FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Cette mutation nécessite l’accompagnement d’experts pour identifier les opportunités d’optimisation, définir la stratégie de transformation adaptée et assurer une conduite du changement réussie. Nos équipes vous accompagnent dans cette transition réglementaire pour vous offrir une approche globale, simple et efficace.

Le temps de l’anticipation est venu. Attendre 2026, c’est s’exposer à une transition précipitée. Pourquoi agir sans attendre ? Au-delà du cadre légal, cette transition est une véritable opportunité pour optimiser la gestion, automatiser les flux et sécuriser les transactions. Mais encore faut-il choisir le bon prestataire. Toutes les solutions ne se valent pas : il faut opter pour un partenaire capable d’offrir un accompagnement sur mesure et une Plateforme Agréée (PA) qui garantira la conformité des factures, leur transmission selon les formats exigés et leur archivage sécurisé.

Pour accompagner les entreprises dans cette transition, les experts AGS Records Management propose un diagnostic gratuit des processus et cas d’usages actuels : analyse des flux de facturation actuels, identification des évolutions à prévoir et mise en place d’un plan d’actions sur mesure adapté à chaque organisation.

La réglementation sur la facturation électronique en France découle principalement de l’ordonnance du 15 septembre 2021 et du décret du 7 octobre 2022, qui définissent les modalités techniques, légales et fiscales de la réforme.

Les exigences principales sont les suivantes :

• Obligation d’émission et de réception électroniques : toutes les factures entre entreprises assujetties à la TVA (B2B domestique) doivent être émises, transmises et reçues sous format électronique via une plateforme agréée (ou PA).
• Transmission des données de facturation à l’administration fiscale pour contrôle et pré-remplissage des déclarations de TVA (e-invoicing et e-reporting).
• Format structuré obligatoire : les factures doivent être émises dans l’un des formats reconnus par la DGFiP (UBL, CII ou Factur-X).
• Mentions légales obligatoires : les mêmes que pour une facture papier, avec en plus des champs spécifiques liés à la TVA et aux flux électroniques.
• Archivage sécurisé : les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans, dans des conditions garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité.
• Calendrier progressif : réception obligatoire dès septembre 2026, émission obligatoire dès 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les PME et TPE.

La réforme de la facturation électronique n’est pas qu’une obligation légale, c’est aussi une opportunité pour les entreprises.

La facturation électronique offre aux entreprises de nombreux bénéfices, tant opérationnels qu’économiques. Elle permet d’abord une réduction significative des coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage des factures papier, tout en accélérant le traitement grâce à l’automatisation des échanges. La fiabilité des données s’en trouve renforcée, limitant les erreurs de saisie et les litiges, tandis que la traçabilité assure un suivi en temps réel du cycle de facturation.

Sur le plan fiscal, elle garantit une conformité automatique avec les exigences de la Direction Générale des finances publiques, réduisant ainsi le risque de sanctions. Elle améliore également la gestion de la trésorerie en raccourcissant les délais de paiement et en offrant une visibilité accrue sur les flux financiers. Enfin, cette transition numérique s’inscrit dans une démarche de modernisation et de responsabilité environnementale, en supprimant l’usage du papier et en facilitant l’intégration avec les systèmes comptables existants.

Le non-respect de la réforme sur la facturation électronique expose les entreprises à plusieurs risques significatifs.

Des sanctions financières peuvent être appliquées en cas d’absence d’émission ou de transmission de factures électroniques non conformes, ou en cas d’erreurs dans les données transmises à l’administration fiscale. Une entreprise non conforme risque une rupture dans ses échanges commerciaux, notamment avec des partenaires déjà passés au format électronique, entraînant des retards de paiement ou des blocages de factures. Cette non-conformité peut nuire à l’image de sérieux et de fiabilité de l’entreprise face à ses clients, fournisseurs et partenaires institutionnels car elle traduit un retard dans la transformation numérique.

Enfin, il y a un risque fiscal important car une facturation non conforme peut remettre en cause la déductibilité de la TVA et déclencher un contrôle fiscal approfondi.