Contrairement à une simple numérisation qui ne produit qu’une image sans valeur juridique, la copie fiable respecte un cadre réglementaire strict garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents sur le long terme.
Cette approche révolutionne la gestion documentaire en permettant la destruction légale des originaux papier, libérant ainsi de précieux espaces de stockage et réduisant considérablement les risques liés aux sinistres.
Comprendre la copie fiable : définition et enjeux
La copie fiable constitue bien plus qu’une simple numérisation. Il s’agit d’un processus encadré juridiquement qui confère à un document numérisé la même force probante que son original papier. Cette équivalence juridique repose sur le respect scrupuleux des dispositions de l’article 1379 du Code civil et du décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016.
Pour qu’une copie soit considérée comme fiable, elle doit répondre à trois exigences fondamentales :
- Elle doit d’abord être fidèle, c’est-à-dire constituer une reproduction exacte et complète du document original.
- Elle doit ensuite être durable, conservée dans des conditions techniques empêchant toute altération de sa forme et de son contenu.
- Enfin, elle doit maintenir son intégrité dans le temps grâce à des procédés techniques conformes à la réglementation.
Cette démarche s’inscrit dans une logique de transformation numérique où la sécurité juridique prime. Les entreprises peuvent ainsi envisager sereinement la destruction de leurs archives papier, sachant que leurs copies numériques possèdent la même valeur en cas de contentieux ou de contrôle administratif.
Le cadre technique : normes et certifications
La création d’une copie fiable s’appuie sur un ensemble de normes techniques rigoureuses. La norme NF Z42-026 encadre le processus de numérisation fidèle et définit les exigences à respecter. Cette norme impose notamment l’intégration de métadonnées contextuelles permettant d’identifier chaque copie et de documenter les conditions de sa création.
💡 Points essentiels de la norme NF Z42-026 :
- Métadonnées obligatoires incluant l’identification unique et les conditions de numérisation
- Contrôles qualité systématiques de lisibilité et d’intégralité
- Documentation complète du processus et des intervenants
- Tests d’intégrité automatisés et traçables
La conservation de ces copies fiables nécessite également un environnement technique adapté. Le Système d’Archivage Électronique (S.A.E.) doit respecter la norme NF Z42-013 qui définit les exigences fonctionnelles et techniques pour garantir la pérennité des documents numériques. Ce service d’archivage électronique comprend des dispositifs de sauvegarde redondants, des contrôles d’intégrité périodiques et des plans de migration technologique préventive.
Le Système d’Archivage Électronique : garantir la pérennité de vos archives numériques
Le Système d’Archivage Électronique (S.A.E.) constitue l’infrastructure centrale qui garantit la conservation pérenne des copies fiables. Défini par la norme NF Z42-013, le SAE dépasse le simple stockage numérique pour offrir un environnement technique complet assurant l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des documents archivés. Le système d’archivage électronique s’appuie sur des procédures documentées et des contrôles automatisés qui maintiennent la valeur probante des copies sur l’ensemble de leur durée de conservation.
Un S.A.E. certifié répond à des exigences fonctionnelles strictes. Le système doit garantir l’immutabilité des documents par des mécanismes de protection contre l’effacement ou la modification accidentelle. La traçabilité complète de toutes les opérations, versement, consultation, export, s’effectue par un journal d’événements horodaté et sécurisé. Les mécanismes de sauvegarde et de réplication assurent la disponibilité des données même en cas de défaillance matérielle ou de sinistre majeur.
La norme NF Z42-013 établit également des exigences organisationnelles essentielles. La politique d’archivage doit définir clairement les durées de conservation, les niveaux d’accès et les procédures de destruction sécurisée.
✅ Exigences clés de la norme NF Z42-013
- Architecture redondante et sécurisée
- Traçabilité complète des opérations et journal d’événements horodaté
- Politique d’archivage documentée et contrôles d’intégrité automatisés
- Interopérabilité et procédures de réversibilité des données
Choix du prestataire et critères de sélection
Le succès d’un projet d’archivage électronique repose largement sur le choix d’un prestataire qualifié et certifié. La certification NF 544 constitue un gage de qualité incontournable, attestant que le prestataire maîtrise les processus de numérisation fidèle et dispose des compétences techniques nécessaires. Cette certification couvre l’ensemble de la chaîne de traitement, depuis la préparation des documents jusqu’à leur intégration dans le S.A.E.
Le S.A.E. doit être certifié selon la norme NF Z42-013 et hébergé dans des datacenters sécurisés respectant les standards de l’industrie. La redondance des équipements, la sécurité physique des locaux et la qualification des équipes techniques constituent des critères déterminants pour garantir la pérennité des archives numériques.
La capacité d’accompagnement du prestataire s’avère également cruciale. Un bon partenaire propose une approche conseil, aidant l’entreprise à définir sa politique d’archivage et à identifier les processus prioritaires.
L’archivage électronique représente bien plus qu’une simple modernisation technologique. Il constitue un levier stratégique permettant aux entreprises de concilier efficacité opérationnelle, maîtrise des coûts et sécurité juridique. Pour réussir cette transition, le choix d’un prestataire certifié et l’adoption d’une démarche méthodique s’avèrent indispensables.
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