{"id":987524144,"date":"2026-04-07T13:15:15","date_gmt":"2026-04-07T11:15:15","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.ags-recordsmanagement.com\/news\/certification-nf-544-nf-z42-026-numerisation-fidele-documents-drom-com-copy\/"},"modified":"2026-04-08T15:54:36","modified_gmt":"2026-04-08T13:54:36","slug":"coffre-fort-numerique-siv-archivage-obligatoire-professionnels-habilites-siv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ags-recordsmanagement.com\/fr\/news\/coffre-fort-numerique-siv-archivage-obligatoire-professionnels-habilites-siv\/","title":{"rendered":"R\u00e9forme SIV : pourquoi un coffre-fort num\u00e9rique certifi\u00e9 NF Z42-020 est d\u00e9sormais obligatoire pour les professionnels de l’automobile ?"},"content":{"rendered":"\r\n

Les r\u00e8gles ont chang\u00e9 pour tous les professionnels habilit\u00e9s \u00e0 traiter les demandes d’immatriculation de v\u00e9hicules. La r\u00e9forme du Syst\u00e8me d’Immatriculation des V\u00e9hicules (SIV) ne se limite pas \u00e0 un renforcement administratif : elle impose une obligation concr\u00e8te et imm\u00e9diate en mati\u00e8re d’archivage \u00e9lectronique.<\/strong><\/p>\r\n\r\n

D\u00e9sormais, conserver ses dossiers SIV<\/strong> dans un simple dossier num\u00e9rique ou sur un serveur partag\u00e9 ne suffit plus. Seul un coffre-fort num\u00e9rique conforme \u00e0 la norme NF Z42-020 permet de r\u00e9pondre aux exigences r\u00e9glementaires. AGS Records Management accompagne les professionnels de l’automobile dans cette mise en conformit\u00e9, avec une solution d’archivage \u00e9lectronique certifi\u00e9e, s\u00e9curis\u00e9e et adapt\u00e9e aux sp\u00e9cificit\u00e9s du secteur.<\/p>\r\n

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Ce que la r\u00e9forme SIV impose concr\u00e8tement en mati\u00e8re d’archivage<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

Les nouvelles r\u00e9glementations<\/a> de la r\u00e9forme du Syst\u00e8me d\u2019Immatriculation des V\u00e9hicules (SIV)<\/strong> modifie les conditions dans lesquelles les professionnels habilit\u00e9s (garagistes, concessionnaires, mandataires, n\u00e9gociants) peuvent obtenir et conserver leur habilitation \u00e0 t\u00e9l\u00e9transmettre des demandes d’immatriculation.<\/p>\r\n

L’un des changements les plus structurants concerne directement l’archivage des pi\u00e8ces justificatives<\/strong>. Pour chaque dossier d’immatriculation trait\u00e9, le professionnel habilit\u00e9 est tenu de conserver l’ensemble des documents associ\u00e9s : certificats d’immatriculation, pi\u00e8ces d’identit\u00e9 des clients, justificatifs de domicile, procurations, contr\u00f4les techniques. Ces documents, de plus en plus souvent transmis sous forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, doivent d\u00e9sormais \u00eatre archiv\u00e9s dans un coffre-fort num\u00e9rique conforme \u00e0 la norme NF Z42-020<\/a>, pendant une dur\u00e9e minimale de cinq ans<\/strong> \u00e0 compter de la date de la demande d’immatriculation.<\/p>\r\n

Cette exigence n’est pas facultative. Pour \u00eatre habilit\u00e9, un professionnel doit justifier aupr\u00e8s de la pr\u00e9fecture de sa capacit\u00e9 mat\u00e9rielle \u00e0 archiver les pi\u00e8ces de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e<\/strong>, c’est-\u00e0-dire disposer d’un coffre-fort num\u00e9rique certifi\u00e9<\/strong>. Il doit \u00e9galement utiliser ce coffre pour l’int\u00e9gralit\u00e9 des pi\u00e8ces \u00e9lectroniques de chaque dossier trait\u00e9, et \u00eatre en mesure de fournir un acc\u00e8s \u00e0 distance \u00e0 ces documents aux services du minist\u00e8re de l’Int\u00e9rieur en cas de contr\u00f4le ou d’audit.<\/p>\r\n

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Qu\u2019est-ce que la norme NF Z42-020 et pourquoi est-elle d\u00e9terminante ?<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

La norme NF Z42-020<\/strong> est la r\u00e9f\u00e9rence fran\u00e7aise qui d\u00e9finit les exigences fonctionnelles et techniques minimales qu’un coffre-fort num\u00e9rique doit respecter pour garantir la valeur probante des documents qu’il conserve. Comprendre ce qu’elle implique concr\u00e8tement permet de mesurer pourquoi elle a \u00e9t\u00e9 retenue comme standard obligatoire dans le cadre de la r\u00e9forme SIV.<\/p>\r\n

