AGS Records Management franchit une étape majeure dans son engagement pour la protection des données en obtenant la certification ISO/IEC 27001, norme internationale de référence en matière de management de la sécurité de l’information.
Pour comprendre les enjeux de cette nouvelle certification et son impact concret sur la protection des données des clients, Nathalie Combaud, Directrice Informatique d’AGS Records Management, qui a piloté et coordonné ce projet stratégique avec l’ensemble des équipes de l’entreprise, revient sur cette démarche ambitieuse réalisée en 6 mois.
ISO 27001 : la norme internationale qui garantit la sécurité de vos informations sensibles
La norme ISO/IEC 27001 représente le standard international le plus reconnu et le plus exigeant en matière de management de la sécurité de l’information. Contrairement à des référentiels sectoriels ou nationaux, cette norme s’applique mondialement et fait l’objet d’une reconnaissance universelle par les entreprises, les institutions publiques et les organismes de régulation. Obtenir cette certification signifie qu’AGS Records Management a mis en place un Système de Management de la Sécurité de l’Information (SMSI) robuste, structuré et conforme aux meilleures pratiques internationales.
« La certification ISO 27001 n’est pas qu’une simple check-list de mesures techniques à cocher. C’est un système de management global qui couvre l’ensemble de nos activités et de nos processus. Cela englobe aussi bien les archives papier conservées dans nos centres de conservation, avec tous les documents clients et dossiers internes que nous gérons, que nos processus de numérisation et l’ensemble de nos systèmes informatiques. L’objectif fondamental est de protéger les informations sensibles à chaque étape de leur cycle de vie : de la prise en charge initiale, à la consultation, en passant par la conservation durant toute la période réglementaire et jusqu’à la destruction sécurisée. »
Les trois piliers de la sécurité de l’information
La certification ISO 27001 repose sur trois piliers fondamentaux qui structurent toutes les mesures de sécurité déployées par l’entreprise.
Le premier pilier, la confidentialité, vise à empêcher tout accès non autorisé aux informations. Concrètement, cela se traduit, chez AGS Records Management, par une politique de haute sécurité, avec un contrôle d’accès rigoureux tant physique, avec badges d’accès, surveillance vidéo, zones sécurisées, que logique, avec authentification forte et gestion fine des habilitations informatiques.
Le deuxième pilier, l’intégrité, garantit que l’information reste lisible, exacte et non altérée dans le temps. Cette garantie d’intégrité passe par des conditions de conservation optimales pour les documents papier (température, hygrométrie, protection contre les risques d’incendie et d’inondation) et par le chiffrement systématique des données numériques ainsi que des sauvegardes régulières et redondantes côté système d’information.
« Nos clients nous confient des documents qui doivent conserver leur valeur probante pendant des années, parfois des décennies. Nous devons garantir qu’un contrat archivé en 2025 sera restitué dans dix ans dans exactement le même état, sans la moindre modification. »
Le troisième pilier, la disponibilité, assure que les documents sont accessibles au bon moment, pour les utilisateurs autorisés. Un document parfaitement conservé mais impossible à retrouver ou à restituer rapidement ne sert à rien. AGS Records Management met donc en œuvre des bases de données rigoureusement structurées et sauvegardées, des systèmes de recherche performants, et des plans de continuité d’activité permettant de maintenir l’accès aux archives même en cas d’incident majeur affectant un site ou un système informatique.
Une démarche d’amélioration continue auditée et contrôlée
La certification ISO 27001 impose une démarche d’amélioration continue formalisée et régulièrement auditée par un organisme certificateur indépendant.
« La méthode est claire et rigoureuse. Nous écrivons ce que nous faisons et faisons ce que nous écrivons. Toutes nos pratiques de sécurité sont documentées dans des politiques, des procédures et des instructions de travail. Nous effectuons des contrôles réguliers pour vérifier que ces procédures sont bien appliquées, nous révisons nos processus en fonction des incidents ou des évolutions technologiques, et nous suivons des indicateurs de performance qui nous permettent de mesurer objectivement notre niveau de sécurité et son évolution. »
Cette formalisation apporte une clarté organisationnelle et une traçabilité précieuse. Chaque collaborateur sait exactement ce qu’il doit faire, comment il doit le faire, et pourquoi c’est important. Les responsabilités sont clairement définies, les processus sont standardisés et reproductibles, et toute dérive est rapidement détectée et corrigée. Les audits annuels réalisés par l’organisme certificateur constituent un regard externe exigeant qui valide la conformité du système et identifie les axes d’amélioration prioritaires pour l’année suivante.
