Rencontre avec Guillaume Alves, chef d’orchestre de la transformation digitale
À quelques mois de l’échéance de septembre 2026, la réforme de la facturation électronique obligatoire mobilise toutes les entreprises françaises. Derrière cette transformation réglementaire majeure se cachent des défis techniques, organisationnels et humains considérables. Pour en parler, nous avons rencontré Guillaume Alves, Expert Plateforme Agréée chez AGS Records Management, véritable chef d’orchestre de cette révolution documentaire qui accompagne les entreprises dans leur mise en conformité. Entre expertise technique, vision stratégique et accompagnement humain, il nous partage son quotidien et les clés pour réussir cette transition obligatoire.
Guillaume Alves, pouvez-vous nous expliquer quelles sont vos missions au sein d’AGS Records Management ?
Guillaume Alves : je suis en charge de la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique pour nos clients. Mais attention, mon rôle va bien au-delà d’une simple mise en conformité technique avec notre Plateforme Agréée WiDOFACT. Ma mission consiste à donner une véritable vision stratégique à cette transformation, en m’appuyant sur l’offre globale et intégrée que propose AGS Records Management.
Cette réforme est un véritable levier de transformation, une opportunité de repenser profondément les processus documentaires et de se projeter dans une organisation plus moderne, plus fluide, plus performante. Mon objectif est d’aider nos clients à transformer cette obligation légale en véritable levier de modernisation, d’optimisation et de performance durable.
Concrètement, je suis un chef d’orchestre au sens propre du terme. Je coordonne quotidiennement les différentes parties prenantes : les équipes techniques qui développent et paramètrent notre plateforme WiDOFACT, les équipes commerciales qui sont en contact direct avec les clients, nos partenaires technologiques qui apportent des briques complémentaires, les clients eux-mêmes avec leurs contraintes et leurs attentes spécifiques, et les équipes support qui assurent la continuité du service. Je participe activement aux réunions de cadrage initial des projets, j’anime les ateliers métiers ou techniques avec les clients, et j’accompagne les utilisateurs jusqu’à la dernière brique du projet, jusqu’à ce que tout soit parfaitement opérationnel et maîtrisé par leurs équipes.
Au quotidien, comment accompagnez-vous les clients dans leur transition vers la facturation électronique ?
Guillaume Alves : chaque client est unique, c’est une réalité fondamentale que je ne perds jamais de vue. Une PME familiale de cinquante personnes n’a rien à voir avec un groupe international comptant des milliers de collaborateurs répartis dans plusieurs pays. Ma première mission, avant même de parler technique ou de plateforme, consiste donc à identifier précisément les besoins du client, y compris ceux qui ne sont pas explicitement exprimés.
Je débute toujours par une phase d’écoute et de diagnostic approfondi. Je cherche à comprendre comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui : comment elle émet ses factures, comment elle les reçoit, qui les traite, avec quels outils, selon quels processus. Beaucoup d’entreprises découvrent d’ailleurs à cette occasion qu’elles ne maîtrisent pas vraiment leurs propres flux documentaires ! Cette phase de diagnostic révèle souvent des processus informels, des habitudes non documentées, des points de blocage qu’on ne voyait plus tellement ils étaient devenus familiers.
Ensuite, je construis une stratégie d’accompagnement parfaitement adaptée au contexte spécifique de chaque client, en m’appuyant sur toute la palette des outils de digitalisation des processus documentaires développés par AGS Records Management. Si une entreprise ne dispose pas de processus structurés ou de système de réception de factures, je peux être amené à proposer une solution de G.E.D. connectée à notre Plateforme Agréée WiDOFACT, permettant une digitalisation complète et cohérente de bout en bout. L’objectif n’est pas de vendre la solution la plus chère ou la plus complexe, mais bien de proposer la réponse la plus pertinente et la plus efficace à nos clients.
Je dois également m’adapter à des contextes très différents : les entreprises purement françaises qui n’échangent qu’avec des partenaires nationaux, mais aussi les groupes internationaux qui doivent gérer des flux transfrontaliers complexes avec des filiales étrangères, des fournisseurs internationaux, des obligations fiscales multiples. Cette diversité des situations nécessite une grande agilité et une capacité d’adaptation permanente.
Dans tous les cas, j’agis comme un véritable facilitateur du changement, en accompagnant les clients bien au-delà de la simple mise en œuvre technique. Mon approche combine trois dimensions essentielles :
- elle est pédagogique, parce qu’il faut expliquer, former, transmettre les bonnes pratiques ;
- elle est rassurante, parce que le changement génère toujours des inquiétudes qu’il faut savoir écouter et apaiser ; elle est pragmatique, parce qu’au final ce qui compte c’est que ça marche, que ce soit fluide, que les équipes adoptent naturellement les nouveaux outils et les nouvelles méthodes.
Comment collaborez-vous avec les équipes internes d’AGS Records Management pour mener à bien ces projets ?
Guillaume Alves : la réussite de chaque projet repose sur une collaboration étroite et permanente avec de nombreuses équipes internes. Je ne travaille jamais seul, je fonctionne systématiquement en binôme ou en équipe avec des chefs de projets techniques et des chefs de projets fonctionnels. Les premiers se concentrent sur les aspects technologiques : intégration de la plateforme avec les systèmes du client, paramétrages techniques, tests, mise en production. Les seconds gèrent les aspects organisationnels : formation des utilisateurs, gestion du changement, documentation des processus, support utilisateur.