Un coffre-fort num\u00e9rique conforme \u00e0 cette norme n’est pas un simple espace de stockage s\u00e9curis\u00e9. C’est un dispositif d’archivage \u00e9lectronique rigoureux qui repose sur plusieurs m\u00e9canismes techniques fondamentaux.<\/p>\r\n

Chaque document vers\u00e9 dans le coffre\u00a0:<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0f est horodat\u00e9<\/strong> \u00e0 la date de son d\u00e9p\u00f4t, ce qui fixe de mani\u00e8re incontestable le moment o\u00f9 il a \u00e9t\u00e9 archiv\u00e9.<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0f re\u00e7oit \u00e9galement une empreinte num\u00e9rique<\/strong>, un identifiant unique qui permet de d\u00e9tecter imm\u00e9diatement toute tentative de modification ult\u00e9rieure.<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0fl’acc\u00e8s au coffre est strictement contr\u00f4l\u00e9 par des m\u00e9canismes d’authentification forte<\/strong>, et toutes les op\u00e9rations, d\u00e9p\u00f4t, lecture, export, consultation, sont journalis\u00e9es de fa\u00e7on exhaustive et non modifiable.<\/p>\r\n

Ces m\u00e9canismes combin\u00e9s conf\u00e8rent aux documents archiv\u00e9s une valeur probante<\/strong> reconnue : un dossier conserv\u00e9 dans un coffre-fort NF Z42-020 peut \u00eatre produit comme preuve fiable lors d’un contr\u00f4le administratif pr\u00e9fectoral, d’un audit du minist\u00e8re de l’Int\u00e9rieur ou d’un contentieux avec un client. C’est cette capacit\u00e9 \u00e0 produire une preuve incontestable qui distingue fondamentalement le coffre-fort num\u00e9rique certifi\u00e9 d’un archivage ordinaire, aussi organis\u00e9 soit-il.<\/p>\r\n

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La protection des donn\u00e9es personnelles, un enjeu indissociable de la conformit\u00e9 SIV<\/strong>\r\n\r\n<\/h2>\r\n

Les dossiers SIV contiennent par nature des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel sensibles : pi\u00e8ces d’identit\u00e9, coordonn\u00e9es, informations sur les v\u00e9hicules associ\u00e9s \u00e0 des individus identifiables. La r\u00e9forme ne s’est pas content\u00e9e de renforcer les obligations d’archivage<\/a> ; elle s’inscrit \u00e9galement dans le cadre plus large du R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es (RGPD<\/strong>), dont les exigences s’appliquent pleinement \u00e0 la conservation de ces informations.<\/p>\r\n

Un coffre-fort num\u00e9rique conforme doit ainsi r\u00e9pondre \u00e0 plusieurs imp\u00e9ratifs en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es.<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0f Le chiffrement<\/strong> des documents stock\u00e9s garantit que leur contenu ne peut \u00eatre lu par des personnes non autoris\u00e9es, m\u00eame en cas d’acc\u00e8s technique aux serveurs.<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0f Les m\u00e9canismes d’authentification<\/strong> forte assurent que seuls les utilisateurs d\u00fbment habilit\u00e9s peuvent consulter ou manipuler les archives.<\/p>\r\n

\u27a1\ufe0f Les conditions d’h\u00e9bergement<\/strong>, enfin, doivent r\u00e9pondre aux standards de s\u00e9curit\u00e9 les plus \u00e9lev\u00e9s, notamment la certification ISO 27001, qui constitue la r\u00e9f\u00e9rence internationale en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9 des syst\u00e8mes d’information.<\/p>\r\n

Ces exigences ne sont pas de simples formalit\u00e9s techniques. Elles engagent la responsabilit\u00e9 personnelle du professionnel habilit\u00e9, qui reste le responsable de traitement des donn\u00e9es personnelles de ses clients au sens du RGPD. En cas de manquement, fuite de donn\u00e9es, acc\u00e8s non autoris\u00e9, conservation dans des conditions insuffisantes, c’est le professionnel qui en r\u00e9pond devant les autorit\u00e9s comp\u00e9tentes, ind\u00e9pendamment du prestataire technique qu’il a choisi.<\/p>\r\n

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L’accompagnement AGS Records Management : une solution certifi\u00e9e et un suivi sur mesure<\/strong><\/h2>\r\n

