dimension particuli\u00e8rement strat\u00e9gique lorsqu’elle est associ\u00e9e \u00e0 la certification NF Z42-013<\/strong>, que d\u00e9tient d\u00e9j\u00e0 AGS Records Management. Ces deux normes sont en effet compl\u00e9mentaires et forment ensemble un cadre complet de gestion documentaire \u00e0 valeur probante<\/strong>.<\/p>\r\n

La NF Z42-013 certifie le Syst\u00e8me d’Archivage \u00c9lectronique<\/strong> et garantit que les documents conserv\u00e9s restent int\u00e8gres, authentiques et restituables sur toute leur dur\u00e9e l\u00e9gale de conservation. La NF Z42-026 certifie quant \u00e0 elle le processus de num\u00e9risation fid\u00e8le<\/a> qui pr\u00e9c\u00e8de cet archivage<\/strong>, en garantissant que la copie num\u00e9rique est fid\u00e8le \u00e0 l’original physique. Ensemble, ces deux certifications couvrent l’int\u00e9gralit\u00e9 de la cha\u00eene documentaire : de la num\u00e9risation du document papier jusqu’\u00e0 sa conservation \u00e9lectronique \u00e0 long terme.<\/p>\r\n

Pour les entreprises de Guadeloupe et de Martinique, disposer d’un prestataire local<\/strong> certifi\u00e9 sur ces deux normes repr\u00e9sente un avantage d\u00e9cisif. Elles b\u00e9n\u00e9ficient d’un accompagnement de proximit\u00e9, d’une connaissance fine des r\u00e9alit\u00e9s \u00e9conomiques et r\u00e9glementaires du territoire, et d’une solution int\u00e9gr\u00e9e qui couvre l’ensemble de leurs besoins documentaires sans avoir \u00e0 faire appel \u00e0 plusieurs prestataires distincts. Cette double expertise locale<\/strong> constitue \u00e9galement un atout majeur pour r\u00e9pondre aux exigences RGPD, en garantissant que les donn\u00e9es personnelles contenues dans les documents num\u00e9ris\u00e9s sont trait\u00e9es et conserv\u00e9es dans un environnement s\u00e9curis\u00e9 et certifi\u00e9.<\/p>\r\n

Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions de num\u00e9risation fid\u00e8le et d’archivage \u00e9lectronique certifi\u00e9es en Guadeloupe et en Martinique ? Contactez d\u00e8s maintenant nos experts.<\/strong><\/p>\r\n

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Contactez nos experts d\u00e8s maintenant<\/a><\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Ce que nos clients nous demandent le plus souvent sur la num\u00e9risation fid\u00e8le de documents en Guadeloupe et en Martinique<\/strong>
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Nous num\u00e9risons d\u00e9j\u00e0 nos documents en interne depuis plusieurs ann\u00e9es. En quoi la certification NF 544 change-t-elle quelque chose pour nous ?<\/div>\r\n
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Num\u00e9riser en interne permet d’acc\u00e9der rapidement \u00e0 ses documents, mais cela ne garantit pas leur valeur juridique. Sans horodatage certifi\u00e9, sans empreinte num\u00e9rique et sans processus norm\u00e9, une copie num\u00e9rique peut \u00eatre contest\u00e9e lors d’un contr\u00f4le fiscal ou d’un litige. La certification NF 544 atteste que le processus de num\u00e9risation respecte des exigences strictes qui conf\u00e8rent \u00e0 chaque copie produite la m\u00eame valeur que l’original papier devant un tribunal ou une administration.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Nos locaux en Guadeloupe ou en Martinique sont expos\u00e9s aux risques climatiques. La num\u00e9risation fid\u00e8le peut-elle vraiment prot\u00e9ger nos archives en cas de sinistre ?<\/div>\r\n
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Humidit\u00e9, cyclones, inondations : les documents papier sont particuli\u00e8rement vuln\u00e9rables dans nos territoires. La num\u00e9risation fid\u00e8le certifi\u00e9e NF 544 permet de cr\u00e9er une copie num\u00e9rique ayant la m\u00eame valeur juridique que l’original, conserv\u00e9e dans un environnement \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9 et ind\u00e9pendant des al\u00e9as physiques. En cas de sinistre, vos documents restent accessibles et juridiquement opposables ce qu’une simple sauvegarde num\u00e9rique non certifi\u00e9e ne peut pas garantir.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Quels types de documents peuvent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s de fa\u00e7on fid\u00e8le par AGS Records Management AG en Guadeloupe et en Martinique ?<\/div>\r\n
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La certification NF 544 couvre l’ensemble des documents courants sur support papier : documents administratifs, contrats, factures, dossiers m\u00e9dicaux, dossiers bancaires et d\u2019assurance. Qu’il s’agisse de dossiers clients, de documents comptables ou de fonds d’archives historiques, AGS Records Management Antilles Guyane accompagne les entreprises des DROM-COM dans la num\u00e9risation fid\u00e8le de l’ensemble de leurs fonds documentaires.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Concr\u00e8tement, comment se passe une mission de num\u00e9risation avec AGS Records Management AG en Guadeloupe ou en Martinique ?<\/div>\r\n
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Tout commence par un \u00e9change avec nos \u00e9quipes locales pour comprendre la nature de vos fonds documentaires, leur volume et vos contraintes sp\u00e9cifiques. Nous r\u00e9alisons ensuite un audit sur site pour \u00e9valuer l’\u00e9tat des documents et d\u00e9finir les priorit\u00e9s. La num\u00e9risation est r\u00e9alis\u00e9e dans le respect strict du processus certifi\u00e9 NF 544, puis les fichiers produits peuvent \u00eatre vers\u00e9s dans un Syst\u00e8me d’Archivage \u00c9lectronique certifi\u00e9 pour une conservation \u00e0 valeur probante. Nos \u00e9quipes restent disponibles \u00e0 chaque \u00e9tape, de la prise en charge initiale jusqu’au suivi de la conformit\u00e9 dans la dur\u00e9e.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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En Martinique et en Guadeloupe, sommes-nous soumis aux m\u00eames obligations de conservation des documents qu’en France m\u00e9tropolitaine ?<\/div>\r\n
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Le Code civil, le Code du commerce et le RGPD s’appliquent de fa\u00e7on identique dans les DROM-COM. Les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation, les exigences de valeur probante et les obligations en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es personnelles sont exactement les m\u00eames qu’en m\u00e9tropole. Travailler avec un prestataire certifi\u00e9 localement vous \u00e9vite de d\u00e9pendre de prestataires \u00e9loign\u00e9s et vous garantit un accompagnement de proximit\u00e9 parfaitement align\u00e9 avec ces obligations.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n