Comment en pleine Amazonie, AGS Records Management a relevé un défi logistique de taille : numériser 5000 actes d’état civil dans une mairie inaccessible par voie routière. Retour sur une mission improbable, menée par Pierre Gouzon, le « Mac Gyver » de la numérisation.
Septembre dernier. Pierre Gouzon, notre Directeur de la production numérique, débarque en Guyane française dans le cadre des petits-déjeuners du numérique organisés par Lauriane Atienza, Directrice Commerciale aux Antilles. La mission de Pierre est simple, elle consiste à présenter les différentes solutions de numérisation (archives, urbanisme, patrimoniale) à destination des mairies et des collectivités locales. Au programme : démonstration des solutions de numérisation d’archives et échanges avec les participants. Rien d’extraordinaire, me direz-vous ?
Sauf que parmi l’audience, se trouvent deux représentants d’une mairie située à la frontière de l’Amazonie et du Suriname. Deux jours de trajet pour venir assister cet événement et rencontrer les experts d’AGS Records Management. Leur problématique : sauvegarder d’urgence leurs registres d’état civil datant de 1946 à 2003, menacés par les conditions climatiques tropicales.
« Les registres n’étaient pas informatisés et commençaient à s’user malgré de bonnes conditions de conservation« , explique Pierre Gouzon, Directeur de la production numérique chez AGS Record Management. Un enjeu majeur pour cette collectivité où l’accès aux archives représente un service public essentiel pour les démarches administratives des citoyens.
Pour AGS Records Management, ce projet répond à son savoir-faire et à ses valeurs fondatrices : la sauvegarde du patrimoine documentaire et la lutte contre la fracture numérique, en rendant des archives vitales accessibles, même au bout du monde, c’est notre ADN !
Un vrai défi technique et logistique
La mission révèle rapidement sa complexité : la commune n’est accessible que par transport fluvial ou aérien léger, excluant l’utilisation des équipements de numérisation « classiques ». Le défi ? Déployer une chaîne de numérisation in situ dans une zone où ni la route ni les moyens de transport classiques ne permettent d’acheminer le scanner professionnel habituellement utilisé (190 kilos au compteur). « Le risque d’humidité via le fleuve était trop important, et l’appareil beaucoup trop lourd pour l’avion, il fallait donc imaginer autre chose », raconte-t-il.
Première leçon de cette aventure : même la meilleure technologie du monde ne sert à rien si on ne peut pas l’amener à destination !
Mission impossible ? Sûrement pas pour AGS Records Management, toujours au service de ses clients : il fallait inventer une solution sur mesure, à la fois fiable, performante et transportable… dans un sac à dos.
Une solution de numérisation innovante et portable
Face à ce casse-tête logistique, Pierre Gouzon travaille en amont pour trouver une solution de fiable garantissant une qualité de numérisation optimale. C’est finalement un appareil photo reflex, monté sur un bras articulé avec déclencheur retardateur, qui deviendra l’arme secrète de l’expédition. En étroite collaboration avec les équipes de la Reliure du Limousin, spécialiste de la restauration d’archives, Pierre réalise des tests poussés pour confirmer la fiabilité du dispositif. La solution est validée, direction l’Amazonie.
« Sur les conseils d’un ami photographe, et grâce aux nombreux tests réalisés avec les équipes de le Reliure du Limousin, cette solution garantissait une qualité équivalente aux standards de numérisation classiques. »
Pierre Gouzon, Directeur de la production numérique chez AGS Record Management
7 jours en terre inconnue : mission accomplie !
Le trajet, lui, ressemble à un scénario d’aventure : un vol international, puis un avion de brousse multi‑arrêts, peu de places et des horaires serrés. Pierre arrive sur place avec seulement une semaine pour accomplir la mission, numériser 5000 actes d’état civils. La mairie, sans hôtel aux alentours, lui offre un logement et un accès élargi aux archives. L’accueil est tellement chaleureux, que Pierre en oublie presque les tumultueuses conditions de voyage pour se rendre dans cette commune reculée de Guyane.
« J’ai obtenu de rester dans les locaux après la fermeture, et je scannais près de 1 000 actes par jour. Mon dispositif était optimisé, même si je n’avais pas pu transporter l’ensemble du matériel nécessaire. »
Après sept jours intenses, Pierre repart avec l’ensemble des clichés photographiques, confiés ensuite aux équipes d’AGS Records Management en métropole pour être découpés, contrôler et indexés comme s’il s’agissait de scanners traditionnels. Le résultat ? Une numérisation complète, de qualité, livrée dans les délais. Et surtout, des clients satisfaits. « Notre engagement, c’est d’être là où nos clients ont besoin de nous, en nous adaptant à leurs réalités, pas l’inverse. C’est ça, pour nous, le vrai sens du service. »
Notre engagement : là où vous êtes, nous y sommes aussi
Grâce au succès de cette expérience pilote, d’autres collectivités guyanaises ont déjà sollicité AGS Records Management pour des missions similaires, confirmant le potentiel de déploiement de cette innovation. Ce type de mission, si complexe, reflète pleinement la culture d’entreprise : flexibilité, créativité collective et engagement aux côtés des territoires. Chaque contexte nécessite une approche spécifique, alliant expertise technique et compréhension des enjeux locaux.
« Notre engagement, c’est d’être là où nos clients ont besoin de nous, en nous adaptant à leurs réalités, pas l’inverse. C’est ça, pour nous, le vrai sens du service. »
Pierre Gouzon, Directeur de la production numérique
AGS Records Management propose des solutions de numérisation adaptées aux contraintes les plus exigeantes.