Un prérequis indispensable pour accompagner la facturation électronique
L’obtention de la certification ISO 27001 s’inscrit dans une stratégie pérenne pour accompagner les évolutions réglementaires majeures qui transforment actuellement le paysage de la dématérialisation en France. La réforme de la facturation électronique , qui s’impose progressivement à toutes les entreprises françaises, constitue l’une des transformations digitales les plus importantes de ces dernières années. À partir de septembre 2026, les grandes entreprises devront obligatoirement émettre et recevoir leurs factures sous format électronique via des Plateformes Agréées (PA) par l’administration fiscale.
« Nos clients nous ont clairement exprimé leur besoin d’être accompagnés dans cette transition vers la facturation électronique. Mais pour jouer ce rôle de PA, nous devions absolument démontrer notre capacité à garantir l’intégrité totale des documents fiscaux que nous allons traiter, transmettre et archiver. La facture électronique n’est pas un simple fichier PDF : c’est un document fiscal à valeur probante qui doit être protégé contre toute altération, conservé de manière sécurisée pendant dix ans, et restitué de façon fiable en cas de contrôle fiscal. La moindre faille de sécurité, la moindre perte de données ou la moindre altération pourrait avoir des conséquences fiscales graves pour nos clients. »
ISO 27001 comme garantie de sécurité pour les données fiscales
La certification ISO 27001 constitue donc un prérequis technique et réglementaire indispensable pour accompagner les clients vers la facturation électronique en toute confiance. Elle atteste qu’AGS Records Management a mis en place tous les dispositifs de sécurité nécessaires pour protéger ces données fiscales sensibles : chiffrement des flux de facturation, contrôles d’intégrité systématiques détectant toute tentative de modification, traçabilité exhaustive de toutes les opérations effectuées sur chaque facture, sauvegardes redondantes garantissant la disponibilité des données pendant toute la durée de conservation légale.
Une certification qui s’inscrit dans un dispositif normatif cohérent
La certification ISO 27001 complète et renforce les certifications déjà obtenues par l’entreprise. AGS Records Management dispose déjà de la certification NF 544 (NF Z42-026) qui encadre les processus de numérisation fidèle (garantissant qu’un document papier numérisé conserve exactement la même valeur légale que l’original) et de la certification NF 461 (Z42-013) qui régit le Système d’Archivage Électronique, WiDOSAE et garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés.
« Nous avions déjà structuré nos pratiques via ces normes françaises qui sont très exigeantes sur les aspects techniques de l’archivage. La 27001 apporte une dimension supplémentaire en couvrant l’ensemble du management de la sécurité de l’information, au-delà des seuls aspects techniques : organisation des équipes, formation des collaborateurs, gestion des habilitations, sécurité physique des locaux, plan de continuité d’activité, gestion des incidents de sécurité. C’est une approche holistique qui fait de la sécurité une préoccupation transversale à toute l’entreprise, pas seulement un sujet informatique. »
Cette cohérence normative positionne AGS Records Management comme l’un des rares acteurs du marché français à cumuler ces trois certifications majeures, offrant ainsi à ses clients une garantie complète sur toute la chaîne de traitement documentaire.
Des bénéfices concrets et mesurables pour les clients
Cette certification garantit aux clients que leurs données sont protégées selon les standards internationaux les plus rigoureux et les plus reconnus. Elle leur permet également de répondre à leurs propres obligations réglementaires et contractuelles : de nombreuses entreprises, particulièrement dans les secteurs réglementés comme la banque, l’assurance ou la santé, doivent s’assurer que leurs prestataires respectent des exigences strictes de sécurité. Pouvoir démontrer que leur tiers-archiveur est certifié ISO 27001 facilite considérablement leur conformité et sécurise leurs relations contractuelles.
Le paysage réglementaire de la gestion documentaire et de la protection des données devient de plus en plus complexe et exigeant : RGPD pour la protection des données personnelles, eIDAS pour la signature électronique et les services de confiance, réforme de la facturation électronique, nouvelles obligations sectorielles dans la santé (HDS), la banque (directives européennes), l’assurance. Naviguer dans cet environnement réglementaire mouvant représente un défi permanent pour les entreprises.
« La certification ISO 27001 structure notre approche de la conformité réglementaire, elle nous impose une veille réglementaire systématique, une évaluation régulière de notre conformité aux évolutions légales, une mise à jour proactive de nos processus pour anticiper les nouvelles obligations. Nos clients bénéficient directement de cette démarche : lorsqu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, nous avons déjà adapté nos systèmes et nos processus pour y répondre, leur évitant ainsi d’avoir à gérer eux-mêmes cette complexité. »
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