Véritable colonne vertébrale du nouveau système de facturation électronique, la Plateforme Agréée (PA) sera l’outil indispensable pour échanger les factures et répondre aux exigences du nouveau cadre légal. Reste que toutes les PA ne se valent pas et que son choix ne doit pas être laissé au hasard pour éviter tout risque d’irrégularité. Découvrez les 7 critères essentiels pour choisir votre PA et réussir votre transition.
La course au choix de sa Plateforme Agréée (PA) est lancée. Ces plateformes agréées par l’administration fiscale sécurisent, tracent et archivent l’ensemble des flux de facturation électronique entre entreprises. Une décision mal éclairée peut engendrer des risques d’irrégularité, des surcoûts opérationnels et des perturbations dans les processus métier. Il convient donc d’adopter une démarche structurée basée sur des critères objectifs pour sélectionner le partenaire technologique le plus adapté aux besoins spécifiques de votre organisation.
1️⃣ Conformité réglementaire de la PA : le prérequis absolu
Toute PA doit impérativement disposer d’une immatriculation délivrée par l’État, attestant du respect des exigences légales en matière de sécurité, de transmission et de conservation des données. Cette accréditation officielle constitue la seule garantie que la plateforme répond aux standards réglementaires et fiscaux en vigueur.
⚠️ Chiffres clés : Au 1er mai 2025, +100 plateformes pré-immatriculées sont recensées, mais ce nombre peut évoluer selon les décisions d’immatriculation définitive.
✅ La PA WIDOFACT, est en cours d’immatriculation, sous réserve par l’administration fiscale. 100% conforme à la réforme, un atout pour garantir la sécurité juridique de vos données.
2️⃣ Couverture exhaustive des flux de facturation : émission et réception de factures
Une PA performante doit gérer l’intégralité des flux de facturation de l’entreprise, sans exception ni limitation. Cette exigence englobe la gestion bidirectionnelle des factures, c’est-à-dire à la fois l’émission et la réception, quel que soit les partenaires, les secteurs ou formats concernés.
Au-delà de cette capacité essentielle, la PA doit proposer des services à valeur ajoutée essentiels au bon fonctionnement des processus comptables. Elle doit assurer pour les entreprises le rapprochement de factures, l’assignation comptable, les flux automatisés d’approbation, les indicateurs clés.
⚠️ Une PA doit traiter les factures vers tous types d’entités : entreprises privées, secteur public, partenaires internationaux (export/import).
✅ La PA WIDOFACT couvre l’ensemble de ces flux (émission, réception) et garantit l’interopérabilité avec les autres PA. Grâce à notre expertise, nous sommes en capacité de couvrir tous les types de flux, des plus simples aux plus complexes, garantissant une transition complète et sans rupture.
3️⃣ Intégration simple dans l’écosystème informatique existant de l’entreprise
L’objectif n’est pas de complexifier les processus existants mais de les simplifier et de les optimiser. Une PA bien conçue doit pouvoir se connecter naturellement aux outils métier utilisés quotidiennement par les équipes : progiciels de gestion intégrés (ERP), solutions de gestion électronique de documents (GED) ou autres applications spécialisées.
⚠️ Conseil d’expert : Testez l’intégration en phase pilote pour valider la fluidité des échanges avant le déploiement généralisé.
✅ AGS Records Management s’appuie sur DocuWare, une solution reconnue et éprouvée pour s’interfacer efficacement avec les systèmes déjà existants et notre solution PA WiDOFACT. Cette approche garantit une intégration fluide, élimine les surcoûts et préserve la performance de vos processus métiers.
4️⃣ Expérience utilisateur UX : faciliter l’adoption par vos équipes
Tout changement dans les process peut provoquer des inquiétudes chez les collaborateurs. Il est essentiel de sélectionner une PA offrant une expérience utilisateur optimale, caractérisée par une interface intuitive et ergonomique.
La facilité de prise en main doit être au cœur des préoccupations. Des tableaux de bord clairs, un suivi en temps réel des statuts de traitement et une navigation fluide favorisent l’adoption naturelle de l’outil par l’ensemble des utilisateurs. Cette approche centrée sur l’utilisateur final contribue directement à la réussite du projet de transformation digitale et limite les risques de rejet ou de contournement des nouveaux processus.
