La réforme de la facturation électronique entre en vigueur au 1er septembre 2026. Mais, elle demande un temps de préparation. Grâce à un diagnostic approfondi et des recommandations adaptées à la réalité de chaque structure, AGS Records Management aide les organisations à anticiper les impacts de la réforme, à structurer leur projet de conformité et à intégrer efficacement les outils nécessaires à la digitalisation de leurs processus de facturation.
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront impérativement recevoir leurs factures au format électronique via une Plateforme Agréée (PA). Cette révolution numérique, loin d’être une simple formalité administrative, exige une préparation minutieuse et anticipée pour garantir une transition réussie.
Pourquoi commencer dès maintenant sa préparation
La complexité de cette transition impose une anticipation rigoureuse. Cette période incompressible s’explique par la multiplicité des aspects à considérer : audit des processus existants, adaptation des systèmes informatiques, formation des équipes, tests d’intégration et validation des nouvelles procédures.
« L’audit, indispensable, avant de débuter tout projet, est essentiel pour cartographier les processus existants, identifier les écarts avec les exigences de la réforme, définir les évolutions nécessaires du système d’information et pouvoir ensuite mettre en œuvre les flux nécessaires pour le bon fonctionnement de la Plateforme Agréée (PA). Notre objectif est de faire gagner du temps à chaque entreprise et éviter un maximum de points de friction lors du déploiement puis de l’utilisation de la Plateforme Agréée. », souligne Guillaume Alves, Expert PDP AGS Records Management
Les entreprises françaises présentent des niveaux de maturité numériques très hétérogènes. Selon une étude récente de Xerfi, si 77% des entreprises émettent déjà des factures électroniquement, la majorité le fait dans des formats non standardisés qui ne permettent pas un traitement automatisé. Cette situation révèle l’ampleur du travail de mise en conformité nécessaire pour respecter les exigences de la réforme de la facturation électronique.
La période de préparation doit également tenir compte des contraintes externes. Les prestataires spécialisés dans l’accompagnement de cette transition voient leurs carnets de commandes se remplir rapidement à mesure que l’échéance approche. Les entreprises qui retardent leur préparation risquent de se retrouver en concurrence pour accéder aux ressources d’accompagnement et aux créneaux de mise en œuvre.
Diagnostic initial : évaluer sa maturité numérique
L’audit technique approfondi constitue le socle de la préparation à la facturation électronique. Cette analyse exhaustive vise à cartographier précisément l’écart entre la situation actuelle et les exigences de conformité. Quatre conditions fondamentales doivent être réunies pour garantir une transition réussie. :
➡️ La première condition concerne la conformité de l’ERP existant.
Le système de gestion doit être capable de générer des factures dans les formats requis, de les transmettre à la Plateforme Agréée. Cette interopérabilité technique nécessite souvent des développements spécifiques ou des mises à jour majeures des logiciels existants.
➡️ La deuxième condition porte sur l’identification et la maîtrise des processus critiques.
Chaque entreprise doit cartographier finement ses flux de facturation, identifier les processus critiques qui devront être repensés ou automatisés. Les circuits de validation des factures, les procédures d’archivage, les contrôles de cohérence et les modalités de reporting fiscal constituent autant d’éléments à adapter aux nouvelles exigences réglementaires.
➡️ La troisième condition concerne la qualité du référentiel clients et fournisseurs.
Les données doivent être complètes, à jour et conformes aux standards d’identification administrative. Cette exigence implique souvent un travail de nettoyage et d’enrichissement considérable des bases de données existantes. « L’administration fiscale exige en effet une identification précise et fiable de tous les acteurs économiques pour garantir la traçabilité des échanges. » précise Guillaume Alves.
➡️ La quatrième condition, souvent sous-estimée, concerne la disponibilité des ressources humaines.
La transition vers la facturation électronique nécessite la mobilisation d’équipes techniques et métiers sur plusieurs mois. Cette mobilisation doit être planifiée et organisée pour éviter les conflits de priorités avec les activités opérationnelles courantes.
Méthodologie de préparation et accompagnement
La planification rigoureuse de la préparation constitue un facteur clé de réussite. Elle repose sur une méthodologie éprouvée qui structure la démarche et minimise les risques. Cette approche méthodologique, développée par nos experts, s’articule autour de plusieurs phases complémentaires qui garantissent une préparation exhaustive.
➡️ La phase d’audit
Elle doit débuter idéalement au moins douze mois avant l’échéance réglementaire. Cette période permet de réaliser sereinement l’évaluation de la maturité numérique, de mener l’audit technique approfondi et de sélectionner la Plateforme Agréée la mieux adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cette phase préparatoire, qui peut durer entre quatre et huit mois selon la complexité de l’organisation, conditionne la qualité de l’ensemble du projet.
➡️ La phase d’adaptation technique
D’une durée de trois à quatre mois, correspond à la mise en œuvre des préconisations issues de l’audit. Elle inclut les développements informatiques nécessaires, la configuration des systèmes, les tests d’intégration et la validation des nouveaux processus. Cette période intensive nécessite une mobilisation importante des ressources techniques internes et externes. « Le travail d’audit peut durer entre quatre et huit mois pour l’analyse, puis entre trois et quatre mois pour la mise en œuvre, souligne Guillaume Alves. D’où la nécessité absolue de chaque entreprise de se faire accompagner dès maintenant ».
➡️ La phase finale de déploiement et de formation
Elle doit être planifiée sur au moins trois mois avant l’échéance réglementaire. Elle comprend la formation des utilisateurs, les tests en conditions réelles et la mise en production progressive. Cette approche graduelle permet d’identifier et de corriger les dernières anomalies tout en préservant la continuité de l’activité.
Vers une transformation réussie
La clé du succès réside dans l’anticipation et la structuration de la démarche de préparation. Les entreprises qui s’engagent dès maintenant dans cette transformation disposent d’un avantage concurrentiel significatif : elles peuvent choisir sereinement leur Plateforme Agréée (PA), planifier méthodiquement leur transition et transformer une contrainte en opportunité d’amélioration.
L’accompagnement par des spécialistes expérimentés peut considérablement faciliter cette transition et garantir le respect des échéances réglementaires. Cette expertise externe apporte non seulement les compétences techniques nécessaires, mais aussi une méthodologie éprouvée et une vision globale des enjeux de la facturation électronique.
L’échéance du 1er septembre 2026 approche inexorablement. Les entreprises qui tardent à engager leur préparation s’exposent à des difficultés croissantes et à des coûts supplémentaires.
Vous souhaitez un accompagnement complet pour votre passage à la facturation électronique ? Prenez RDV dès maintenant pour un diagnostic gratuit.