Face \u00e0 la complexit\u00e9 des exigences normatives et r\u00e9glementaires impos\u00e9es par la r\u00e9forme SIV, s’appuyer sur un expert de l’archivage \u00e9lectronique<\/a> est une d\u00e9cision \u00e0 la fois pragmatique et strat\u00e9gique. AGS Records Management, fort de son expertise historique dans l’archivage physique<\/a> et num\u00e9rique, propose aux professionnels habilit\u00e9s une solution de coffre-fort num\u00e9rique<\/strong> enti\u00e8rement conforme \u00e0 la norme NF Z42-020, aux obligations RGPD et aux attentes des services de contr\u00f4le pr\u00e9fectoraux.<\/p>\r\n

Au-del\u00e0 de la solution technique, AGS Records Management propose un accompagnement complet depuis le param\u00e9trage des habilitations jusqu’\u00e0 la mise en production du coffre-fort, en passant par la formation des \u00e9quipes. Cet accompagnement garantit que chaque professionnel est non seulement \u00e9quip\u00e9 d’un outil conforme, mais \u00e9galement capable de l’utiliser correctement et de justifier de ses pratiques d’archivage en toutes circonstances.<\/p>\r\n

Pour faire le point sur votre situation et d\u00e9couvrir comment AGS Records Management peut vous accompagner dans votre conformit\u00e9, contactez nos experts d\u00e8s aujourd’hui.<\/strong><\/p>\r\n

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Contactez nos experts<\/a><\/div>\r\n<\/div>\r\n

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FAQ<\/strong>
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Qu’est-ce qu’un coffre-fort num\u00e9rique et en quoi est-il diff\u00e9rent d’un simple espace de stockage en ligne ?<\/div>\r\n
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Un coffre-fort num\u00e9rique est un dispositif d’archivage \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9 qui garantit l’int\u00e9grit\u00e9, l’authenticit\u00e9 et la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents qu’il conserve. Contrairement \u00e0 un espace de stockage classique (serveur partag\u00e9 ou cloud grand public) il horodate chaque document \u00e0 son d\u00e9p\u00f4t, lui attribue une empreinte num\u00e9rique infalsifiable et journalise l’ensemble des acc\u00e8s et des op\u00e9rations effectu\u00e9es. Ces m\u00e9canismes lui conf\u00e8rent une valeur probante reconnue devant les autorit\u00e9s administratives et judiciaires, ce qu’un simple stockage num\u00e9rique ne peut pas garantir.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Quels documents doivent obligatoirement \u00eatre archiv\u00e9s dans le coffre-fort num\u00e9rique dans le cadre du SIV ?<\/div>\r\n
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Tout document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 constitutif d’un dossier d’immatriculation doit \u00eatre archiv\u00e9 dans le coffre-fort num\u00e9rique certifi\u00e9. Cela inclut les certificats d’immatriculation, les pi\u00e8ces d’identit\u00e9 des clients, les justificatifs de domicile, les procurations \u00e9ventuelles et les contr\u00f4les techniques. L’obligation porte sur l’int\u00e9gralit\u00e9 des pi\u00e8ces \u00e9lectroniques du dossier, sans exception.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Quelles sont les cons\u00e9quences pour un professionnel qui ne respecte pas l’obligation d’archivage dans le cadre du SIV ?<\/div>\r\n
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Un professionnel habilit\u00e9 SIV qui ne dispose pas d’un coffre-fort num\u00e9rique conforme \u00e0 la norme NF Z42-020 s’expose au refus ou au retrait de son habilitation par la pr\u00e9fecture, ce qui le prive de la possibilit\u00e9 de t\u00e9l\u00e9transmettre des demandes d’immatriculation. En cas de contr\u00f4le administratif ou de litige avec un client, l’absence d’archivage conforme engage \u00e9galement sa responsabilit\u00e9 personnelle, sans possibilit\u00e9 de produire une preuve documentaire recevable.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Les pr\u00e9fectures peuvent-elles acc\u00e9der \u00e0 distance aux dossiers archiv\u00e9s dans le coffre-fort num\u00e9rique ?<\/div>\r\n
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Oui, le coffre-fort num\u00e9rique doit permettre un acc\u00e8s \u00e0 distance s\u00e9curis\u00e9 aux documents archiv\u00e9s pour les services du minist\u00e8re de l’Int\u00e9rieur, dans le cadre des contr\u00f4les et des audits. Cet acc\u00e8s est strictement encadr\u00e9 par des droits d\u00e9finis et journalis\u00e9, de sorte que le professionnel dispose \u00e0 tout moment d’une tra\u00e7abilit\u00e9 compl\u00e8te des consultations effectu\u00e9es par les autorit\u00e9s.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n