⚠️ Les équipes opérationnelles doivent pouvoir s’approprier rapidement les nouvelles fonctionnalités sans formations longues ou complexes.
✅ L’ergonomie de la PA WiDOFACT a été pensée spécifiquement pour les utilisateurs. Cette conception centrée utilisateur favorise une adoption naturelle par tous les collaborateurs, minimisant les résistances au changement.
5️⃣ Sécurité et la souveraineté : protection des données sensibles
Les factures contiennent des informations commerciales et financières stratégiques. Votre PA doit donc intégrer un niveau de sécurité optimale garantissant un niveau de confidentialité, d’intégrité et de souveraineté des données.
Les entreprises doivent privilégier les solutions hébergées sur le territoire national et respectueuses de la réglementation européenne en matière de protection des données personnelles (RGPD). Cette approche permet de minimiser les risques liés à l’extraterritorialité du droit et de garantir un niveau de protection optimal des informations stratégiques.
⚠️ Les certifications de sécurité, les politiques de chiffrement des données et les procédures de sauvegarde constituent autant d’éléments à analyser pour évaluer la robustesse.
✅ La PA WiDOFACT est hébergée en France et respectueuse des normes RGDP et HDS. Cette approche souveraine vous garantit une maîtrise totale de vos informations sensibles et une conformité parfaite aux réglementations françaises et européennes.
6️⃣ Un expert vous accompagnera et guidera
La complexité de la réforme de la facturation électronique et l’impact sur les processus métier nécessitent un accompagnement professionnel de qualité. Au-delà de la solution technique, le prestataire doit proposer une véritable expertise opérationnelle pour guider les entreprises dans leur transformation digitale. Cet accompagnement doit s’articuler autour de plusieurs axes : la conduite du changement, la formation des utilisateurs, le support technique et le conseil stratégique.
L’expertise du prestataire se mesure à sa capacité d’anticipation et de conseil à chaque étape de la réforme. Cette dimension relationnelle constitue souvent un facteur différenciant entre les différents prestataires du marché et conditionne la réussite du projet de transformation.
⚠️ Les équipes doivent démontrer une connaissance approfondie des enjeux réglementaires, techniques et organisationnels pour proposer des solutions adaptées aux spécificités de chaque entreprise.
✅ Chez AGS Records Management, nous accompagnons nos clients dans la durée, anticipons leurs besoins et les conseillons sur toutes les étapes de la réforme. Notre équipe opérationnelle experte et réactive garantit un support personnalisé tout au long de votre projet et au-delà.
7️⃣ Vision stratégique à long terme : optimiser votre transformation digitale
Le choix d’une PA ne doit pas être abordé sous le seul angle de la conformité réglementaire. Il doit s’inscrire dans une réflexion stratégique plus large sur la transformation digitale de l’entreprise. La facturation électronique représente souvent le point d’entrée d’une démarche plus globale de dématérialisation, d’automatisation et d’optimisation des processus documentaires. Pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de s’appuyer sur un partenaire capable de vous accompagner dans cette évolution progressive.
⚠️ Ne choisissez pas un simple prestataire technique : choisissez un partenaire d’amélioration continue.
✅ En tant qu’expert de la digitalisation, AGS Records Management s’inscrit dans une vision globale : dématérialisation, automatisation, conformité, optimisation documentaire et financière.
La sélection d’une plateforme agréée (PA) constitue bien plus qu’un simple choix technique. Cette décision stratégique engage l’entreprise sur le long terme et conditionne sa capacité à tirer profit de la transformation numérique imposée par la réforme.
Chez AGS Records Management, nous avons conçu notre solution PA WiDOFACT pour répondre à l’ensemble de ces enjeux et vous permettre de faire le choix d’une solution fiable, pérenne et d’un partenaire engagé. Notre approche globale garantit non seulement la conformité réglementaire, mais aussi une transformation digitale réussie et créatrice de valeur pour votre entreprise.
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