Face à des enjeux de conservation légale et de confidentialité des données sensibles de santé, gérer les dossiers patients constitue un réel défi pour les hôpitaux, en constante recherche d’espace. Le recours à l’externalisation par l’intermédiaire d’un prestataire professionnel de l’archivage devient incontournable. Les hôpitaux de l’AP-HP l’ont bien compris.
Retour d’expérience des hôpitaux AP-HP de Seine-Saint-Denis
562 666 patients, tous types de prises en charge confondues, 365 667 consultations externes, 115 944 passages aux urgences, 2 594 accouchements…les chiffres donnent le vertige. Et pourtant, c’est la réalité annuelle des Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis (Avicenne, Jean-Verdier, René-Muret) de l’AP-HP.
Le volume des documents produits dans le cadre de l’activité des services a conduit l’AP-HP à externaliser une partie de ses archives. AGS Records Management a gagné l’appel d’offres lancé par l’AP-HP en 2011, puis renouvelé en 2018. Le volume total externalisé s’établit aujourd’hui à 237 kilomètres linéaires d’archives médicales dans les centres de conservation agréés d’AGS Records Management.
Protéger les archives et gagner de l’espace
« À l’époque, l’objectif était de gagner de la place sur le site Avicenne, car tous les rayonnages d’archives étaient saturés, on avait fini par classer les dossiers en pile ». À son arrivée à la tête de la coordination des archives dans ces hôpitaux en 2008, Christine Portenier a souhaité tout réorganiser pour fluidifier la gestion des dossiers patients. « En tant qu’archivistes de l’APHP, nous sommes là avant tout pour protéger les archives et les mettre à disposition des médecins », souligne-t-elle.
Une indexation efficace et adaptée
Sur les différents sites, le personnel médical utilise le dossier patient unique, si bien que chaque patient a un seul dossier avec des pochettes intégrées dans tout l’établissement pour l’ensemble des spécialités médicales. « Le travail d’AGS Records Management a permis d’indexer chaque pochette externalisée avec un seul numéro de dossier global, ce qui nous facilite la recherche et la consultation des documents selon les besoins dans la base informatique mise à disposition », souligne Christine Portenier.
L’ensemble des documents a été indexé de la manière la plus fine possible dans l’objectif de la bonne conservation des archives.
Des sorties et réintégrations quotidiennes
Les médecins et le personnel médical ont besoin de consulter les dossiers médicaux conservés. Là encore, AGS Records Management répond à l’appel et livre les dossiers demandés dans les temps définis par le cahier des charges du marché. Le nombre de mouvements de dossiers est ainsi important. « Nos attentes sont fortes sur la livraison des dossiers aux horaires prévus ainsi que sur leur reprise », assure Christine Portenier.
AGS Records Management assure également une prise en charge des nouvelles archives récurrentes toutes les deux semaines sur le site d’Avicenne et une fois par mois sur le site de Jean Verdier. Des prises en charge plus ponctuelles ont lieu dans les services autonomes, comme celui de la PMA à Jean Verdier ou la polyclinique à Avicenne.
« Elles nécessitent une visite préalable de la part d’AGS Records Management, car les archives d’un même service peuvent changer de locaux et varier en termes de volumétrie ou de conditions d’accès. »
Simon Ostermann, Responsable Pôle Santé d’AGS RM, chargé du suivi du marché d’externalisation de l’AP-HP depuis 2011.
Une relation de confiance
Satisfaite du travail mené par AGS Records Management, l’AP-HP a renouvelé le partenariat en 2018 et lui a confié d’autres missions. « Dans le domaine de l’archivage, il est toujours bon d’être bien accompagné et d’être dans une relation de confiance, surtout lorsqu’on touche à des données aussi sensibles que celles de la santé des personnes », ajoute Christine Portenier.
AGS Records Management a notamment assuré l’externalisation des archives médicales de certains services comme celui des Urgences sur le site Jean Verdier à compter de 2017 pour des problématiques d’organisation et d’espace de stockage. « L’inventaire exhaustif des dossiers a été réalisé, les deux collaborateurs d’AGS Records Management sont restés plus d’une semaine pour faire face à l’ampleur de la tâche, avant de procéder à l’enlèvement des documents ». Christine Portenier utilise également l’espace client pour gérer vos archives au format papier et numérique.
L’adaptabilité d’AGS Records Management même face aux dossiers complexes
Les équipes d’AGS Records Management ont également fait face à des externalisations demandées en urgence qui se sont déroulées dans des conditions exceptionnelles, comme la prise en charge des archives de la Foetopathologie.
« On nous a proposé un service clé en main et l’équipe a fait preuve d’une grande adaptabilité ».
Christine Portenier, Coordinatrice Archives HUPSSD et Responsable des Archives Médicales de l’Hôpital Avicienne
Réel enjeu économique des hôpitaux, AGS Records Management gère la destruction des fonds d’archives externalisés lorsque les Durées d’Utilité Administrative (DUA) sont échues. Le process est très encadré et fait l’objet d’échanges permanents entre Simon Ostermann et Christine Portenier. « C’est un échange permanent avec Mme Portenier. Je lui transmets la sélection d’archives dont les DUA sont échues, les informations des services, les dates précises, les particularités des fonds, explique Simon Ostermann. Après sa validation, je transmets la proposition de sélection au service central de l’AP-HP. La destruction n’intervient qu’après réception du bordereau d’élimination validé et portant le visa du directeur de l’établissement et de la conservatrice des archives de l’AP-HP ». AGS Records Management procède alors au retrait des mètres linéaires détruits de la facture de conservation.
Des défis communs pour le futur
Dans le cadre de l’accélération de sa transformation numérique, l’AP-HP déploie progressivement le logiciel ORBIS, permettant au personnel de retrouver via le dossier patient unique informatisé toutes les informations médicales de chaque patient. Si la plupart des services s’en emparent, certains continuent à vouloir recourir au papier. « Ce double flux n’est pas toujours facile à gérer, mais nous nous adaptons aux exigences de chacun », assure Christine Portenier.
D’autres défis attendent Christine Portenier et Simon Ostermann, comme la future migration des archives d’obstétrique, de pédiatrie et de gynécologie de Jean Verdier vers Avicenne. Un chantier qui nécessitera des cadences élevées lors des enlèvements à prévoir.
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