Mon rôle est de faire circuler efficacement l’information entre les différents pôles d’AGS Records Management. Un problème technique identifié lors d’un atelier client doit remonter rapidement aux équipes de développement. Une difficulté d’adoption détectée chez un client peut nécessiter l’intervention des équipes formation. Un besoin de fonctionnalité complémentaire peut impliquer nos partenaires technologiques. Je dois anticiper les points de blocage potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes réels, et garantir la cohérence globale du projet en m’assurant que toutes les briques s’emboîtent parfaitement.
Cette transversalité est exigeante mais elle est absolument indispensable. La facturation électronique n’est pas un projet purement technique qu’on pourrait gérer en vase clos : c’est un projet de transformation digitale qui touche à la fois les systèmes informatiques, les processus métiers, l’organisation du travail, les compétences des collaborateurs.
Quelles sont les compétences clés qu’un chef d’orchestre comme vous doit posséder pour réussir cette mission dans le cadre de la réforme de la facturation électronique ?
Guillaume Alves : la difficulté majeure de cette mission réside dans le fait que le cadre réglementaire et technique évolue en permanence, et que cette dynamique va encore s’accélérer dans les mois et les années qui viennent. Il faut combiner à la fois les bons outils pour assurer une veille réglementaire proactive une solide connaissance technique des outils et des flux de données, ainsi qu’un côté pédagogue, pour accompagner les clients face au changement.
Enfin, je dirais qu’il faut aussi une bonne dose d’agilité organisationnelle et de capacité à gérer simultanément plusieurs projets en parallèle avec des clients très différents, des problématiques variées, des échéances décalées. La gestion des priorités, la rigueur dans le suivi, la capacité à basculer rapidement d’un dossier à l’autre sans perdre le fil sont des qualités indispensables.
À quels défis les entreprises doivent-elles s’attendre face à cette réforme de la facturation électronique ?
Guillaume Alves : je préfère parler d’opportunités plutôt que de défis. La réforme permet aux entreprises de simplifier leurs processus, de renforcer la transparence et de gagner en efficacité. C’est un moment charnière pour revoir les pratiques internes, adopter des outils modernes et se projeter dans une organisation plus digitale et plus fluide.
Trop souvent, on confond encore outils de digitalisation et processus digitalisés.
Beaucoup d’entreprises pensent que l’achat d’une solution logicielle peut suffire à résoudre leurs problèmes. Elles imaginent qu’il suffit de signer un contrat avec une plateforme agréée, d’installer le logiciel, et que tout se fera naturellement. Mais il faut aller bien au-delà et notamment repenser les habitudes, les flux, les manières de travailler collectivement. Mon objectif est précisément d’aider les entreprises à mener cette transformation globale des processus, pas seulement à déployer un logiciel, tout en garantissant une transition fluide qui ne perturbe pas l’activité, conforme aux exigences réglementaires qui sont strictes et contrôlées, et durable dans le temps parce que bien comprise et bien appropriée par les équipes.
Il ne faut pas sous-estimer la dimension humaine : derrière tous ces changements se logent parfois des craintes légitimes. En tant qu’intermédiaire entre la technologie et les utilisateurs, mon rôle est d’écouter ces inquiétudes sans les minimiser, de rassurer en montrant concrètement que la transition est maîtrisée et progressive, et d’accompagner individuellement chaque acteur dans ce changement selon son rythme et ses besoins spécifiques.
Quels résultats concrets vos clients peuvent-ils attendre de votre accompagnement ?
Guillaume Alves : À court terme, d’ici septembre 2026, nos clients peuvent compter sur une mise en conformité totalement sécurisée et validée par l’administration fiscale. Ils ne prendront aucun risque de sanction, de rejet de leurs factures ou de blocage de leur activité à cause d’une non-conformité réglementaire. Mais au-delà de cette conformité technique indispensable, nous leur offrons surtout un accompagnement complet et personnalisé qui leur permet de franchir cette étape obligatoire en toute sérénité, sans stress, sans improvisation, avec un planning maîtrisé et des jalons clairement définis.
À moyen terme, nous leur apportons bien plus qu’une simple conformité réglementaire. Nous mettons en place avec eux une véritable amélioration continue de leurs processus documentaires et financiers. La facturation électronique n’est que le début d’une transformation plus large.
À long terme, nous ouvrons nos clients vers l’innovation technologique et notamment vers l’intégration progressive de l’intelligence artificielle dans leurs processus de gestion documentaire. L’IA peut automatiser la saisie comptable des factures, détecter automatiquement les anomalies ou les doublons, suggérer des optimisations de processus en analysant les données historiques, prédire les délais de paiement ou les risques de litiges. Ces technologies émergentes vont révolutionner la gestion documentaire dans les années qui viennent, et nous voulons que nos clients soient prêts à en tirer parti plutôt que de les subir.
Notre ambition stratégique est claire : positionner AGS Records Management non pas seulement comme un partenaire de conformité réglementaire qui aide les entreprises à respecter leurs obligations légales mais véritablement comme un acteur majeur de la transformation digitale au service de la performance durable de nos clients. Nous voulons être le partenaire de confiance qui accompagne les entreprises dans toutes les dimensions de leur évolution numérique.
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