En septembre 2024, AGS Records Management remporte un contrat national majeur avec le CEREMA, un établissement public stratégique pour les infrastructures et l’aménagement en France. Cet accord-cadre de quatre ans vise à restructurer, optimiser et moderniser la gestion des archives du CEREMA sur l’ensemble du territoire français. Retour sur ce projet hors normes.
Un projet d’envergure national pour le Pôle Archives Conseil d’AGS Records Management
En 2024, le Centre d’études et d’expertise sur les risques, l’environnement, la mobilitĂ© et l’amĂ©nagement (CEREMA) lance un appel d’offres pour la gestion et la rĂ©organisation de ses archives, un enjeu crucial pour l’optimisation de ses activitĂ©s. Avec dix directions territoriales et trois directions techniques, cet organisme public joue un rĂ´le clĂ© dans l’Ă©tude et la mise en place de solutions innovantes pour l’environnement, la mobilitĂ© et l’amĂ©nagement du territoire.
AGS Records Management a été l’un des prestataires retenus, grâce à son expertise et sa capacité à proposer une méthodologie rigoureuse et adaptée aux besoins du CEREMA.
Une approche structurée et personnalisée
Les équipes de Lucie Derumaux se mettent à la tâche. La Directrice adjointe du Pôle Archives Conseil s’empare du sujet et rédige les quelques 118 pages pour répondre au cahier des charges du CEREMA, établissement public administratif, placé sous la tutelle du ministère de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires.
Dans la conception de cette réponse, l’objectif du Pôle Audit et Conseil a été de concevoir une stratégie sur mesure pour assurer une gestion efficace des archives sur les différents sites en France.
Prévu avec un déploiement opérationnel en janvier 2025, les sites de Toulouse et de Aix-en-Provence ont constitué la première phase de ce projet d’envergure national.
Une méthodologie rigoureuse et une boîte à outils complète
Pour garantir un travail de qualité et respecter les délais serrés, Lucie Derumaux et ses équipes proposent une approche méthodique et adaptée aux besoins spécifiques de chaque site. Cette approche a été permise grâce à une visite détaillé de chaque site et de ces fonds, afin d’évaluer les volumes, les conditions de conservation et les besoins spécifiques.
Chacun des sites du CEREMA ont un volume d’environ un kilomètre d’archives à traiter. Les fonds comportent des archives administratives, mais également de nombreux dossiers techniques sur la création des routes, des études de faisabilité ou encore des graphes, des plans ou des documents de mesure.
Pour répondre aux besoins du CEREMA, trois prestations essentielles seront déployées :
- Traitement intellectuel : inventaire, tri et rédaction de plans de classement ;
- Traitement matériel : conditionnement, audit sanitaire et transferts logistiques ;
- Externalisation des archives partielle ou totale : prise en charge des documents dans les locaux d’AGS Records Management si nécessaire.
Une organisation optimisée
Afin de garantir une transparence totale auprès des différents acteurs impliqués, AGS RM a veiller à la mise en place un plan de prévention simplifié des risques. Ce document permet de recueillir toutes les informations essentielles pour assurer la bonne réalisation de la prestation et évaluer si les conditions matérielles sont réunies pour une intervention efficace des archivistes d’AGS Records Management. Il intègre divers aspects logistiques cruciaux : état des infrastructures, équipements disponibles, sécurité des locaux et bien-être des collaborateurs sur site. Une fois finalisé, ce plan est validé et signé par le client ainsi que par les archivistes d’AGS Records Management.
« L’objectif est que nos équipes puissent travailler dans les meilleures conditions possibles pour effectuer une prestation de qualité, comme le souhaite le client ».
Lucie Derumaux, Directrice Adjointe du PĂ´le Audit et Conseil
Pour répondre aux exigences du cahier des charges et au rythme imposé par la prestation, AGS Records Management mobilise une équipe dédiée sur chaque site, composée de quatre archivistes sous la supervision de chefs d’équipe et de projets. Cette organisation garantit un traitement efficace des archives en quatre à cinq mois, tout en assurant un suivi optimal des opérations.
Une collaboration stratégique d’avenir
Au-delà de la gestion physique des archives, AGS Records Management souhaite apporter une véritable expertise en matière de conservation et de conformité réglementaire, en proposant à la CEREMA de l’accompagner sur les obligations légales liées à la conservation et à la destruction des documents, assurant ainsi une optimisation durable de la gestion documentaire.
Ce contrat national marque une étape décisive pour AGS Records Management, renforçant sa présence dans le secteur public et affirmant son leadership en matière de gestion documentaire. Avec plus de 3 000 mètres linéaires d’archives à traiter dès 2025, AGS RM s’impose comme un acteur incontournable dans l’optimisation des archives publiques en France.
« L’étendue de ce projet est rare, notamment en termes de volumes aussi conséquents et avec une emprise nationale si importante ».
Lucie Derumaux, Directrice Adjointe du PĂ´le Audit et Conseil
Un projet d’envergure, une expertise pointue, et une collaboration stratégique d’avenir : AGS Records Management confirme son rôle central dans la gestion documentaire du CEREMA.
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